| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
Характеристики фондів у путівнику |
||
|
Основною частиною в путівнику є характеристика фонду - це сукупність відомостей, що включають назву фонду, довідкові дані про нього, історію організації-фондообразова-теля (для фонду особового походження - основні біографічні відомості про особу), інформацію про склад і зміст Документів фонду. Вона може доповнюватися бібліографічним списком літератури про фонд. Порядок розташування характеристик залежить від класифікаційної схеми, яка визначається складом фондів архіву. Так, для архівів, що зберігають фонди дорадянського, радянського та сучасного періодів, характеристики на них даються окремо за історичними періодами, наприклад: Державні архіви СРСР: Довідник. - Ч. 1-2. - М, 1989; Документи ГАФ СРСР в бібліотеках, музеях та науково-галузевих архівах. - М ., 1991. 1. Фонди дорадянського періоду. 2. Фонди радянських, сучасних установ, організацій і підприємств. Характеристики фондів дорадянського періоду можуть розташовуватися за наступною схемою: вищі і місцеві органи державного управління; органи адміністративно-поліцейського управління та підпорядковані їм установи та організації; органи фінансово-господарського управління та підпорядковані їм установи; господарсько-економічні організації та підприємства; культурно-просвітницькі органи та підпорядковані їм установи; органи суду і прокуратури; органи станово-міського і земського самоврядування; установи релігійного культу; громадські організації; фонди особового походження та архівні колекції. Характеристики фондів радянського та сучасного періодів можуть розташовуватися за такою схемою: вищі і місцеві органи державного управління; органи народного та державного контролю; органи управління промисловістю, сільським господарством та іншими галузями економіки та підвідомчі ним установи, організації, підприємства; органи управління народним освітою, охороною здоров'я, наукової та іншими галузями соціально-культурного будівництва; підвідомчі ним установи та організації; органи правосуддя, арбітражу і прокурорського нагляду; громадські організації; фонди особового походження та архівні колекції. Всередині розділів фонди групуються в підрозділи по галузях або характером виробничої діяльності. В межах підрозділів характеристики можуть об'єднуватися за ознакою відомчого підпорядкування або однотипності установ. Усередині цих груп можливе розташування характеристик за хронологією, значущості фондів, алфавітом назв і т. д . При складанні характеристик фондів існують різні методи і способи опису документів даного фонду або групи фондів архіву, які полягають у виборі принципу угруповання в анотації, різної методикою подачі інформації про зміст окремих видів документів, різною мірою подробиці відомостей, що включаються в історичну довідку, в складі і ступеня повноти довідкового апарату до видання. Тепер розглянемо характеристики фондів. Вони можуть бути індивідуальні та групові. Назва фонду в індивідуальній характеристиці повинно відповідати його назві в облікових документах. Для групової характеристики дається типове або узагальнена назва групи фондів, включених до характеристику. Для групової характеристики, об'єднуючою послідовно змінювали один одного організації з родинними функціями, назвою може служити перерахування в хронологічній послідовності цих фондообразователей. Основна вимога до характеристики фонду, полягає в тому, щоб вона відображала основний зміст документів фонду, давала чітке уявлення про обсяг і характеристиці його документної інформації. Максимально повне охоплення змісту документів фонду без зайвої деталізації можливий при чітко намічених межах опису, що залежать від цільового призначення даного виду довідника. Мета характеристики фонду в цілому - дати необхідну і достатню інформацію про склад і зміст документів фонду та адреса інформації. Необхідність і достатність інформації визначається тим, що в характеристиці фонду відбиваються основні напрямки діяльності організації, зафіксовані в її документах, з урахуванням специфіки її діяльності. Виконанню цього завдання служать всі елементи характеристики фонду: назва фонду, довідкові дані про фонд, історична довідка , анотація, бібліографічний список літератури про фонд. Кожен елемент характеристики фонду несе певне інформаційне навантаження. Назва фонду - обов'язковий елемент характеристики, який може дати вказівку: 1) на історичну епоху діяльності фондоутворювача; 2) назва фондоутворювача, його функції в державному апараті або галузі економіки, культури і т. п.; 3) масштаб діяльності фондоутворювача, який міститься в поняттях «губернський», «обласний», «волосний», «повітовий» і т.д. Водночас за назвами фондів підприємств не можна, як правило, встановити масштаб їх діяльності; 4) місцезнаходження фондообразователя. Довідкові дані про фонд повідомляють пошукові відомості у вигляді номера фонду; обсяг фонду дозволяє судити в певній мірі про збереження документів, склад фонду (коли обмовляється кількість справ по особовому складу). Важливою частиною характеристики фонду є історична довідка, яка допомагає розкрити сутність історичних і логічних зв'язків документів описуваного комплексу, усвідомити характер і правильно оцінити зміст документів, включених в анотацію. Історична довідка є свого роду введенням до анотації, даючи загальне уявлення про місце даної організації в системі державного апарату, періоду її діяльності, масштабі і функціях (якщо назва фонду не повідомляє ці дані). Основними вимогами, що пред'являються до історичної довідки, є зв'язок інформації, укладеної в ній, з анотацією і гранична стислість. В історичну довідку включаються такі відомості: дати утворення і ліквідації організації, назва організації-попередника і наступника і перелік основних функцій організації, якщо з назви не можна визначити коло питань її діяльності. В історичній довідці доцільно відзначити особливості організації документів у діловодстві фондообразователя. При значній втраті документів у фонді відомості про їх поганий збереження поміщаються в кінці історичної довідки у вигляді короткої інформації: «документи збереглися не повністю», «значна частина документів не збереглася» і т.д. Для фондів, включених в групову характеристику, в загальну історичну довідку вносяться загальні дані по історії організацій. Особливості історичного розвитку окремих фондообразователей називаються при перерахуванні цих фондів. Історична довідка для фондів особового походження складається з коротких біографічних даних про фондообразователей: прізвище, ім'я, псевдонім, дівоче прізвище, дати життя, професія, рід службової та громадської діяльності. В історичній довідці на сімейні та родові фонди даються відомості за хронологією ступеня споріднення. На фонди, що складаються з документів кількох осіб, пов'язаних творчою діяльністю, коротко викладаються відомості про службову та громадської діяльності фондообразователей в порядку алфавіту їх прізвищ. В історичній довідці до архівної колекції зазначаються відомості з історії її створення, упорядник, а також місце знаходження колекції до надходження в архів. Анотація складу та змісту документів фонду являє собою короткий узагальнений опис складу документів (за видами) та їх утримання (за темами, питань, що відображає напрямки діяльності фондоутворювача). В анотації може бути вказана хронологія теми, питань або окремих груп документів і позначені їх географічні (адміністративно-територіальні) межі. До анотування окремих документів потрібно вдаватися в крайніх випадках, коли є можливість відобразити в анотації на фонд зміст справді всіх унікальних документів. Анотування лише окремих важливих документів, коли за рамками анотації залишається інформація про цілий ряд таких же документів, веде до спотворення і втрати інформації, до дезорієнтації споживача інформації в питанні про дійсний зміст документів фонду. Велике значення для підвищення інформативності путівника має принцип угруповання інформації про зміст документів в анотації. Чітка і продумана угруповання інформації про зміст документів фонду в анотації дозволяє показати склад і зміст документів фонду в закономірною логічній послідовності, розкрити історичні зв'язки документів даного комплексу, що підвищує можливість сприйняття такої інформації, полегшує користування путівником в цілому. Угрупування інформації в анотації може бути різною, оскільки вона залежить від характеру і особливостей аннотируемого фонду і може будуватися за наступними схемами: структурної, тематичної, виробничо-галузевої (функціональної), номінальною. Для фондів, що містять багатоаспектну документную інформацію зі значним обсягом документів, систематизація яких у фонді проведена за структурою, можлива побудова анотації по структурних розподілам. Цей принцип розташування інформації найбільш зручний для фондів організацій, що мали досить чітку і стабільну структуру. Усередині структурних груп інформація в анотації групується за тематичним або номінальній ознаці. Побудова анотації за тематичним ознакою застосовується в тих випадках, коли саме такий принцип дає точне уявлення про зміст документів фонду, про справжній напрямку діяльності організації, його створила. Найбільш доцільне застосування тематичного ознаки для фондів дорадянського періоду, коли ні структура, ні функції установи не можуть досить чітко орієнтувати у змісті його документів. Одним з варіантів угруповання інформації в анотаціях є розташування інформації про документи за видами і різновидам, тобто за номінальним ознакою. Таке групування інформації застосовується, зокрема, при анотуванні вузько галузевих фондів, а також колекцій, створених по одній темі. Вибір цієї ознаки може бути продиктований також особливістю змісту документів фонду, яка визначається вузькогалузевим Призначенням фондообразователя. У цьому випадку формальна ознака цілком достатній для позначення змісту матеріалів фонду. Таким чином, якщо при тематичному побудові анотації тематичні групи або питання розміщуються в історичній чи логічній послідовності, то в межах теми чи питання - за номінальним ознакою. Виділення тематичних рубрик дозволяє в межах кожної теми скоротити анотацію до перерахування основних різновидів документів. Якщо тематичні рубрики великі, всередині них може бути проведена подальша угруповання з питань, розташованим також в історичній чи логічній послідовності. Назва тематичних рубрик визначається змістом самих документів. Сутність побудови анотації по виробничо-галузевої, або функціональної, схемою полягає в тому, що в основу угруповання відомостей беруться галузі або основні напрямки діяльності фондоутворювача (або його функції). Така схема групування інформації в анотації застосовна для тих фондів, коли організації, в діяльності яких вони відклалися, мали чітко обумовлені галузі (напрямку) діяльності або функції, підтверджені змістом документів. У такій анотації спочатку вказуються матеріали про діяльність фондоутворювача в цілому, а потім - матеріали, що відносяться до окремих галузей (або функціям). Всередині окремих груп при виробничо-галузевої схемою інформація будується за номінальним ознакою. Так, наприклад, анотацію на матеріали фонду фінансової установи можна скласти, виходячи з його функцій, за такими групами: діяльність з розгляду та затвердження кошторисів доходів і видатків; по фінансуванню; з розробки податкових заходів та проведення їх у життя. На початку анотації містяться відомості з загальних питань діяльності організації. Усередині кожної групи матеріали розташовуються в порядку їх значущості за номінальним ознакою. Методика опису документів, відомості про яких включаються до анотацію, має відповідати вимозі чіткості і лаконічності подачі інформації. При описі організаційно-розпорядчої та нормативної документації характерним є відсутність прямих відомостей про зміст документів, позначається лише їх різновид. Інформація про таку групу документів доповнюється зазначенням їх автора (за винятком тих випадків, коли без такої вказівки ясно, що автором є фондообразователей) і позначенням спрямованості дії (якщо це можливо). При описі звітної та планової документації крім різновиду документів і вказівки в певних випадках автора обов'язково позначається їх зміст, доповнене при необхідності хронологічними та географічними даними. При описі листування обов'язково вказується її узагальнений зміст. Вказівка адресатів та кореспондентів дається тільки в тому випадку, якщо ці дані є додатковим джерелом інформації про зміст описуваних документів. Автор у листуванні не вказується, так як їм є сама організація. Інформація про документи може бути значно доповнена шляхом датування найбільш важливих фактів і подій, що згадуються в анотації. Крім того, в анотації датуються комплекси документів або окремі документи в тому випадку, якщо матеріали, відомості про яких містяться в анотації, є у фонді не за всі роки, зазначені в довідкових даних, а лише за окремі періоди. Відсутність дат свідчить про те, що документи, відомості про яких наведені в анотації, є за всі роки, зазначені в крайніх датах фонду. Якщо дати матеріалів фонду виходять за рамки існування організації, то необхідно, щоб в анотації відомості про ці матеріали були датовані. У характеристику фонду може включатися бібліографічний список літератури про фонд. Відповідно до чинних державних стандартів в ньому дається опис видань з історії фондоутворювача, довідників і досліджень про документи і публікаціях документів фонду. Слідом за характеристиками фондів поміщається список Неаній-нотіруемих фондів, в якому вказується: назва фонду (групи фондів), номер (номери або кількість) фонду, обсяг і крайні дати документів. Однотипні фонди можуть бути приведені під загальною назвою із зазначенням загальної кількості фондів, справ і загальних крайніх дат. Неаннотірованние фонди в списку розташовуються відповідно до загальної схемою побудови путівника. Основну частину ггутеводітеля доповнює х ар а кте р і з ти ка друкованих видань, в якій наводяться відомості про кількість друкованих видань, їх хронологічних рамках, анотується їх склад і зміст, відзначається наявність рідкісних видань, видань мовами народів РФ і іноземних мовах, журнального фонду, персональних і колекційних зібрань, системи каталогів. Характеристика невеликого за обсягом фонду друкованих видань може бути дана в передмові до путівника. 6.5.2.
|
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "Характеристики фондів у путівнику" |
||
|
||