| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
3.1. Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення |
||
|
Інформаційне забезпечення управління - це зв'язок інформації з системами управління підприємством і управлінським процесом в цілому. Воно може розглядатися не тільки в цілому, охоплюючи всі функції управління, а й за окремими функціональними управлінським роботам, наприклад прогнозування та планування, обліку і аналізу. Це дає можливість відтінити специфічні моменти, притаманні інформаційному забезпеченню функціонального управління, розкривши в той же самий час його загальні властивості, що дозволяє направити дослідження вглиб. У сучасних умовах все більшого значення набуває інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі со-тимчасової електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку. Удосконалення форм і методів управління відбувається на основі досягнень науково-технічного прогресу, подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою різних технічних засобів. Різні інформаційно-технічні нововведення слід сприймати як засіб скорочення і здешевлення апарату управління. Інформаційний процес необхідний як неодмінна умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищення якості робочої сили, як передумова успішної організації самого процесу виробництва. Удосконалення інформаційного забезпечення призведе до наступних позитивних результатів: економія витрат за рахунок зниження фонду заробітної плати, комунальних послуг, вартості програмного забезпечення, витрат на пошту, на оформлення договорів , на перерозподіл сировини; усунення можливих витрат у майбутньому: уникнення майбутнього зростання чисельності персоналу, зменшення вимог до обробки даних, зниження вартості обслуговування; нематеріальні вигоди: поліпшення якості інформації, підвищення продуктивності, поліпшення і прискорення обслуговування, нові виробничі потужності, більш впевнені рішення, поліпшення контролю, зменшення прострочених платежів, повне використання програмного забезпечення. Поняття інформації є досить містким і широко розповсюдженим країні в даний час. Сам термін «інформація» походить від латинського слова information - роз'яснення, інформування, виклад. Процес передачі та отримання інформації представлений нижче на схемі (рис. 2). Це проста схема передачі інформації в одному напрямку. Процес передачі інформації навіть в одному напрямку проходить через безліч посередників, а це означає, що під час передачі інформації відбувається її затримка і спотворення. Крім того, інформація може перетворюватися залежно від того, кому вона адресована. Так, наприклад, при передачі інформації вгору від підлеглих до керівника відбувається її узагальнення, а при передачі вниз, від керівника до підлеглих навпаки - вона конкретизується. Головне в цьому процесі - максимальна швидкість передачі інформації при мінімальних допустимих викривлення. Від цього в першу чергу залежить правильність прийнятих рішень і як наслідок збільшується прибуток організації. Рис. 2. Процес передачі та отримання інформації У процесі управління постійно відбувається обмін інформацією. Причому напрямок переміщення інформації може бути вертикальним (від керівника до підлеглих або від підлеглих до керівника) і горизонтальним (між начальниками підрозділів, підлеглими одного рівня). На ефективність прийнятих рішень з управління впливає безліч показників: якість, достовірність та оперативність отримання інформації; знання, досвід, особисті якості керівника; кваліфікаційний склад підлеглих; ситуація на ринку. Менеджмент повною мірою використовує об'єктивну і своєчасну інформацію, що збирається, оброблювану, зберігається і поширювану за допомогою сучасних наукових методів і технічних засобів. Зараз це - об'єктивна необхідність, зумовлена, зокрема, вимогами ринку адекватно реагувати на виникаючі у динамічно розвивається обстановці проблеми. Потрібно не тільки розташовувати своєчасної та точної інформації, але вміти осмислювати її, робити необхідні висновки і результативно втілювати в управлінських рішеннях. З цього випливає висновок про необхідність присутності інформаційної складової в управлінні, оскільки вона є основою всього управлінського процесу. Суть інформації становлять тільки ті дані, які зменшують невизначеність цікавлять менеджера подій. Інформація в менеджменті - сума потрібних, сприйнятих і усвідомлених відомостей, необхідних для аналізу конкретної ситуації, що дає можливість комплексної оцінки причин її виникнення та розвитку, що дозволяє визначити ряд альтернативних рішень, з яких реально (виходячи з конкретної ситуації) знайти оптимальне управлінське рішення, здійснити контроль за його виконанням. Отже, інформація - необхідна передумова з'єднання і подальшого органічного зрощення процесів праці та розвитку особистості. Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до керівника, мають визначальну роль у забезпеченні дієвості управління. Аналіз інформації не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію. Всі джерела даних діляться на планові, облікові та Позаоблікове. До планових джерел відносяться всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, госпрозрахункові завдання, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання та ін Джерела інформації облікового характеру - це всі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також всі види звітності, первинна облікова документація. Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку та звітності, де найбільш повно відбиваються господарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний і повний аналіз даних, які є в облікових документах (первинних і зведених) та звітності, забезпечує прийняття необхідних заходів, спрямованих на поліпшення виконання планів, досягнення кращих результатів господарювання. Дані статистичного обліку, в яких міститься кількісна характеристика масових явищ і процесів, використовуються для поглибленого вивчення і осмислення взаємозв'язків, виявлення економічних закономірностей. Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному в порівнянні зі статистикою або бухгалтерським обліком забезпеченню аналізу необхідними даними (наприклад, про виробництво і відвантаження продукції, про стан виробничих запасів) і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних досліджень. З розширенням комп'ютерної техніки з'явилися і нові машинні джерела інформації. До них відносяться дані, які містяться в оперативній пам'яті комп'ютера, на гнучких дисках, а також видаються у вигляді різноманітних машинограм. До позаоблікового джерелам ін-формації належать документи, які регулюють господарську діяльність, а також дані, які не відносяться до перерахованих раніше. У їх число входять наступні документи: офіційні документи, якими зобов'язаний користуватися суб'єкт господарювання у своїй діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду і місцевих органів влади, накази вищестоящих органів управління, акти ревізій та перевірок , накази і розпорядження керівників підприємства; господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражу і судових органів, рекламації; рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або окремих її підвідділів; матеріали вивчення передового досвіду, отримані з різних джерел інформації (Інтернет, радіо, телебачення, газети і т. д.); технічна і технологічна документація; матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т. п.); усна інформація, яка отримана під час зустрічей з членами свого колективу або представниками інших підприємств. По відношенню до об'єкта дослідження інформація буває внутрішньою і зовнішньою. Система внутрішньої інформації - це дані статистичного бухгалтерського, оперативного обліку та звітності, планові дані, нормативні дані, розроблені на підприємстві і т. д. Система зовнішньої інформації - це дані статистичних збірників, періодичних і спеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей, офіційні, господарсько -правові документи і т. д. За періодичністю надходження аналітична інформація підрозділяється на регулярну і епізодичну. До джерел регулярної ін-формації відносяться планові та облікові дані. Епізодична інформація формується в міру необхідності, наприклад відомості про новий конкуренті. Регулярна інформація в свою чергу класифікується на постійну, що зберігає своє значення тривалий час (коди, шифри, план рахунків бухгалтерського обліку та ін.), умовно-постійну, що зберігає своє значення протягом певного періоду часу (показники плану, нормативи), і зміну, що характеризує часту змінюваність подій (звітні дані про стан аналізованого об'єкта на певну дату). По відношенню до процесу обробки інформацію можна віднести до первинної (дані первинного обліку, інвентаризацій, обстежень) та вторинній, що пройшла певну стадію обробки та перетворень (звітність, кон'юнктурні огляди і т. д.). У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінним і першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутріфірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер. Це стосується, перш за все, процесів забезпечення підприємств кооперуватися продукцією, по-ступати з спеціалізованих підприємств по внутріфірмових каналах. Тут інформація відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринкових процесів. Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень. Істотну роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безперервно поповнюваний загальний фонд і потенціал знань і технічних рішень, практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспроможності. Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття управлінських рішень. Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються певні вимоги: стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження; задоволення потреб конкретних керуючих; точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації і безперервність збору і обробки інформації. Важливу роль у використанні інформації відіграють способи її реєстрації, обробки, накопичення та передачі; систематизоване зберігання і видача інформації у необхідній формі; виробництво нової числової, графічної та іншої інформації. Таким чином необхідно розглянути технологію інформаційної діяльності. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна " 3.1. Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення " |
||
|
||