6.4. Система каталогів в архіві 6.4.1. Каталог як архівний довідник

На відміну від архівного опису каталог:

по-перше, як правило, охоплює переважна більшість фондів архіву, тому що його структура не залежить від системи зберігання документів, а відображає класифікацію документної інформації за темами, галузями і т.д., опис ж складається на документи одного архівного фонду або його частини;

по-друге, набагато докладніше опису, так як може містити інформацію не тільки однієї одиниці зберігання, але й частини документа, одного документа, групи документів, групи одиниць зберігання;

по-третє, на відміну від описи не є обліковим довідником, тобто він не служить для підрахунку кількості одиниць зберігання і документів; єдина його функція - інформаційний пошук;

по-четверте, якщо кожна опис будується на основі власної схеми систематизації матеріалів даного фонду, то каталожні картки всіх фондів архіву упорядковуються відповідно до єдиної схемою, основи побудови якої є загальними для всіх архівів.

Розглянемо, яку роль виконує архівний каталог в різних архівах.

У діловодстві важливо вміти швидко знайти ту чи іншу документную інформацію. З цією метою ведуться реєстраційні та обліково-реєстраційні картотеки документів, картотеки листів і заяв громадян та ін При цьому необхідно пам'ятати, що ці картотеки мають не тільки сьогохвилинне значення: надалі разом з документами вони повинні будуть вступити до відомчого архіву, архів установи, де увіллються в каталог установи.

Особливе значення мають картотеки документів з особового складу, які у відомчих, об'єднаних відомчих і міжвідомчих архівах допомагають архівістам своєчасно виконувати соціально-правові запити громадян. Від чіткості і точності картотеки часом залежить доля людини.

В архіві установи шлях діловодних картотек не закінчується. В ідеалі вони повинні надходити разом з документами постійного зберігання в державний архів. Картотеки з історії державних установ активно використовуються інформаційно-довідковими службами державних архівів для відповідей на запити громадян. Крім того, «особливо видатні» діловодних картотеки століттями служать дослідникам (наприклад, картотека Департаменту поліції в ГАРФ або картотека Сенату в РГИА).

В архіві установи, якщо туди надійшла неякісна діловодна картотека або архів виконує великий обсяг довідкової роботи, рекомендується самостійно створити каталог архіву установи.

У державному архіві необхідно створити струнку систему каталогів архіву, а також досконало оволодіти методами пошуку інформації за допомогою архівного каталогу.

Сукупність різних каталогів становить систему каталогів архіву.

Сам процес підготовки, складання та ведення архівних каталогів називається каталогізацією архівних документів, який складається з таких видів робіт:

визначення виду каталогу;

розробка схеми класифікації документної інформації в каталозі;

виявлення і відбір документної інформації для каталогізації;

опис документної інформації на каталожних картках;

індексування каталожних карток;

систематизація карток та ведення каталогу.

Розглянемо докладніше кожен вид робіт з каталогізації. 6.4.2.

Визначення виду каталогу

Визначення виду каталогу, створення якого передбачається, залежить від складу і змісту документів, а також від наявності інших видів каталогів.

При визначенні складу каталогів конкретного державного архіву враховуються: ранг і профіль архіву; структура, склад і зміст фондів архіву; ступінь розробленості фондів; інтенсивність і завдання використання документів, наявність і якісний рівень інших типів архівних довідників; матеріально-технічні можливості архіву.

Залежно від обраної структури каталоги бувають двох типів: логічної структури та алфавітній структури.

Якщо інформація розташовується від загального до приватного, тобто зверху вниз (метод дедукції), отримують логічну структуру побудови каталогів.

Якщо інформація розташовується від приватного до загального, тобто знизу вгору (метод індукції), отримують алфавітну (формальну) структуру.

У свою чергу каталоги логічної структури за видами поділяються на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталог з історії установ і каталог з історії адміністративно-територіального поділу) і хронологічні, а каталоги алфавітній структури - на предметні і їх різновиди, іменний та географічний (рис. 12). У свою чергу каталоги можуть бути як внутріархівнимі, так і міжархівних.

Для архівів федерального і регіонального рівнів основу системи каталогів складають систематичний та іменний каталоги. Алфавітної структури

1

| Предметний |

/ Геогра-1 фиче-\ ський J

Рис. 12. Класифікація каталогів

Документний інформація в систематичному каталозі класифікується за галузями знань і практичної діяч-I ності суспільства і розташовується в логічній послідовності. До систематичного каталогу або його підрозділами можуть бути складені предметний, географічний та іменний покажчики (за відсутності відповідних каталогів).

У тематичному каталозі документная інформація по темі згрупована всередині по підтемах, рубриками та подрубрі-кам, розташованим у логічній послідовності.

Умовою самостійного існування тематичного каталогу в архіві, де ведеться систематичний каталог, є угруповання інформації за ознакою, відсутньому в систематичному каталозі.

У каталозі з історії установ документная інформація класифікується за галузями, потім - по підвідомчості, а далі - за типами установ (банки, заводи, товариства, товариства, управління) в алфавітному порядку, всередині - за алфавітом їх найменувань.

У каталозі з історії адміністративно-територіального поділу документная інформація класифікується за алфавітом предметних понять (географічних найменувань). Потім систематизація проводиться в логічній і хронологічній послідовності.

Якщо треба описати документи з точки зору часу їх створення, то складають х р о н о л о г і ч е з до і і каталог. У цьому каталозі відомості про документи групуються за періодами часу, століть, роках, місяцях, числам.

Хронологічний каталог створюється, як правило, там, де зберігаються стародавні рукописи. Опис рукописів у такому каталозі дається за часом їх створення або за часом освітлюваних подій.

Якщо архів задався метою виявити, яких предметів - закладів, подій, осіб, географічних найменувань - стосуються його документи, то створюється предметний каталог або як його різновиди іменний та географічний.

В іменному каталозі інформація класифікується за алфавітом прізвищ осіб, що згадуються в документах або є їх авторами. Подальша систематизація здійснюється в хронологічній або іншій послідовності.

У географічному каталозі документная інформація класифікується за алфавітом географічних і топографічних об'єктів (назв країн, республік, країв, областей, економічних районів, населених пунктів, морів, річок та ін.) Основою класифікації може бути також адміністративно-територіальний поділ. Подальша систематизація проводиться в хронологічній або тематичної послідовності.

Назва каталогу визначатиметься залежно від того, що покладено в основу його розподілу: якщо в основі поділів каталогу взяті теми, то каталог по виду буде тематичний (перед-метно-тематичний), якщо предмет, - то предметний, якщо галузі людських знань чи діяльності, - то систематичний і т.д. 6.4.2.

Інформація, релевантна " 6.4. Система каталогів в архіві 6.4.1. Каталог як архівний довідник "

1. Архівні путівники
   систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів. Він може включати інформацію про всі архівні установи, музеях, бібліотеках та інших архівосховищах, що здійснюють постійне зберігання документів АФ РФ, окремих суб'єктів Російської Федерації або її регіонів. Об'єктом опису в путівнику по архівах виступає архів або будь-яке з перерахованих вище
   
2. Система науково-довідкового апарату до архівних документів
   системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є: 1) взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документную інформацію на різних рівнях; 2) неповторяемость і недублірованность інформації різних видів довідників, 3) спадкоємність НСА відомчих, державних і муніципальних архівів.
   
3. Список джерел та літератури
   системи науково-довідкового апарату до документів державних архівів. - М., 1981. Відбір на державне зберігання управлінських документів, що утворюються в діяльності недержавних організацій (нових економічних господарських структур): Методичні рекомендації. - М., 1997. Віднесення організацій і підприємств нового типу до числа джерел комплектування державних
   
4. Довідковий апарат до путівника
   систематизації, даючи конкретну і наочну інформацію про структуру опису комплексу документів в цілому. Передмова включає загальні відомості з історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом і змістом документів та побудові довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг і профіль.
   
5. Додаткові довідники системи НСА
   системи НСА - покажчики, тематичні картотеки та переліки документів і справ, анотовані реєстри описів. Покажчик - архівний довідник, що представляє собою алфавітний, систематичний або складений з якого-небудь іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів, що згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів. Основними видами покажчиків
   
6. Основи архівної евристики
   системи державних і відомчих сховищ певного профілю архівів установ; 3) існування системи облікового і науково-довідкового апарату державних архівів. Кожному, хто працює в архіві, необхідне знання методики пошуку інформації за архівними довідниками. Основними етапами пошуку документів є: 1) встановлення фондообразователей, в діяльності
   
7. Напрямки використання архівних документів
   архівознавства найважливішими завданнями напрямками використання архівних документів є: зміцнення російської державності; задоволення інформаційних потреб суспільства, забезпечення законних прав та інтересів громадян. У процесі використання архівних документів беруть участь дві сторони - архів (федеральний, суб'єкт Федерації, муніципальний, відомчий, недержавний і
   
8. Нормативно-правова база роботи архіву
   архіві повинна базуватися на правовій основі. Нормативно-правову базу роботи архіву складають крім архівного законодавства, детально розглянутого у відповідному розділі, норми цивільного, адміністративного та трудового права РФ, постанови та укази уряду, відомчі нормативні акти. До останніх належать накази Росархіву, постанови її колегії, основні правила
   
9. Архівні джерела 8.1.
   архів Російської Федерації (ГА РФ) Ф.5847 Оп.2. буд.65 Ф.4653 - А.В.Пешехонов Оп. 1. буд.46. Ф.1781. Оп.6. д.12. Ф.1235 Оп.1. Д.9, 10,11. Ф.398 Оп.2. д.64. Ф.406. Оп. 6. Д.196. 8.2. Російський державний архів соціально-політичної історії (РГАСПИ) ф.274. Центральний комітет Партії соціалістів-революціонерів (есерів) за 1891-1923 рр.. Оп.1. Д.1, 5, 7, 9 , 13-15, 18, 19, 23,
   
10. 9.1. Етапи інформатизації архівної справи
    систем, класифікації документної інформації в архівах, хоча практично автоматизація ще не зробила скільки -небудь значного впливу на розвиток архівної справи. Однак саме на базі міждисциплінарних досліджень 1960-х рр.., зблизившись архівознавство і теорію інформації, отримав розвиток «інформаційний підхід у архівознавства», представлений працями В.Н.Автократова, К. Б.
    
11. Нотаріальні архіви
      архіви є складовою частиною Національного архівного фонду України. Діяльність та організація державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 року державний нотаріальні архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Архів є юридичною особою,