Складання власне архівної опису справ

на всі справи фонду, якщо установа припинило своє існування; справи всіх років однієї структурної частини, якщо вона припинила своє існування;

справи за один рік або кілька років діяльності установи-фондоутворювача, а також однієї або декількох функціональних, предметно-тематичних (матеріали з особового складу, науково-технічна документація, фотоальбоми, творчі документи і т.д.) і інших частин;

всі справи об'єднаного фонду або кожного, що входить в об'єднаний фонд установи.

Слід пам'ятати, що кількість справ, внесених в одну опис, не повинно перевищувати найбільшого чотиризначного числа (тобто 9999).

Як вже зазначалося, опис відображає систему організації документів фонду та закріплює класифікацію справ усередині фонду шляхом надання справі порядкового номера. У опису виділяються розділи, підрозділи і дрібніші ділення відповідно до схеми класифікації справ фонду.

Опис документів (основна інформаційна частина) складається з описових статей. Описова стаття опису являє собою сукупність відомостей про одиницю зберігання і складається з наступних елементів: порядкового номера;

діловодного індексу (номера справи за номенклатурою або старого інвентарного номера);

заголовка справи і в ряді випадків анотації документа; крайніх дат документів у справі (число, місяць, рік); кількості аркушів у справі; приміток.

Кожному з елементів статті, що виконує певну функцію, відповідає своя графа в листі опису.

Графа 1 - «Порядковий номер» - відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування справ у фонді. Присвоєний в порядку валової нумерації номер останньої статті вказує на кількість одиниць зберігання, включених в опис. При зміні кількісного складу справ опису робиться відповідний запис у кінці опису («Підсумкові записи»). бінірованний покажчики при незначній кількості особистих імен, географічних назв і предметів.

За формою покажчики можуть бути глухими і анотованими (короткими або повними). Наведемо приклад складання покажчика глухого, анотованого короткого і анотованого повного.

Глухий покажчик Гиацинтова С В. 7, 9, 18

Анотований короткий Гиацинтова С В. -Актриса 7, 9, 18 Анотований повний Гиацинтова Софія Володимирівна -

радянська актриса і режисер, народна артистка З З З Р.

З 1938 року - в Московському театрі ім. Ленінського комсомолу. В історію російського драматичного мистецтва увійшло виконання нею ролі Марії («Дванадцята ніч» В. Шекспіра) та ін 7, 9, 18

Скласти іменний та географічний покажчики не складає труднощів, так як в них включаються всі поняття, що зустрічаються в тексті опису. Слід тільки запам'ятати, що географічний покажчик ніколи не буває глухим.

Докладно методику складання покажчиків розглянемо на прикладі предметного покажчика.

Предметний покажчик являє собою алфавітний перелік наукових понять, історичних фактів, явищ, установ і т.п. Предметний покажчик може бути загальним, що включає поняття різного характеру, і спеціальним, що включає однорідні поняття (покажчик фабрик і заводів). Скласти предметний покажчик значно складніше, ніж географічний або іменний. Специфіка предметного покажчика полягає у відборі понять для включення до нього. У предметний покажчик слід включати тільки найбільш істотні, що розкривають основні питання та напрями діяльності фондоутворювача. Предметний покажчик будується наступним чином.

Основним елементом предметного покажчика є рубрика, яка складається з наочного поняття і пошукових даних.

Залежно від призначення покажчика рубрика може бути простою, тобто не мати підрубрик, складної, тобто мати одну підрубрику чи визначення, кубло, тобто мати дві або декілька підрубрик, наприклад:

Проста рубрика Газети.

Складна рубрика Газети, тираж.

Гніздова рубрика Газети:

«Известия» 7, 8, 9 «Независимая» 10, 11 «Спід-інфо» 14, 16 Підрубрики можуть розташовуватися як в алфавітній , так і в логічній, систематичної послідовності, наприклад:

Освіта:

нижче 25, 26 середнє 5, 9 вища 12, 13, 35

При складанні гніздовий рубрики, слід пам'ятати, що рубрика - завжди родове поняття, а підрубрики - його види, тому не можна складати такого типу гніздові рубрики як:

Яблуня:

посадка 7 полив 8

знищення шкідників 9

Види документів не включаються до предметні покажчики як самостійний елемент довідкового апарату. Покажчик видів документів складається тільки до переліків документів, які служать для визначення термінів їх зберігання.

Поняття в предметному покажчику можуть бути однослівними і багатослівними. При введенні в покажчик багатослівних понять слід мати на увазі, що всі слова несуть різне смислове навантаження. Так, наприклад, в поняттях «боротьба з неписьменністю», «боротьба з дезертирством», «виборча кампанія» основне смислове значення мають слова «неграмотність», «дезертирство», «кампанія».

Виявлення ударного (ключового) слова необхідно для правильної організації пошуку інформації в покажчику основних питань і напрямків діяльності установи-фондоутворювача. При включенні багатослівної поняття в покажчик ключове слово ставиться на перше місце, тобто здійснюється інверсія, і до нього вказуються пошукові дані. А друге слово перетворюється на пояснення, додаток до першого, наприклад:

Неграмотність, боротьба з нею 4, 6, 8

Неможливо передбачити заздалегідь думки дослідника, тому в покажчик необхідно включати багатослівне поняття повністю, роблячи відсилання до ключового поняттю, наприклад:

Виборча кампанія - див кампанія виборча

Кампанія виборча 13, 21

Якщо обидва слова є ключовими, то в покажчик вноситься таке словосполучення, яке включено в опис, а друге слово заноситься в покажчик на відповідну букву з відсиланням на основне поняття без вказівки посилальних даних, наприклад:

Облік військовозобов'язаних 14, 17, 18

Військовозобов'язані - див Облік

Инверсии не піддавалося усталені поняття, наприклад:

Новий російський 7, 13

Для того щоб скласти предметні покажчики до опису, необхідно кожне предметне поняття виписати на окрему картку, дати до нього необхідні пояснення, вказати номери одиниць зберігання, де зустрічається це поняття.

Після виявлення всіх предметних понять, у тому числі іменних і географічних, слід провести їх систематизацію за алфавітом (до 4-го знака), зробити необхідну інверсію, створити при необхідності складні рубрики. І тільки після цього перенести зміст карткового покажчика на листову форму.

Прописні заголовні літери російського алфавіту повинні бути проставлені перед кожною групою понять, що починаються на цю букву, в центрі листа, наприклад: Кавун А

4, 7, 9 Автомобіль : вантажний 7, 8 легковий 8, 9 Архіви: відомчі 4, 5 державні 7, приватні 13, 17 І

Виборча кампанія, см. кампанія виборча К

Кампанія виборча 7, 8, 9.

До підготовленої архівної опису обов'язково повинна бути складена засвідчувальний напис на окремому аркуші-засвідчувач. У засвідчувального напису зазначається кількість аркушів у опису. Листи власне опису і довідкового апарату до неї пронумеровуються у валовому порядку. Засвідчувальний напис підписується укладачем опису, наприклад:

У опис внесено 24 (двадцять чотири) справи з № 1 по № 24

Укладач

Дата-Ц 00.00.00

Інформація, релевантна "Складання власне архівної опису справ"

1. Основи архівної евристики
   складено кілька описів, пошук ускладниться. Слід встановити, яка саме опис, частину або те опису потрібні, встановити номер і назва опису; 5) пошук на рівні справи, документа, документної інформації. Пошук первинної документної інформації починається з визначення архівного шифру - сукупності пошукових даних, що дозволяють безпомилково розшукати потрібний документ в надрах архіву.
   
2. Додаткові довідники системи НСА
   складений з якого-небудь іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів, що згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів. Основними видами покажчиків є: тематичні, предметні (загальні та спеціальні), іменні, географічні (різновиди предметних), хронологічні. Покажчики можуть бути міжархівних, межфондовие, внутріфондовие. За формою
   
3. Архівні опису
   складанні такого важливого елемента, як заголовок справи, котрий розкриває видовий склад документів і зміст одиниці зберігання. Архівний опис, закінчена і правильно оформлена, дає уявлення про склад і зміст документів фонду в цілому. Облікова функція опису полягає у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною
   
4. Робота з персоналом
   складанню довідкового апарату, що полегшує облік і використання архівних документів. Надає методичну допомогу в пошуку необхідних документів. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та складання справ в архів. Контролює своєчасність надходження в архюв документів, закінчених діловодством. Забезпечує проведення
   
5. Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005
   
   
6. Архівні путівники
   архівний довідник, короткі відомості про документи одного або декількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів). Путівник по архівах {архіву) - вид путівника по фондах архівів, систематизований перелік архівів з
   
7. Огляди документів та інші архівні довідники
   складанні оглядів фондів. Застосування інших схем можливе як при складанні оглядів фондів, так і при складанні тематичних оглядів. Розберемо на конкретному прикладі сутність кожної з названих схем. Структурна схема застосовується в оглядах фондів установ з чітко вираженою структурою. Назви структурних частин при такій схемі виступають в якості розділів
   
8. Напрямки використання архівних документів
   архівних документів є: зміцнення російської державності; задоволення інформаційних потреб суспільства, забезпечення законних прав та інтересів громадян. У процесі використання архівних документів беруть участь дві сторони - архів (федеральний, суб'єкт Федерації, муніципальний, відомчий, недержавний та ін.), який зберігає інформацію, і користувач, якому потрібна
   
9. Довідковий апарат до путівника
   складений даний довідник, за складом і змістом документів та побудові довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг і профіль. Основна увага в передмові приділяється характеристиці матеріалів і принципам побудови довідника. Як правило, дається загальна оцінка зберігаються документів. Основний акцент робиться
   
10. Поняття «архівний документ» і «архів»
    власника. Все питання в тому, для кого він представляє цінність: якщо для суспільства в цілому як пам'ятник історії, культури, наукової думки, то він зберігається в історичному архіві, якщо ж тільки для людини, то він зберігається в особистій, сімейному архіві. Архів. Слово архів (від грец. Агскеюп і лат. АгсИуіт) означає присутствене місце. Під архівом розуміється сукупність архівних документів, а
    
11. Цілі використання архівних документів
      складанні планів і прогнозів розвитку галузі, підприємства (вони повинні бути засновані на аналізі досвіду попередніх років), при розробці проектів реформ державного апарату або реорганізації даного відомства, організації, нормативних актів, положень, інструкцій, в тому числі кваліфікаційних довідників, посадових інструкцій співробітників, положень про структурні підрозділи,
    
12. Список джерел та літератури
      архівну справу в Російській Федерації »від 27 жовтня 2004 / / Збірник законодавства Російської Федерації. - 2004. - № 43. - Ст. 4169. Постанова Уряду Російської Федерації від 17 червня 2004 р. «Про Федеральному архівному агентстві» / / Російська газета. - 2004. - 22 червня. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах.
    
13. 5. Заходи примусового виконання. Порядок звернення стягнення на майно боржника.
      складання опису, оголошення заборони на розпорядження майном, при необхідності - обмеження права користування майном, його вилучення або передача на зберігання. Опис майна боржника-організації здійснюється у присутності представників організації. Дії по опису майна оформляються актом опису й арешту майна. Арештоване майно підлягає вилученню для подальшої реалізації.
    
14. 5. Заходи примусового виконання. ПОРЯДОК ЗВЕРНЕННЯ СТЯГНЕННЯ НА МАЙНО БОРЖНИКА
      складання опису, оголошення заборони на розпорядження майном, при необхідності - обмеження права користування майном, його вилучення або передача на зберігання. Опис майна боржника-організації здійснюється у присутності представників організації. Дії по опису майна оформляються актом опису й арешту майна. Арештоване майно підлягає вилученню для подальшої реалізації.
    
15. Павлюченков С. А.. Військовий комунізм у Росії: влада і маси. - М., Російське книговидавнича товариство - Історія, - 272 с., 1997
    
    
16. Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів)
      складеної номенклатурі справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу. Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і погоджує з відповідним державним архівною установою Якщо протягом року виникне необхідність в закладі справ (нарядів), не передбачених
    
17. Нормативно-правова база роботи архіву
      архівного законодавства, детально розглянутого у відповідному розділі, норми цивільного, адміністративного та трудового права РФ, постанови та укази уряду, відомчі нормативні акти. До останніх належать накази Росархіву, постанови її колегії, основні правила роботи державних і відомчих архівів, галузеві інструкції та нормативи, наприклад, зразкову
    
18. Архівне право і архівна законодавство
      архівне право існував ще в минулому столітті, його визначення включали в тлумачні словники. Так, в настільному словнику Ф.Толля (1863) було дано таке визначення архівного права: «Відносяться до архіву закони і правила становлять архівне право». Однак дане визначення, виходячи з сучасного трактування архівного права, більш підходить до розуміння архівного законодавства. Архівне право