| Головна |
| « Попередня | ||
Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів) |
||
|
Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. У номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і погоджує з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складеної номенклатурі справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу. Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і погоджує з відповідним державним архівним установою Якщо протягом року виникне необхідність в закладі справ (нарядів), що не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери. Наприкінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якій зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумкова запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, приватний нотаріус. Цей екземпляр номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно. Усі виконані документи групуються у справи (наряди). На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину або про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими спожиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких отримує індекс, який відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і йому присвоюється номер, який відповідає порядковому номеру в цій книзі. В спадкову справу підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчене проведенням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає. Групувати у справи (наряди) слід документи одного діловодного року. У середині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документ-запиту. Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання. Не допускається включення у справу (наряду) документів, які не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені проведенням до передачі їх до державного нотаріального архіву або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, які замикаються, і запобігають вплив на документи сонячний світла, пилу. Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами. Вилучення і видача будь-яких документів з справ (нарядів), як правило, не дозволяється. У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх проведенні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду. На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування. Закінчені проведенням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення терміну їх зберігання в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса повинні здаватися до державного нотаріального архіву для наступного зберігання і використання. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються. При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею 30 Закону України "Про нотаріат", приватний нотаріус зобов'язаний в місячний термін передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від терміну їх зберігання. У разі, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву виробляє постійно діюча експертна комісія, яка створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації в складі не менше 3-х осіб. Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус робить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Листи справ нумеруються. Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) НЕ підшиваються, нумерація аркушів не провадиться. Тема на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення. Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду). На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини). Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідченої написи. Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнило або тушшю. На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Описи справ складаються в 4-х примірниках за встановленою формою. Наприкінці опису робиться підсумковий запис, в якій вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опис, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом. Одночасно з підготовкою документів до зберігання упровадиться відбір документів, що підлягають знищенню. Відбір документів для знищення оформляється актом. У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду або знищення. При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України. Згідно із затвердженими описами державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опис. Знищення документів проводиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійне зберігання затверджено державним нотаріальним архівом. |
||
| « Попередня | ||
|
|
||
Інформація, релевантна" Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів) " |
||
|
||