Глава 11. Як зробити нараду більш ефективним, але менш тривалим?

І.Л.

Компанією ... я керую 7 років. І найгнітючіше почуття викликають у мене наради ... Безглузді виступи, марна трата часу ... Якби ви погодилися дати на основі вашого досвіду кілька порад ... Федір Миколайович, 47 років, м. Новосибірськ (.)

67

Зазвичай листи в нюансах трохи різняться, але загальні принципи все одно збігаються. На цій підставі і будується моя відповідь. (!)

Фахівці з поведінкових наук виділяють в динаміці поведінки учасників наради 4 етапи, дотепно названі - побудова, битва, приведення в норму і результативна робота.

На першому етапі учасники оцінюють один одного і вибирають бажані для себе ролі. На другому - сперечаються про свої цілі. На третьому - узгоджують спільні правила поведінки. І нарешті, переходять до справи.

Хто є хто на ваших нарадах

Як би чітко ви не йшли основним правилам проведення: _

- оперативність,

- наявність чіткої порядку денного,

- встановлення регламенту,

- відсутність посилань на нього як на "особливе засідання"

- запрошення ряду нових участніков_

- якщо вас не проінструктували щодо присутніх, вам ніколи не дізнатися, чому саме нараду так затягнулося, що скінчилося нічим.

Ось деякі персонажі (необов'язково погані), за якими потрібно стежити в ході будь-якого внутрішньофірмового наради:

1. Ті, що говорять чистоту. Це люди, які завжди чесно висловлюють свою думку. Вони не хитрують, у них немає задніх думок. Це цінні учасники будь-якої наради. Але їх необхідно захищати. Вони схильні зациклюватися на думці, що "найкраща оборона - це правда" і можуть не стільки покласти край суперечкам, скільки породити нові.

2. Мученики. Вони добре розряджають обстановку і швидко беруть на себе відповідальність, коли щось пішло не так. Небезпека в тому, що вони беруть на себе провину надто швидко, перш ніж ви зумієте докопатися, хто і що стоїть біля витоків того, що сталося.

3. Кам'яні обличчя. Ці тримають свої думки при собі, а можливо, діляться в приватному порядку з начальником після того, як інші розійдуться.

4. Заводія уболівальників. Вони засвоїли разючу силу слів:

Ви праві.

Я ніколи не думав про етом._

5. Промовці. Ці починають говорити м'яко, потім розходяться і навіть через 15 хвилин не в силах зупинитися. Проникнення в суть речей у них підміняється базіканням. Звертайтеся з ними з обережністю або взагалі не звертайте на них уваги.

6. Адвокати диявола. Для них все спірно. Добре ще те, що подібно настирливому обвинувачу вони часто докопуються до правди. Погано те, що вони відбирають надто багато часу. Запрошуйте їх не більше, ніж по одному на нараду.,

7. Руйнівники. Ці слова не можуть вимовити, щоб не погубити чиюсь ідею, чийсь проект або чиєсь самолюбство.

8. Любителі розслабитися. Вони відкидаються на спинку стільця і зручніше влаштовують ноги. Потім налаштовуються на довгий приємний відпочинок і зовсім не квапляться вирішувати питання, що стоять на порядку денному. Зустрічайтеся з такими людьми в холі або приміщенні, де немає стільців.

9. Державні мужі. Ці просувають себе або змушують рухатися вперед нараду за рахунок вмілого поводження з людьми. Теоретично таким державним мужем повинні бути ви самі.

25 порад проведення наради 1. "Найкращі наради - це ті, які взагалі не треба проводити!"

Це виведене з досвіду правило ви повинні завжди мати перед очима, коли перевіряєте доцільність скликання засідання.

Безпосередній збір людей має сенс, коли є необхідність:

- в обміні інформацією,

- у виявленні думок,

68

- в аналізі важких ситуацій і проблем,

- у прийнятті рішень з комплексних питань.

2. Подумайте, якими можуть бути альтернативи проведенню наради:

- рішення відповідального керівника,

- кілька телефонних дзвінків або нараду по селектору,

- об'єднання з іншим нарадою.

3. Перевірте, чи треба вам особисто брати участь у нараді.

4. Обмежуйте по можливості тривалість своєї участі часом, який потрібен для вашого виступу.

5. Звужуйте наскільки можливо коло учасників. Запрошувати треба лише необхідних працівників:

- безпосередньо торкається рішеннями засідання,

- розпорядженні відповідними спеціальними знаннями,

- виконують рішення,

- мають досвід вирішення аналогічних проблем,

- відповідальних за належне виконання, а також

- досвідчених співробітників і людей, які вміють вирішувати проблеми .

6. Правильно вибирайте дату і час проведення наради.

7. Вибирайте відповідне для цілей засідання приміщення.

8. Визначайте попередньо мети наради і відповідно пункти порядку денного:

- виступи,

- підготовка рішень,

- усунення проблеми (зняття питань) і т. д.

9. Порядок денний складайте з зазначенням часу, необхідного для обговорення окремих тем.

10. Запрошення (якщо потрібні) розсилайте принаймні за тиждень до наради.

11. Починайте точно в призначений час, не чекаючи спізнюються!

12. Повідомте про вартість хвилини даної наради.

Вартість хвилини Заробіток учасників Накладні

даної наради = за хвилину + витрати

13. Узгодьте правила спільної роботи.

Наприклад: обмежити час виступів до 5-4-3-2-1 хвилини.

14. Доручіть одному з учасників ведення протоколу.

15. Тримайте під контролем перерви і блокуйте такі "вбивчі" фрази, як "Цього ми ще ніколи не робили!"

16. Розпізнавайте такі юридичні пункти в дискусії, як розмови на абстрактну тему, поспішні висновки і невірні рішення.

17. Під час засідання перевіряйте, як досягаються поставлені цілі.

18. Повторіть прийняті рішення та узгоджені заходи, щоб заручитися згодою учасників і виключити розбіжності.

19. Наприкінці засідання підведіть підсумки і поясніть, що, ким і до якого часу має бути зроблено.

20. Завершуйте нараду точно в призначений час, у двох словах вирішуючи що залишаються ще питання порядку денного. Не затримуйтесь пізніше ні на хвилину!

21. Повертайтеся - хоча б час від часу - до ходу та результатів проведеного засідання.

22. Протягом 24 годин після завершення засідання складіть чіткий підсумковий протокол.

23. Так званий "укорочений протокол" з найважливішими результатами повинен бути вже наприкінці засідання розданий всім учасникам у вигляді ксерокопії. У більшості випадків розлогий протокол тоді стає зайвим.

24. Ретельно контролюйте порядок виконання прийнятих рішень.

25. Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні стати першим пунктом наступної порядку

дня.

Інформація, релевантна " Глава 11. Як зробити нараду більш ефективним, але менш тривалим? "

1. III. Відпочинок
   § 205. Тут ми повинні зробити категорична заява, про який ми тільки натякали в попередньому розділі, а саме те, що відпочинок наказується моральністю. § 206. Надмірно тривалий напруга, розумове або фізичне, завжди більш-менш ясно дає про себе знати завдяки супроводжуючим його обтяжливим відчування. Наші відчуття протестують, і їх протест не може бути
   
2. Підбір роботи під виконавця.
   Деякі людські потреби - потреба в успіху або визнання, по мірі їх задоволення зростають все більше. Тому рекомендується публічно хвалити когось за успішно виконану роботу. До публічної критиці зазвичай вдаються тоді, коли хочуть зробити даний приклад повчальним. При описі завдань для кожного співробітника в ході виконання завдання до уваги беруться, як правило, його
   
3. Яка тривалість робочого часу?
   Згідно ст. 45 Конституції України максимальна тривалість робочого часу визначається законом. Так, згідно зі ст. 50 КЗпП України нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на
   
4. Як визначається тривалість відпусток?
   Тривалість відпусток визначається Законом ИОб отпускахи, іншими законами та нормативно-правовими актами України і незалежно від режиму і графіків роботи обчислюється в календарних днях. Святкові і неробочі дні (стаття 73 Кодексу законів про працю України) при визначенні тривалості відпусток не враховуються.
   
5. ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ ТЕСТІВ
   Глава 1: 1.1 - 1В, 2Б, 3А, 4Б, 5В; 1.2 - 1Г, 2Г, 3Г. Глава 2: 2.1 - 1А, 2Г, 3В, 4В; 2.2 - 1В, 2Г, 3А. Глава 3: 3.1 - 1Б, 2А, 3А; 3.2 - 1Г, 2В, 3В. Глава 4: 4.1 - 1А, 2В, 3Г; 4.3 - 1Б, 2В, 3Б; 4.3 - 1Г, 2Г, 3Г; 4.4. - 1Г, 2Г, 3Г, 4В, 5Б; 4.6 - 1Г, 2Б; 4.7 - 1Г, 2В, 3В, 4А, 5А; 4.8 - 1В, 2Г, 3Г, 4А. Глава 5: 5.1 - 1В, 2Б, 3А; 5.2 - 1Б, 2Г, 3Б, 4Г, 5Г; 5.3 - 1Г, 2В, 3Г.
   
6. 1.2. Середня очікувана тривалість життя при народженні
   У Табл. 1 середня очікувана тривалість життя в Росії в 2000 р. оцінюється в 66,1 року. За даними Держкомстату, цей показник був ще нижче: на початок 2000 р. він дорівнював 65,3 року, на початок 2001 р. - 64,8 року, у тому числі 58,6 року для чоловіків і 72,1 року для жінок . Так чи інакше, по середньої очікуваної тривалості життя Росія в даний час відповідає показникам для
   
7. Що таке нормативи робочого часу?
   Працівники зобов'язані виконувати свої трудові обов'язки протягом нормативів робочого часу. Норматив робочого часу представляє собою встановлену законом або на його основі норму постійної тривалості робочого часу, що підлягає безпосередньому дотриманню протягом певного календарного періода.1 Такими нормативами робочого часу є: робочий день, робочий тиждень,
   
8. Якої тривалості надається відпустка особам, які працюють на умовах неповного робочого дня?
   Особам, які працюють з неповним робочим днем, щорічна оплачувана відпустка надається повної тривалості. Відповідно до п. 2 Постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 346, яким затверджено ИПорядок надання щорічної отпус-| ка тривалістю до 56 календарних днів керів-; | водящим, педагогічним, науково-педагогічним ра-| цівникам освіти
   
9. Яка тривалість роботи в нічний час?
   При роботі в нічний час встановлена тривалість роботи (зміни) скорочується на одну годину. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу (пункт 2 частини першої і частина третя статті 51). Тривалість нічної роботи зрівнюється з денною в тих випадках, коли це необхідно за умовами виробництва, зокрема, у безперервних
   
10. У якому порядку обчислюється тривалість щорічної / відпустки?
    На відміну від попереднього законодавства Закон * 0б отпускахи ввів принципово новий порядок обчислення тривалості відпустки З в календарних днях, а не в робочих, як було раніше. Календарне обчислення застосовується незалежно від режимів та графіків роботи. Наприклад, черговий 'вахтер працює за графіком: 12:00 З робота, 36 годин З відпочинок. Відпустка все одно буде обчислюватися в календарних
    
11. Введення
    Глава I. Загальні положення про акціонерне товариство Глава II. Створення та ліквідація товариства Глава III. Акції. Права акціонерів Глава IV. Статутний капітал і активи товариства Глава V. Дивіденди товариства Глава VI. Реєстр акціонерів товариства Глава VII. Загальні збори акціонерів Глава VIII. Рада директорів (наглядова рада) та виконавчий орган товариства Глава IХ. Великі угоди Глава Х.
    
12. Передмова
      Глава 28. Поняття та види зобов'язань Глава 29. Виконання і припинення зобов'язань Глава 30. Цивільно-правовий договір Глава 31. Договір купівлі-продажу Глава 32. Договори поставки товарів, контрактації і енергопостачання Глава 33. Договори міни, дарування, ренти Глава 34. Договори оренди, лізингу, позички Глава 35. Договір найму житлового приміщення та інші житлові зобов'язання Глава 36. Договір
    
13. Якої тривалості надається відпустка особам віком до 18 років?
      / \ Особам віком до вісімнадцяти років надається щорічна основна відпустка тривалістю, 3,1 календарний
    
14. Що означає час відпочинку?
      Час відпочинку З це вільний від роботи час, який працівники вправі використовувати на свій розсуд. Згідно ст. 45 Конституції України кожен працюючий має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки, встановленням скороченого робочого дня щодо окремих професій і виробництв, скороченою
    
15. Яка тривалість відпустки у педагогічних і науково-педагогічних працівників?
      Керівним, педагогічним, науково-педагогічним працівникам освіти та науковим працівникам надається щорічна основна відпустка тривалістю до 56 календарних днів у порядку, що затверджується Кабінетом Міністрів
    
16. 2.2. Очікувана тривалість навчання (табл. 7)
      Інтегральним показником, що характеризує розвиток системи освіти, є середнє очікуване число років навчання для дітей у віці 5 років. Цей показник, що розраховується на основі поточного стану системи освіти, аналогічний показнику середньої очікуваної тривалості життя. Очікувана тривалість навчання по кожному типу освіти розраховується як сума часток
    
17. Від видавництва
      Передмова Глава 1. Поняття про приватне право Глава 2. Цивільне право як правова галузь Глава 3. Цивільне право як наука і навчальний курс Глава 4. Джерела цивільного права Глава 5. Поняття, зміст і види цивільних правовідносин Глава 6. Громадяни (фізичні особи) як учасники цивільних правовідносин Глава 7. Юридичні особи як учасники цивільних правовідносин Глава 8.
    
18. Щорічне навчання для керівників і фахівців
      Щорічне навчання для керівників і фахівців проводиться для ознайомлення їх з новою технікою і прогресивними технологіями, ефективними прийомами управління та аналізу виробництва, інноваціями на виробництві та у сфері управління людськими ресурсами. Щорічне навчання організовується у вигляді декількох модулів програм, тривалість навчання за якими 1-3
    
19. Яка тривалість роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних Днів?
      Згідно ст. 53 КЗпП напередодні святкових і неробочих днів (стаття 73) тривалість роботи працівників, крім працівників, зазначених у статті 51 Кодексу, скорочується на одну годину як при п'ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні. Напередодні вихідних днів тривалість роботи при шестиденному робочому тижні не може перевищувати 5 годин. 'Порядок встановлення гнучкого робочого
    
20. 3.3. Очікувана тривалість навчання
      Інтегральним показником, що характеризує розвиток системи освіти, є показник середнього очікуваного числа років навчання для дітей у віці 5 років (Табл. 11). Це показник, що розраховується на основі поточного стану системи освіти, аналогічний показнику середньої очікуваної тривалості життя. Очікувана тривалість навчання по кожному типу освіти розраховується як