| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
Архівні опису |
||
|
Архівний опис - це архівний довідник, призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду й обліку справ. Архівний опис виконує три найважливіші функції: інформаційну (розкриває склад і зміст документів), облікову (забезпечує облік справ) , класифікаційну (закріплює систематизацію справ усередині фонду). Інформаційна функція опису реалізується в процесі опису кожної справи на картках при складанні такого важливого елемента, як заголовок справи, котрий розкриває видовий склад документів і зміст одиниці зберігання. Архівна опис, закінчена і правильно оформлена, дає уявлення про склад і зміст документів фонду в цілому. Облікова функція опису полягає у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє і швидкому пошуку необхідної дослідникам інформації. Класифікаційна функція опису закріплює і відображає найбільш раціональне і логічне розташування справ у фонді. Під класифікацією документів і справ у межах архівного фонду розуміється їх наукова угруповання відповідно до історично сформованою структурою фондообразователя або основними напрямами і питаннями його діяльності. Архівний опис складається з двох частин: власне опису, тобто переліку справ (описових статей) та довідкового апарату до описи. Як правило, архівні описи складаються ще в установах. Але і в державних архівах описи складаються при удосконаленні системи науково-довідкового апарату, при переробці незадовільно описаних документів. Опис є одним з найстародавніших архівних довідників : найбільша російський опис, що дійшла до нас, належить до XIII в. Проте найцінніший досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відноситься кXIX в. Єдина форма архівного опису склалася порівняно пізно, в 1940 - 1950-х рр.. 6.3.1. Вплив класифікації документів і справ у межах архівного фонду на складання архівного опису Архівний опис будується відповідно до класифікації справ архівного фонду. Тому перш ніж перейти до складання опису, розглянемо організацію роботи з класифікації справ у межах архівного фонду, яка складається з двох етапів: розробки схеми класифікації справ фонду; розподілу справ у відповідності зі схемою класифікації. Розробка схеми класифікації справ фондів є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів державних архівів. Крім того, класифікаційна схема - це основа структури опису. Схема класифікації (організації) справ архівного фонду є систематизований список найменувань структурних підрозділів установи-фондообразовате-ля, його функцій або питань і напрямків його діяльності. Класифікаційна схема є підставою для організації архівного фонду, для розподілу справ фонду за групами, відбиваючим найбільш характерні сторони діяльності фондоутворювача, його функції або структуру, що й закріплюється описом. Перш ніж розробити схему класифікації, необхідно вивчити історію фондообразователя, з'ясувати його структуру, компетенцію, функції, питання і напрямки його діяльності . До основних класифікаційними ознаками відносяться: структурний - у відповідності зі структурними підрозділами; функціональний, галузевий, тематичний - з урахуванням функцій або галузей діяльності установи, а також тих, яких стосується зміст документів; хронологічний - по датах або періодами, до яких належать документи. До додаткових класифікаційними ознаками відносяться: номінальний - за видами справ, видах і різновидах документів; кореспондентський - по установам та особам, з якими велося листування фондообразователем; авторський - за найменуваннями установ або прізвищами осіб, які є авторами документів; предметно-питальний - по темам і питанням, які відображені в документах; географічний - по територіях, населених пунктів і географічним поняттям, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори чи кореспонденти; хронологічний - по датах документів. При розробці схеми класифікації слід запам'ятати, що: необхідно використовувати тільки основні ознаки; з усієї сукупності основних ознак беруть тільки два; одним з двох обраних ознак, як правило, повинен бути хронологічний; вибрані ознаки в схемі класифікації можуть мінятися місцями . Для фондів установ, що мають чітку структуру, поєднання таких двох ознак, як структурний і хронологічний, утворює два варіанти схеми класифікації: хронологічно-структурний або структурно-хронологічний. При стабільній структурі установ за весь період існування доцільно розробити структурно-хронологічну схему. Відповідно до цієї схеми всі справи спочатку групуються по структурних підрозділах. Хронологічно-структурна схема застосовується звичайно в тому випадку, якщо структура фондообразователя змінювалася. Тоді всі справи спочатку групуються по роках, а всередині хронологічних груп - по структурних підрозділам. Для фондів установ з часто змінюється або складною структурою, а також при її відсутності, необхідно відобразити в схемі галузі діяльності фондоутворювача. У таких випадках зазвичай застосовується хронологічно-галузева схема. При цьому справи спочатку групуються по роках, а всередині хронологічних груп - по галузях діяльності установи-фондоутворювача. При класифікації за галузевих хронологічній схемі справи групуються спочатку по галузях, а всередині галузевих груп - за хронологією. Для фондів безструктурні фондообразователей при невеликому обсязі справ можна застосовувати номінально-хронологічну або хро-нологічних-номінал'ную схему систематизації. Для невеликих фондів, що мають свою специфіку, а також для колекції застосовуються тематично-хронологічна або хроно-логічно-тематична схеми. Для об'єднаного архівного фонду при класифікації справ спочатку проводиться групування справ по фондах, що входять в об'єднаний архівний фонд. Для фондів особового походження схеми класифікації документів визначаються складом фондообразователей (окреме особа, сім'я, рід), характером їх діяльності, складом і обсягом документів фонду. Так, для діячів культури в РДАЛМ розробили типову схему класифікації документів фондів особового походження: 1) рукописи фондообразователя; 2) записні книжки фондообразователя; 3) листи фондообразователя; 4) дарчі написи різним особам; 5) листи фондообразователей; 6) дарчі написи різних осіб фондообразователей; 7) матеріали до біографії фондоутворювача; 8) матеріали майново-господарського та побутового характеру; 9) матеріали, зібрані фондообразователем для своїх робіт і по цікавлять його темах; 10) матеріали про фондообразователей; 11) образотворчі матеріали; 12) матеріали членів сім'ї фондообразователя; 13) матеріали різних осіб, відклалися у фонді; 14) колекції. Для документів представників науки, управління, виробництва та інших можлива аналогічна класифікація справ у межах особистого фонду. У схемі класифікації для інших фондів можуть бути відсутні які-небудь з перерахованих розділів, але можливо наявність і інших, непередбачених цієї зразкової схемою розділів, що відбивають специфіку документів і діяльність самого фондообразователя. Складність класифікації в межах самої дрібної групи справ полягає в тому, що доводиться одночасно враховувати всі ознаки і розташовувати справи в систематичному порядку з урахуванням значущості авторів, кореспондентів, змісту, діловодних форм і т.д. Для подальшої класифікації використовуються графічна або текстові класифікаційні схеми. У графічній схемі зображуються графічно (кружечками, ромбиками, квадратами та ін.) і текстуально пояснюються всі ознаки групування документів, починаючи від вищих груп, створених на підставі провідних класифікаційних ознак, і кінчаючи самими нижчими групами, створеними з урахуванням всіх, в тому числі і другорядних ознак класифікації. Тут же в схемі вказується і порядок розташування справ у межах самих дрібних груп. Графічні схеми класифікації документів зустрічаються вкрай рідко. Найбільшого поширення у вітчизняних архівах отримали текстові класифікаційні схеми. У текстовій схемою класифікації документів архівного фонду послідовно перераховуються всі розділи, підрозділи і дрібніші ділення, в які повинні бути згруповані справи фонду. Порядок розташування справ у межах самих нижчих поділів означається перерахуванням заголовків справ. Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації може проводитися двома способами: безпосередній угруповання і розташування справ у відповідності зі схемою класифікації чи картковим способом. При безпосередній угрупованню справи фізично групуються за розділами і іншим дрібнішим розподілам у схемі і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку. При картковому способі групуються не власними справи, а картки з описаними на них справами. Картки для опису розташовуються в передбаченій схемою класифікації послідовності і нумеруються в порядку валової нумерації. Після цього проводиться вже остаточна угруповання справ фонду. Картковий спосіб класифікації документів найбільш зручний у тих випадках, коли архівний фонд великий за обсягом і складний за складом. Крім того, цей спосіб забезпечує велику схоронність документів, так як не вимагає багаторазового переміщення одиниць зберігання за групами, підгрупами, а також економить робочий час. 6.3.2.
|
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна " архівні описи " |
||
|
||