Головна
ГоловнаІсторіяАрхівознавство → 
« Попередня Наступна »
Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд ., доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005 - перейти до змісту підручника

Архівні опису

Архівний опис - це архівний довідник, призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду й обліку справ.

Архівний опис виконує три найважливіші функції: інформаційну (розкриває склад і зміст документів), облікову (забезпечує облік справ) , класифікаційну (закріплює систематизацію справ усередині фонду).

Інформаційна функція опису реалізується в процесі опису кожної справи на картках при складанні такого важливого елемента, як заголовок справи, котрий розкриває видовий склад документів і зміст одиниці зберігання. Архівна опис, закінчена і правильно оформлена, дає уявлення про склад і зміст документів фонду в цілому.

Облікова функція опису полягає у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє і швидкому пошуку необхідної дослідникам інформації.

Класифікаційна функція опису закріплює і відображає найбільш раціональне і логічне розташування справ у фонді. Під класифікацією документів і справ у межах архівного фонду розуміється їх наукова угруповання відповідно до історично сформованою структурою фондообразователя або основними напрямами і питаннями його діяльності.

Архівний опис складається з двох частин: власне опису, тобто переліку справ (описових статей) та довідкового апарату до описи. Як правило, архівні описи складаються ще в установах. Але і в державних архівах описи складаються при удосконаленні системи науково-довідкового апарату, при переробці незадовільно описаних документів.

Опис є одним з найстародавніших архівних довідників : найбільша російський опис, що дійшла до нас, належить до XIII в. Проте найцінніший досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відноситься кXIX в. Єдина форма архівного опису склалася порівняно пізно, в 1940 - 1950-х рр.. 6.3.1.

Вплив класифікації документів і справ у межах архівного фонду на складання архівного опису

Архівний опис будується відповідно до класифікації справ архівного фонду.

Тому перш ніж перейти до складання опису, розглянемо організацію роботи з класифікації справ у межах архівного фонду, яка складається з двох етапів:

розробки схеми класифікації справ фонду;

розподілу справ у відповідності зі схемою класифікації.

Розробка схеми класифікації справ фондів є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів державних архівів. Крім того, класифікаційна схема - це основа структури опису.

Схема класифікації (організації) справ архівного фонду є систематизований список найменувань структурних підрозділів установи-фондообразовате-ля, його функцій або питань і напрямків його діяльності. Класифікаційна схема є підставою для організації архівного фонду, для розподілу справ фонду за групами, відбиваючим найбільш характерні сторони діяльності фондоутворювача, його функції або структуру, що й закріплюється описом.

Перш ніж розробити схему класифікації, необхідно вивчити історію фондообразователя, з'ясувати його структуру, компетенцію, функції, питання і напрямки його діяльності .

Ця робота проводиться з урахуванням основних і додаткових ознак класифікації.

До основних класифікаційними ознаками відносяться: структурний - у відповідності зі структурними підрозділами;

функціональний, галузевий, тематичний - з урахуванням функцій або галузей діяльності установи, а також тих, яких стосується зміст документів;

хронологічний - по датах або періодами, до яких належать документи.

До додаткових класифікаційними ознаками відносяться: номінальний - за видами справ, видах і різновидах документів;

кореспондентський - по установам та особам, з якими велося листування фондообразователем;

авторський - за найменуваннями установ або прізвищами осіб, які є авторами документів;

предметно-питальний - по темам і питанням, які відображені в документах;

географічний - по територіях, населених пунктів і географічним поняттям, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори чи кореспонденти;

хронологічний - по датах документів.

При розробці схеми класифікації слід запам'ятати, що: необхідно використовувати тільки основні ознаки; з усієї сукупності основних ознак беруть тільки два; одним з двох обраних ознак, як правило, повинен бути хронологічний;

вибрані ознаки в схемі класифікації можуть мінятися місцями .

Для фондів установ, що мають чітку структуру, поєднання таких двох ознак, як структурний і хронологічний, утворює два варіанти схеми класифікації: хронологічно-структурний або структурно-хронологічний. При стабільній структурі установ за весь період існування доцільно розробити структурно-хронологічну схему. Відповідно до цієї схеми всі справи спочатку групуються по структурних підрозділах. Хронологічно-структурна схема застосовується звичайно в тому випадку, якщо структура фондообразователя змінювалася. Тоді всі справи спочатку групуються по роках, а всередині хронологічних груп - по структурних підрозділам.

Для фондів установ з часто змінюється або складною структурою, а також при її відсутності, необхідно відобразити в схемі галузі діяльності фондоутворювача. У таких випадках зазвичай застосовується хронологічно-галузева схема. При цьому справи спочатку групуються по роках, а всередині хронологічних груп - по галузях діяльності установи-фондоутворювача. При класифікації за галузевих хронологічній схемі справи групуються спочатку по галузях, а всередині галузевих груп - за хронологією.

Для фондів безструктурні фондообразователей при невеликому обсязі справ можна застосовувати номінально-хронологічну або хро-нологічних-номінал'ную схему систематизації.

Для невеликих фондів, що мають свою специфіку, а також для колекції застосовуються тематично-хронологічна або хроно-логічно-тематична схеми.

Для об'єднаного архівного фонду при класифікації справ спочатку проводиться групування справ по фондах, що входять в об'єднаний архівний фонд.

Для фондів особового походження схеми класифікації документів визначаються складом фондообразователей (окреме особа, сім'я, рід), характером їх діяльності, складом і обсягом документів фонду. Так, для діячів культури в РДАЛМ розробили типову схему класифікації документів фондів особового походження: 1)

рукописи фондообразователя; 2)

записні книжки фондообразователя; 3)

листи фондообразователя; 4)

дарчі написи різним особам; 5)

листи фондообразователей; 6)

дарчі написи різних осіб фондообразователей; 7)

матеріали до біографії фондоутворювача; 8)

матеріали майново-господарського та побутового характеру; 9)

матеріали, зібрані фондообразователем для своїх робіт і по цікавлять його темах; 10)

матеріали про фондообразователей; 11)

образотворчі матеріали; 12)

матеріали членів сім'ї фондообразователя; 13)

матеріали різних осіб, відклалися у фонді; 14)

колекції.

Для документів представників науки, управління, виробництва та інших можлива аналогічна класифікація справ у межах особистого фонду. У схемі класифікації для інших фондів можуть бути відсутні які-небудь з перерахованих розділів, але можливо наявність і інших, непередбачених цієї зразкової схемою розділів, що відбивають специфіку документів і діяльність самого фондообразователя.

Складність класифікації в межах самої дрібної групи справ полягає в тому, що доводиться одночасно враховувати всі ознаки і розташовувати справи в систематичному порядку з урахуванням значущості авторів, кореспондентів, змісту, діловодних форм і т.д.

Для подальшої класифікації використовуються графічна або текстові класифікаційні схеми.

У графічній схемі зображуються графічно (кружечками, ромбиками, квадратами та ін) і текстуально пояснюються всі ознаки групування документів, починаючи від вищих груп, створених на підставі провідних класифікаційних ознак, і кінчаючи самими нижчими групами, створеними з урахуванням всіх, в тому числі і другорядних ознак класифікації. Тут же в схемі вказується і порядок розташування справ у межах самих дрібних груп. Графічні схеми класифікації документів зустрічаються вкрай рідко.

Найбільшого поширення у вітчизняних архівах отримали текстові класифікаційні схеми. У текстовій схемою класифікації документів архівного фонду послідовно перераховуються всі розділи, підрозділи і дрібніші ділення, в які повинні бути згруповані справи фонду. Порядок розташування справ у межах самих нижчих поділів означається перерахуванням заголовків справ.

Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації може проводитися двома способами: безпосередній угруповання і розташування справ у відповідності зі схемою класифікації чи картковим способом.

При безпосередній угрупованню справи фізично групуються за розділами і іншим дрібнішим розподілам у схемі і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку.

При картковому способі групуються не власними справи, а картки з описаними на них справами. Картки для опису розташовуються в передбаченій схемою класифікації послідовності і нумеруються в порядку валової нумерації. Після цього проводиться вже остаточна угруповання справ фонду.

Картковий спосіб класифікації документів найбільш зручний у тих випадках, коли архівний фонд великий за обсягом і складний за складом. Крім того, цей спосіб забезпечує велику схоронність документів, так як не вимагає багаторазового переміщення одиниць зберігання за групами, підгрупами, а також економить робочий час. 6.3.2.

« Попередня Наступна »
= Перейти до змісту підручника =
Інформація, релевантна " архівні описи "
  1. Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005

  2. Архівні путівники
    архівний довідник, короткі відомості про документи одного або декількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів). Путівник по архівах {архіву) - вид путівника по фондах архівів, систематизований перелік архівів з
  3. Павлюченков С. А.. Військовий комунізм у Росії: влада і маси. - М., Російське книговидавнича товариство - Історія, - 272 с., 1997

  4. Нотаріальні архіви
    архівного фонду України. Діяльність та організація державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 року державний нотаріальні архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного
  5. Корісліві зловжівання при переоцінці товарів у підпріємствах торговли
    опису переоцінкі включаються и ті товари, Які раніше були Продані за готівку. При цьом матеріально Відповідальні особини створюють сумарні лишки товарів за рахунок різніць у цінах. 146 Такі корісліві зловжівання вікріваються путем проведення повторної інвентарізації зразу после переоцінкі товарів (до Відкриття магазину). У випадка проведення таких ЗАХОДІВ после Відкриття магазину оперативний
  6. Джерела та література
    «Архіпелаг ГУЛАГ ': Очима письменника і статистика / / Сторінки історії. Дайджест преси. Липень-грудень 1989 року. - Л., 1990. Дугін А. ГУЛАГ очима історика / / Союз. - 1990. - № 9. Изюмова Н. СТОН / / Сторінки історії. Дайджест преси. Липень-грудень 1988 р. - Л., 1989. Медведєв Р. Терор проти народу / / Ветеран. - 1988. - № 52. Ратавнін Ф. Архіпелаг Карлаг / / Співрозмовник. - 1989. - № 25. Солженіцин А.І.
  7. 5. Заходи примусового виконання. Порядок звернення стягнення на майно боржника.
    Опису, оголошення заборони на розпорядження майном, при необхідності - обмеження права користування майном, його вилучення або передача на зберігання. Опис майна боржника-організації здійснюється у присутності представників організації. Дії по опису майна оформляються актом опису й арешту майна. Арештоване майно підлягає вилученню для подальшої реалізації. Термін вилучення
  8.  5. Заходи примусового виконання. ПОРЯДОК ЗВЕРНЕННЯ СТЯГНЕННЯ НА МАЙНО БОРЖНИКА
      опису, оголошення заборони на розпорядження майном, при необхідності - обмеження права користування майном, його вилучення або передача на зберігання. Опис майна боржника-організації здійснюється у присутності представників організації. Дії по опису майна оформляються актом опису й арешту майна. Арештоване майно підлягає вилученню для подальшої реалізації. Термін вилучення
  9.  4. Заходи охорони спадкового майна
      опису спадкового майна і передачі його на зберігання спадкоємцям або іншим особам. Якщо в складі спадкової маси є майно, що потребує управління, нотаріальна контора призначає хранителя майна. Можливо і встановлення довірчого управління таким майном (наприклад, з боку душоприказника). Аналогічний порядок передбачений для випадків пред'явлення позову кредиторами
  10.  Державна символіка України
      описи. Державний Прапор України - стяг Із двох рівновелікіх горизонтальних смуг синього и жовтого кольорів. Великий Державний Герб України встановлюється з урахуванням малого Державного Герба України та герба Війська Запорізького законом, что пріймається не менше як двома третінамі від Конституційного складу Верховної Ради України. Головня елементом великого Державного
  11.  11. Класифікація органів виконавчої влади ви залежно від державного устрою, організаційних форм, характеру компетенції, порядку вирішення підвідомчих питань.
      архівне управління). До органів спеціальної компетенції відносяться органи міжгалузевої компетенції (наприклад Міністерство фінансів. Державний комітет статистики, 'Міністерство економіки та ін) По порядку організації органи виконавчої влади поділяються на створювані на основі закону (Кабінет Міністрів, міністерства) і створювані на основі інших нормативних актів ( відомства при Кабінеті
  12.  Архівні джерела 8.1.
      Державний архів Російської Федерації (ГА РФ) Ф.5847 Оп.2. Буд.65 Ф.4653 - А.В.Пешехонов Оп.1. Буд.46. Ф.1781. Оп.6. Д.12. Ф.1235 Оп.1. Д.9, 10,11. Ф.398 Оп.2. Д.64. Ф.406. Оп.6. Д.196. 8.2. Російський державний архів соціально-політичної історії (РГАСПИ) ф.274. Центральний комітет Партії соціалістів-революціонерів (есерів) за 1891-1923 рр.. Оп.1. Д.1, 5, 7, 9,
  13.  ДЕРРІДА
      архівному побажанню. Це - те, що пізніше ми назвемо архівної бідою ". Дерріда. Біда архівів
  14.  6. Вільне використання твору шляхом репродукування
      архівної справи, у навчальних, наукових чи інших освітніх цілях. У подібних цілях і на зазначених умовах можуть репродукувати правомірно опублікований твір бібліотеки та архіви для відновлення або заміни його втрачених або зіпсованих примірників. Ті ж установи має право репродукувати окремі статті і малооб'ємні твори, уривки з опублікованих письмових творів
  15.  Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів)
      архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. У номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і погоджує з відповідним державним нотаріальним архівом. Про
  16.  Список скорочень
      архівна комісія УЗКУ - Вчені записки Казанського університету ФЕ - Французький щорічник ЦІАГМ - Центральний історичний архів м. Москви ЦК ВКП (б) - Центральний комітет ВКП (б) ЦК КПРС - Центральний комітет
  17.  Список скорочень
      архівний інститут. МС - Морський збірник. ОВ - Осмнадцатий століття. Історичний збірник, що видається Петром Бартеневим. М., 1869. Кн. 1-4. 3 - Вітчизняні записки, журнал. ПНРІ - Пам'ятники нової російської історії. СПб., 1871-1873. Т. 1-3. РА - Російський архів, журнал. РВ - Російський вісник, журнал РГАДА - Російський державний архів давніх актів. РГИА - Російський державний
  18.  48. Культурні права людини і громадянина за Конституцією РФ
      архівним фондам, іншим зборам у всіх областях культурної діяльності); - на гуманітарне та художню освіту; - на власність в галузі культури (тобто останнє поширюється на що мають історико-культурне значення предмети, колекції та зібрання, будівлі та споруди, організації, установи, підприємства та інші об'єкти); - створювати громадські об'єднання