Адвокатура Росії / Адвокатура України / Адміністративне право Росії і зарубіжних країн / Адміністративне право України / Арбітражний процес / Бюджетна система / Цивільний процес / Цивільне право / Цивільне право Росії / Договірне право / Житлове право / Земельне право / Конституційне право / Криміналістика / Лісове право / Міжнародне право (шпаргалки) / Нотаріат / Оперативно-розшукова діяльність / Правова охорона тваринного світу (контрольні) / Правознавство / Правоохоронні органи / Підприємницьке право / Прокурорський нагляд в Україні / Судова бухгалтерія України / Судова психіатрія / Судова експертиза / Теорія держави і права / Транспортне право / Трудове право України / Кримінальне право Росії / Кримінальне право України / Кримінальний процес / Фінансове право / Господарське право України / Екологічне право (курсові) / Екологічне право (лекції) / Економічні злочини
ГоловнаПравоНотаріат → 
« Попередня
ОГЮА. Опорний конспект з нотаріату в Україні. 2011, 2011 - перейти до змісту підручника

Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів)


Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
У номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.
Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і погоджує з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складеної номенклатурі справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.
Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і погоджує з відповідним державним архівним установою
Якщо протягом року виникне необхідність в закладі справ (нарядів), що не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери.
Наприкінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якій зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумкова запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, приватний нотаріус.
Цей екземпляр номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.
Усі виконані документи групуються у справи (наряди).
На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину або про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими спожиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких отримує індекс, який відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і йому присвоюється номер, який відповідає порядковому номеру в цій книзі.
В спадкову справу підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.
Якщо спадкову справу не закінчене проведенням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.
Групувати у справи (наряди) слід документи одного діловодного року. У середині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документ-запиту.
Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.
Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.
Не допускається включення у справу (наряду) документів, які не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.
Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені проведенням до передачі їх до державного нотаріального архіву або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, які замикаються, і запобігають вплив на документи сонячний світла, пилу.
Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.
Вилучення і видача будь-яких документів з справ (нарядів), як правило, не дозволяється.
У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх проведенні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.
На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.
Закінчені проведенням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення терміну їх зберігання в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса повинні здаватися до державного нотаріального архіву для наступного зберігання і використання.
Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються.
При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею 30 Закону України "Про нотаріат", приватний нотаріус зобов'язаний в місячний термін передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від терміну їх зберігання.
У разі, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву виробляє постійно діюча експертна комісія, яка створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації в складі не менше 3-х осіб.
Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.
По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус робить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Листи справ нумеруються.
Наприкінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчувальній.
Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) НЕ підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.
Тема на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.
Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).
На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).
Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідченої написи.
Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнило або тушшю.
На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи.
Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.
Описи справ складаються в 4-х примірниках за встановленою формою.
Наприкінці опису робиться підсумковий запис, в якій вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опис, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.
Одночасно з підготовкою документів до зберігання упровадиться відбір документів, що підлягають знищенню.
Відбір документів для знищення оформляється актом.
У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду або знищення.
При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.
Згідно із затвердженими описами державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опис.
Знищення документів проводиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійне зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.
« Попередня
= Перейти до змісту підручника =
Інформація, релевантна" Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів) "
  1. Нотаріальне діловодство і звітність
    складання та оформлення службових документів; контроль виконання документів; складання номенклатури і формування справ. Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для
  2. Прийом, розгляд і реєстрація кореспонденції
    номенклатурою справ, в якій буде зберігатися
  3. Складання та оформлення службових документів
    складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Кожен вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок
  4. Нотаріальне діловодство і звітність
    складання та оформлення службових документів; контроль виконання документів; складання номенклатури і формування справ. Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для
  5. ЩОДО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ БЕЗПЕКИ ДОРОЖНЬОГО РУХУ
    складанні матеріалів з даної події. Якщо водій або будь-хто з пасажирів не має можливості бути присутнім при оформленні матеріалів, записати необхідні відомості про учасника події і дозволити йому виїхати. У протоколі огляду місця події робиться запис про причину відсутності водія, скріплювана підписами укладача протоколу та
  6. Тема 24. Адміністративно-правове забезпечення управління Митна справа
    номенклатури зовнішньо Економічної ДІЯЛЬНОСТІ; - боротьба з контрабандою и порушеннях Мітні правил, троянд гляд справ про Порушення Мітні правил; - Інші засоби проведення в життя мітної політики. Правовими основами управління Митна справа є Митний ко декс України, закони "Про Єдиний митний тариф", "Про Звільнення від обкладання мітом предметів, что вівозяться (пересілаються) Громадянам за
  7. Види і стадії адміністративного права
    оформлення рі-шень спеціальними процесуальними документами тощо) Виробництво по справах про адміністративні правопорушення з-варто з стадій: 1. Адміністративне розслідування. 2. Розгляд справи. 3. Перегляд постанови. 4. Виконання рішень. 2. Адміністративне розслідування складається з наступних ця-пов: 2. Порушення справи Підставою порушення справи є вчинення особою
  8. 2. «Так чи знаєте Ви, що таке Росія?»
    оформлення в XVIII в. дворянських прав і привілеїв створював умови для появи першого покоління бор-цов з цією системою. В єлизаветинське час вже народилися ті, хто пізніше став під знамена Пугачова. Література Алексєєв Ю.Г. Псковська судна грамота і її час . - Л., 1980. Алексєєв Ю.Г. «До Москві хочемо». Захід боярської республіки в Новгороді. - Л., 1991. Алексєєв Ю.Г. Государ всієї Русі. -
  9. 5 . Громадянська війна. Політика «воєнного комунізму» (1917-1921 рр..)
    оформлення політики «воєнного комунізму». Ці декрети різко обмежували приватника, вільний ринок і зобов'язували селян більшу частину врожаю зернових в обов'язковому порядку здавати державі. Продрозверстка стосувалася, насамперед, 1/3 селянських господарств (3 млн. середняків і близько 2 млн. куркулів), а переважна частина селянства (10 млн. сімей бідноти) від неї не залежала. Взяття хліба у
  10.  Юрій Володимирович Андропов (1914-1984)
      номенклатура постаралася взяти реванш і черговим «хазяїном» країни став К. У. Черненко. Ставлення до Андропову в різних шарах суспільства залишається неоднозначним. У масовій свідомості він залишився керівником, який активно почав боротьбу з розкраданнями, за зміцнення законності і порядку. Правоохоронні органи з ностальгією згадують цей період, так як він дав можливість дістатися до