Головна
ГоловнаІсторіяАрхівознавство → 
« Попередня Наступна »
Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005 - перейти до змісту підручника

Аналітично-синтетична обробка ретроспективної документної інформації

Для того щоб первинну інформацію можна було легко і швидко відшукати в архіві, вона піддається аналітико-синтетич-чеський обробці, тобто стисненню, згортанню, узагальненню, в результаті чого з'являється вторинна документная інформація архівів - опис.

У більш вузькому сенсі слова опис - це розкриття складу та змісту документів кожної справи для забезпечення швидкого пошуку і використання документів.

Опис справ полягає у виявленні інформаційних характеристик і в письмовому позначенні цих характеристик на обкладинці справ або картках. 6.2.1.

Опис документів і справ в архівах установи та державних архівах

Опис починається в діловодстві установ і проводиться безпосередньо на обкладинках справ на початку діловодного року. Воно являє собою прогностичний список тих документів, які будуть сформовані у справи. В архівах установи та державних архівах опис провадиться, якщо надійшли справи, описані незадовільно або зовсім не описані.

При обробці значного комплексу документів опис р архівах проводиться на картках, що допомагає не тільки оперативно виправляти неточності, але й полегшує надалі класифікацію справ усередині архівного фонду.

На обкладинках і картках вказуються однакові і в єдиній послідовності інформаційні характеристики документів і справ.

Інформаційні характеристики документів і справ. Інформаційними характеристиками кожної справи є:

назва установи із зазначенням вищого відомства;

назва структурної частини (функції, галузі);

індекс справи за номенклатурою;

заголовок справи;

анотація;

крайні дати документів справи; кількість аркушів; архівний шифр.

Назва установи є в той же час і назвою фонду. Дається повне найменування установи із зазначенням відомства, в систему якого воно входить. Зазвичай, якщо є офіційно прийняте скорочене найменування, воно дається в дужках після повного найменування установи.

Якщо назва установи змінювалося або справа з однієї установи передавалося в інше, то на обкладинці вказується остання назва.

Назва структурної частини допомагає швидко і правильно провести класифікацію справ усередині архівного фонду.

Якщо установа не мала структури, то вказуються функції або галузі діяльності цієї установи, наприклад «керівництво» і т.д.

Індекс справи за номенклатурою полегшує систематизацію справ усередині архівного фонду, показує ступінь збереження і повноти матеріалів.

Заголовок справи є найважливішою характеристикою опису Справи, яка розкриває склад і зміст його документів.

Анотація документів - це короткий виклад змісту Документу, а також коротка характеристика найбільш цінних документів, зміст та особливості яких не охоплюються заголовками справи.

Крайні дати визначаються по датах закладу і закінчення Справи в діловодстві. Слід враховувати, що справи можуть починатися або закінчуватися документами вхідними, вихідними Або внутрішніми. На кожному документі, як правило, буває

кілька дат: складання, підписання, вихідні або вхідні реєстрації.

В якості крайніх дат для документів входять прийняті дати вхідної реєстрації, для вихідних і внутрішніх - дати складання або підписання документів.

Особливу увагу слід звернути на датування декретів і законів, планів і звітів, книг та копій документів.

Для декретів, законів, указів, постанов, наказів крайніми датами є дати підписання або затвердження. Якщо вони не датовані, то дата визначається моментом опублікування або вступу документа в силу.

Для планів, звітів, кошторисів крайніми датами є дати, на які або за які вони складені, а не дати складання чи підписання. Такі дати досить вказати тільки в заголовку, що не вказуючи крайніх дат.

Для книг (касових, обліку, реєстрації) крайні дати визначаються першої та останньої записами.

Для копій документів крайніми датами є дати їх виготовлення, а не дати оригіналів.

Е1А практиці зустрічаються випадки, коли справа була розпочата в одній установі, а потім передано в інше. Особливо це типово для судових справ. У цих випадках вказуються здать:

дата закладу в першому закладі;

дата надходження в іншу установу;

дата закінчення справи в другому установі.

ЕГервие дві дати в таких випадках позначаються у вигляді дробу.

Кількість листів проставляється з метою збереження документів справи.

Архівний шифр - це умовне позначення місця зберігання справи: назва архіву, № фонду, № опису, № справи за описом.

З перерахованих інформаційних характеристик більш детально розглянемо найважливіші з них - заголовок і анотацію.

Заголовок повинен бути коротким, точним і літературнограмотним. Е1е слід механічно переносити в заголовки з текстів документів архаїчні вирази, не можна також модернізувати заголовок, замінюючи історичні поняття сучасними термінами.

Заголовки бувають трьох типів: прості, узагальнені і складні.

Простий заголовок складається з розташованих в певній послідовності наступних елементів:

вид справи, вид або різновид документів (вид справи: справа, матеріали, листування та ін; вид документів: протоколи, плани тощо);

автор (дає можливість усвідомити сенс і ступінь достовірності фактів, визначити сутність змісту документів);

кореспондент (вказує на ті установи та особи, з якими був пов'язаний у своїй діяльності фондоутворювача);

предмет або питання (відбиває зміст документів справи, має велике значення і його треба чітко і ясно формулювати);

територія (вказує на територію, про яку йдеться в документах, або на територію, на якій були створені документи, або на територію, з установами або особами якою листувався фондообразователей);

час (подій або складання документів); формальні ознаки (справжність або копійность).

Розглянуті елементи заголовка одночасно всі разом ніколи не застосовуються. Їх набір залежить від складу і змісту документів справи. Документи у справу підбираються на основі ознак закладу: предметного, номінального, авторського, кореспондентського, географічного, хронологічного, а також формальних ознак справжності та копийности.

Якщо в діловодстві правильно були сформовані справи за ознаками їхнього закладу, то не представляє праці скласти заголовок, з найбільшою повнотою відображає склад і зміст документів цієї справи.

Протоколи, накази, циркуляри та інші організаційно-розпорядчі документи в діловодстві формуються за номінальним, авторському, іноді предметно-питально, а також хронологічним ознаками. Відповідно заголовки будуть містити зазначення виду документів, назва автора і дату, а також буде вказаний формальна ознака справжності або копийности. У тому випадку, якщо при формуванні був використаний предметно-питальний ознака або заголовок складений на окремий документ, тоді в заголовку буде вказано зміст документів. Наприклад:

Протоколи № 1-15 засідань колегії Міністерства економіки Російської Федерації за січень - липень 1996 Оригінали.

Накази ректора РГГУно особовому складу за 1997 р. Оригінали. Циркуляри Управління Можайской повітової робітничо-селянської міліції про внесення в основний оклад міліціонерів самогонної премії за березень 1926 Копії.

Плани та звіти також описуються із зазначенням автора, іноді змісту, і часу - періоду складання документа. Наприклад: План роботи колегії Міністерства загальної та професійної освіти Російської Федерації на 1996 р.

Звіти про роботу секції ВО політкаторжан і засланців з вивчення декабристів і їх часу за 1924 р.

Відомості, відомості, зведення, довідки, таблиці та інша інформаційно-аналітична документація описується із зазначенням в заголовку автора, змісту, території і часу. У деяких випадках вказівки автора і території можна опустити, що залежить від складу і змісту самих документів. Наприклад:

Відомості про становище військовослужбовців Червоної Армії в німецьке полоні, про діяльність іспанської «Блакитної дивізії» за 1940-1942 рр..

Відомості на видачу заробітної плати професорсько-викладацькому складу РДГУ за січень-червень 1994

Зведення задоволених і відхилених клопотань про прийняття до громадянства СРСР за 1925-1927 г .

Найскладнішим при складанні заголовків є визначення характеру справи за складом документів. Іноді у справі зібрані різні види документів, і необхідно, в першу чергу визначити вид справи: матеріали, справа, листування.

Поняття матеріали застосовується тоді, коли описується комплекс, що складається з документів різних видів і не пов'язаних між собою послідовністю діловодства. Їх, як правило, об'єднує питання, зміст. Наприклад:

Матеріали про організацію виставок радянської літератури в Лондоні, Парижі, Харбіні, Нью-Йорку в 1925 р. (положення, протоколи, доповідні записки).

Поняття матеріали застосовується і в тих випадках, коли позначаються документи-додатки до будь-якого документу. Наприклад:

Протоколи засідань Комітету з присудження міжнародних премій за 1991 р. (оригінали) і матеріали до них (стенограми, уявлення, листування).

При описі матеріалів після вказівки всіх елементів заголовка в круглих дужках за значимістю перераховуються основні види документів, включених у справу.

Поняття справу застосовується при описі особистих справ, коли вказуються тільки прізвище, ім'я та по батькові, а також при описі справ, в яких документи різних видів пов'язані єдністю питання і послідовністю діловодного розгляду. Як правило, це судові, слідчі або з розгляду спорів справи. Наприклад:

Справа про авторське право спадкоємців НА. Римського-Корсакова.

Слідча справа про Ігнатія, митрополита Крутітском, і Кіріане, архімандриті Суздальського Спасо-Ефім'его монастиря, звинувачених у вчиненні честі та різних послуг черниці Єлені, колишньої цариці Євдокії, під час ув'язнення її в Суздальському Покровському дівочому монастирі . З: Описи документів і справ, що зберігаються в архіві Св. Синоду. Т. 1. С. 81.

Поняття листування застосовується до комплексу документів, що є запитами та відповідями, що виникають в процесі взаємодії кількох установ. У заголовку вказується лише кореспондент і зміст. Наприклад:

Листування з ЦВК СРСР, НК РКП СРСР, секретаріатом І. В. Сталіна, Головліту про переведення та популяризації національної літератури, про вилучення книг з друку.

Для особистого листування доречно вказати і автора. Наприклад: Листування Ю. С. Нечаєва-Мальцева з І. В. Цвєтаєвих і В. Д. Полєновим про архітектурному оздобленні та розпису залів Музею витончений-вих мистецтв художниками В. Д.Поленовим, В.М.Васнецова, д А. Сєровим , П. В. Жуковським.

Після того як визначено характер справи, складається заголовок йз певних елементів, що випливають з ознак закладу справ. Нижче наведена приблизна схема розташування заголовка. Постанови

Накази

Протоколи [№ - №] * - автор - [зміст] - час Справжність, копійность Рішення

Циркуляри автор - [зміст] - час Справжність, копійность Плани

Звіти автор - [зміст] - час Відомості

Відомості

Зведення

Довідки

Таблиці [автор] - зміст - [територія] - час Справа автор (ім'я, по батькові, прізвище) - зміст - [територія] - [час] Матеріали [ автор] - зміст - [територія] - [час] (види й різновиди документів) Листування кореспондент - зміст * Елемент заголовка - можливий, але не обов'язковий.

Прості заголовки найбільш повно відображають порядок формування документів у справи. Вони є основою складання узагальнених, складних і типових заголовків.

Складання узагальнених заголовків рекомендується тоді, коли справи були сформовані таким чином, що в них увійшли документи різних авторів, різних кореспондентів, різного змісту і т.

д.

Основними умовами освіти узагальнених заголовків є, по-перше, узагальнення окремих елементів заголовка, тобто узагальнення авторів, кореспондентів, змісту і т.д. Наприклад:

 У справі міститься листування з Можайським Уіком про організацію курсів з ліквідації неписьменності і листування з Можайським УОНО про роботу шкіл повіту. 

 Архівознавство 

 Правильно узагальнений заголовок буде звучати так: 

 Листування з Можайським Уіком і Можайським УОНО про організацію курсів з ліквідації неписьменності і роботі шкіл повіту. 

 По-друге, в узагальнених заголовках при наявності великої кількості авторів або кореспондентів, питань і географічних понять можлива заміна ряду понять одним родовим поняттям. Наприклад: 

 У справі містяться протоколи засідань колегії Міністерства загальної та професійної освіти Російської Федерації і протоколи засідань Вчених рад РДГУ, МДУ та інших університетів за 1997 р. Документи справжні і копії. 

 Правильно складений заголовок буде звучати так: 

 Протоколи засідань колегії Міністерства загальної та професійної освіти Російської Федерації і вчених рад університетів за 1997 р. Оригінали і копії. 

 У цьому заголовку видові поняття - вузи - були зведені до однорідного поняттю. Складніше йде справа з узагальненням змісту. При узагальненні змісту зайво докладний заголовок таки краще зайво схематичного. Слід уникати заголовків типу «Різні паперу з різних питань» (краще «загальні матеріали, листування з організаційних питань, матеріали до керівництва» і т.п.). 

 Складні заголовки складаються в тому випадку, коли справа складається з легко виділяються окремих груп документів або було сформовано без жодного врахування ознак закладу справ. При цьому на одну групу документів можна скласти простий заголовок, на іншу - узагальнений. 

 Складний заголовок складається шляхом поєднання: 1)

 простих заголовків, наприклад: 

 Протоколи нарад при Управлінні справами РНК СРСР з питання постановки секретного діловодства за 1932 р. (оригінали) і акти обстеження стану секретного діловодства в апараті РНК СРСР і СТО СРСР за 1927-1936 рр..; 2)

 простого і узагальненого заголовків, наприклад: 

 Протоколи засідань Міністерства охорони здоров'я СРСР за 

 1938 (оригінали), листування з іноземними вченими, фірмами та медичними установами про взаємний обмін науковою інформацією; 3)

 узагальнених заголовків, наприклад: 

 Протоколи засідань виборчих комісій округів м. Москви за листопад-грудень 1997р. (Копії), листування з виборчими комісіями про проведення виборів в Міську Думу. 

 Для однорідних справ з метою полегшення і досягнення єдності (уніфікації) їх опису розробляються типові заголовки. 

 У типовій заголовок входять елементи, притаманні великій групі однорідних справ: види документів або справ і автор, види Доку 'центів або справ і кореспондент, види документів або справ і зміст ит. д., наприклад: 

 Протоколи засідань колегії Міністерства ... за ... рік. Оригінали, копії. 

 До цієї типової частини треба буде тільки додати конкретну назву міністерства, проставити рік і вказати справжність або копійность документа. 

 Для полегшення роботи над документами фонду складається перелік типових заголовків. 

 Прості і, тим більше, узагальнені і складні заголовки не завжди можуть розкрити зміст окремих, найбільш важливих документів справи. Це здійснюється за допомогою анотації. 

 Анотує документи, які містять відомості про найбільш видатні події, факти і діячів, а також відозви, листівки, прокламації, брошури, карти, креслення, що входять до справи. 

 Таким чином, анотує документи, які можуть служити предметом самостійного пошуку. 

 Анотація складається в трьох варіантах: 1)

 анотація, що представляє собою заголовок окремого документа, наприклад: 

 Лист К. Е. Ціолковського про конструювання металевого дирижабля. Л. 17-18; 2)

 анотація, складова на кілька однорідних документів, наприклад: 

 Відозви про заготівлю продовольства для Поволжя. Л. 14-21; 3)

 анотація, що містить короткий опис змісту документа, наприклад: 

 У списку сімей червоноармійців, які не отримали картки «Червона зірка», містяться відомості про склад сімей. Л. 45. 

 Наприкінці анотації обов'язково вказуються номери аркушів документів, на які складена анотація. 

 Анотація розміщується за заголовком справи з нового рядка на обкладинці (картці) або на окремому аркуші, який вкладається між обкладинкою і першою листом справи. 

 Цінність документної інформації. Ступінь подробиці наукового опису документів і справ залежить від цінності документної інформації, її унікальності. Справи, які містять цінні історичні джерела, описуються максимально детально, з анотуванням окремих документів. На особливо цінні, унікальні справи складається внутрішня документная опис. 

 Питання про цінності інформацією джерел, звичайно, складно вирішити однозначно. Один з підходів до вирішення був розроблений в 1960-1970-і рр.., Коли було введено категорірованіе фондів установ, тобто поділу їх на категорії (1, 2, 3) залежно від місця установи-фондоутворювача в системі державного управління: 1 -

 я категорія - вищі і центральні органи влади, управління, суди та ін; 2 -

 я категорія - установи середньої ланки (крайові, обласні, губернські та ін); 3 -

 я категорія - місцеві низові установи (районні, волосні, сільські, селищні та ін.) 

 До фондів 1-ї категорії складалися найбільш докладні довідники. 6.2.2.

 « Попередня  Наступна »
 = Перейти до змісту підручника =
 Інформація, релевантна "Аналітично-синтетична обробка ретроспективної документної інформації"
  1.  Основи архівної евристики
      ретроспективної документної інформації з метою ефективного використання документальних багатств архівів в інтересах суспільства та історичної науки, а також основні прийоми атрибуції документів. Основним завданням архівної евристики є пошук документної інформації какдля установ, підприємств і організацій, так і для дослідницької роботи фахівців з виявлення в архівах, бібліотеках
  2.  Ключові терміни
      обробка інформації 196 Соціальне навчання 178 соціальне порівняння 182 теорія запланованого поведінки 192 тривіалізація 206 установки (аттітюди) 174 евристична обробка інформації
  3.  РЕЗЮМЕ
      обробки текстової інформації. Автоматизовані системи швидкого пошуку та видачі інформації створюються для зберігання великої кількості різних документів і полегшення користування ними. Комплексна автоматизована обробка інформації передбачає об'єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням новітньої технології, методології і різних процедур по
  4.  Технічний / допоміжний персонал
      обробку, зберігання (секретар, кур'єр і
  5.  Динамічний підхід.
      ретроспективний і перспективний
  6.  Глава 9 Асиметрія можливості ретроспективних і перспективних висловлювань. Пояснення минулого і передбачення майбутнього. Механіцизм VERSUS технології.
      ретроспективних і перспективних висловлювань. Пояснення минулого і передбачення майбутнього. Механіцизм VERSUS
  7.  Маркетингу архівах
      обробки); цифрова обробка аудіовізуальної документної інформації (реставрація фотозображень і фонозапісей і застосуванням ЕОМ та інші послуги). При укладанні ліцензійного договору з користувача стягується плата за передачу права користування архівними документами, яка включає витрати на експертизу заявок, на укладення ліцензійного договору, витрати
  8.  Резюме за даними психологічного обстеження.
      аналітико-синтетичних функцій, абстрагування; бідність загальноінтелектуального багажу; незавершеність інтеріоризації соціальних регламентуючих норм), а також вольових (бідність і недостатня ієрархизація мотиваційної сфери при високій актуальності комунікативного мотиву, відомості, сугестивності), що в момент здійснення протиправних дій сприяло порушенню
  9.  Принцип ієрархічної організації
      обробки інформації мозком (М.М. Амосов, Н. А. Бернштейн, Г. Уолтер, У.Р. Ешбі). Досягнення повної мети рівноцінно досягненню сукупності підцілей [37, 47, 55]. "... В кожній складній системі можна виділити керуючі та робочі поверхи" [5, с.
  10.  § 4. Що таке соціальне моделювання?
      ретроспективне і перспективне. Ретроспективне моделювання «відновлює?> Конкретні події, що відбулися в минулому, оповідаючи досліднику про те,« як було ». До них, наприклад, можуть ставитися історичні художні фільми, вистави, книги, що розповідають про минулі події. Перспективне моделювання дозволяє створювати моделі майбутніх подій і станів. Завдяки