Система науково-довідкового апарату до архівних документів

Система науково-довідкового апарату (СНСА) до документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників про склад і зміст архівних документів, що створюються на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів і архівної інформації з метою ефективного використання.

Класифікація архівної документації. Проблема класифікації архівної документарної інформації - це стрижнева проблема сучасної організації архівної інформаційного простору. Тому в даний час ведеться робота по створенню галузевого класифікатора архівної документарної інформації.

Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів являє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідною документної інформацією. Документний інформація - це відомості, різні дані, що містяться в документі.

У практиці інформаційної роботи архівні документи, що є першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, отримали назву носіїв первинної документної інформації.

Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів і кодів, називаються інформацією про інформацію, або вторинної документної інформацією.

Архівні довідники, що містять вторинну документную інформацію, і самі документи, що несуть первинну документную інформацію, в сукупності складають архівну інформаційну середу.

Все архівні довідники, що описують документную інформацію, діляться на обов'язкові та додаткові. Обов'язкові довідники існують у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи та архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.

Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично (що надійшли на постійне зберігання діловодних картотеки, картотеки та переліки документів, виявлених для публікації). До додаткових довідників відносяться покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги.

Принципи побудови системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є: 1)

взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документную інформацію на різних рівнях; 2)

неповторяемость і недублірованность інформації різних видів довідників, 3)

спадкоємність НСА відомчих, державних і муніципальних архівів.

Перші два принципи необхідно дотримуватися для того, щоб зробити пошук більш ефективним і уникати витрат праці архівіста на дублювання інформації.

Якщо опис і каталогізація фонду проведені відповідно до принципу взаємозв'язку і взаємодоповнюваності інформації, дослідник, ознайомившись з описом фонду та виписавши з неї номери одиниць зберігання по цікавить його темі, звертається потім до відповідного розділу каталогу для більш поглибленого пошуку. У каталозі він знаходить не тільки назви одиниць зберігання, а й заголовки документів і більш детальну інформацію з вказівкою на аркуші одиниці зберігання, на яких цю інформацію можна знайти.

Третій принцип дуже важливий для організації пошукової роботи. Він означає, що до створення всіх типів довідників у відомчих, державних і муніципальних архівах застосовуються єдині вимоги і єдині методи. Так, описи справ складаються ще в діловодстві установ під контролем відомчого архіву. Зведені описи (річні розділи) описів справ постійного зберігання відомчого архіву обов'язково затверджуються ЕПК державного архіву і зберігаються в державному архіві як контрольні екземпляри до передачі справ на постійне зберігання. Такий же контроль повинен здійснюватися за складом відомчих картотек та інших довідників. Всі елементи опису, всі допоміжні елементи довідкового апарату до опису повинні знаходитися в суворій відповідності з основними правилами роботи відомчих і державних архівів.

Структура системи НСА. Система НСА структурно поділяється на вертикальний і горизонтальний рівні. Горизонтальний рівень системи заснований на функціональному розходженні довідників. За функціями довідники системи НСА поділяються:

на довідники з обліку;

довідники з розкриття змісту документів (інфор-маційно-пошукові системи).

Вертикальний рівень системи заснований на ієрархії класів довідників до наступних комплексам архівних документів:

АФ РФ в цілому; мережі архівів; архіву; фонду;

справі або окремим документом.

Відповідно з таким поділом можна назвати найбільш поширені довідники та довідкові комплекси до архівних документів. 1.

АФ РФ:

Центральний фондовий каталог Росархіву і розробляється раніше на його основі автоматизована система НТІ;

довідник «Державні архіви СРСР» . - Ч. 1-2. - М., 1989;

довідник «Документи ГАФ СРСР в бібліотеках, музеях та науково-галузевих архівах». - М., 1991;

покажчик «Особисті архівні фонди в державних сховищах СРСР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.

Група архівів окремого регіону:

фондовий каталог суб'єкта Російської Федерації або муніципального освіти;

путівник «Центральні архіви Москви». - Вип. 1 - 3. - М., 1999; Вип. 4. - М., 2000. 3.

Архів:

путівник або короткий довідник;

книга надходжень;

список фондів;

листи фондів;

опису;

каталоги;

тематичні огляди;

покажчики;

паспорт архіву. 4.

Фонд: лист фонду; опис;

огляд фонду;

каталоги;

покажчики; 5.

Окрема справа або окремий документ: тематичні путівники;

каталоги;

покажчики;

огляди фондові та тематичні; внутрішній опис справи; анотація;

засвідчувальний напис.

У практичній роботі всі довідники в результаті їх класифікації за рівнями документів отримали назви:

міжархівних (на рівні АФ РФ і його частини);

внутріархівние і межфондовие (на рівні фондів або їх частин);

внутріфондовие (на рівні фонду або його частини).

Докладний перелік довідкового апарату кожного федерального архіву Росії з зазначеним групам (внутріархівние, межфондовие, внутріфондовие довідники) дається у довіднику «Федеральні архіви Росії та їх науково-довідковий апарат», опублікованому в 1994 р.

Пе рспектіви розвитку СНСА. Розробка перспектив подальшого оптимального розвитку системи НСА спирається на вирішення таких основних проблем. 1.

Оптимізація системи НСА АФ РФ в цілому як підсистеми в загальнодержавній системі науково-технічної інформації (НТІ). 2.

Оптимізація окремих підсистем і елементів системи НСА АФ РФ на різних рівнях організації документів: архів - фонд - справа - документ - це рівні «входу» в систему НСА; а також оптимізація системи НСА кожного архіву. 3.

Всебічне забезпечення наступності НСА державних архівів та архівів установ. 4.

Подальше вдосконалення методики створення окремих типів довідників з урахуванням їх взаємодії і взаємодоповнюваності в системі НСА архіву.

Система НСА повинна будуватися на основі єдності методів обліку і опису документів і на єдиному нормативно-методи-зації забезпеченні, що визначають наступні вимоги, що пред'являються до неї: 1)

задовольняти всі потреби суспільства в ретроспективній інформації по мірі виникнення і надходження запитів в архіви; 2)

орієнтуватися в основному на тематичний пошук інформації, 3)

бути універсальною, тобто охоплювати всю сукупність документів АФ РФ (текстових, КФФД, технічних тощо), незалежно від способу закріплення інформації; 4)

мати єдину методику складання всіх типів і видів довідників; 5)

відрізнятися взаємозв'язком, взаємодоповнюваністю довідників; 6)

розвиватися з урахуванням подальших перспектив застосування новітніх досягнень науки і техніки, тобто автоматизованого введення і пошуку інформації.

Виходячи з цих вимог, основу системи НСА має становити «подвійне єдність»:

єдність організації документів, яке досягається єдністю науково-методичних основ класифікації документів (єдина система НСА закріплює організацію документів та їх облік по одиницях зберігання, фондам, комплексам фондів, архівів);

єдність опису документів, яке досягається єдністю методики складання довідників.

В даний час створення та удосконалення НСА у кожному архіві відбувається диференційовано. Це означає, що архівісти по-різному підходять до створення і удосконалення довідників до фондів різної інформативності.

Залежно від інформативності архівні фонди поділяють на три категорії. Під категорією архівного фонду при цьому розуміють різну ступінь інформативності матеріалів цього фонду. Так, до значущих, багатоаспектним за змістом і великим фондам, до яких часто звертаються дослідники, створюються складні, високоякісні види архівних довідників, що відрізняються глибиною і деталізацією відомостей про зміст документів. Такі довідники створюються до фондів I

категорії.

Більш спрощений НСА створюється до фондів II і III категорій. 6.2.

Інформація, релевантна " Система науково-довідкового апарату до архівних документів "

1. Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005
   
   
2. Архівні путівники
   систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів. Він може включати інформацію про всі архівні установи, музеях, бібліотеках та інших архівосховищах, що здійснюють постійне зберігання документів АФ РФ, окремих суб'єктів Російської Федерації або її регіонів. Об'єктом опису в путівнику по архівах виступає архів або будь-яке з перерахованих вище
   
3. Напрямки використання архівних документів
   наукові, культурні, навчальні установи, засоби масової інформації, недержавні об'єднання, підприємства , фірми, в тому числі громадські організації, а також громадяни. Коло користувачів відомчого та недержавного архіву організації, фірми, суб'єкти Федерації, як правило, вже. Використання документів - складна і відповідальна робота, яка вимагає високого
   
4. Довідковий апарат до путівника
   систематизації, даючи конкретну і наочну інформацію про структуру опису комплексу документів в цілому. Передмова включає загальні відомості з історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом і змістом документів та побудові довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг і профіль.
   
5. Основи архівної евристики
   системи державних і відомчих сховищ певного профілю архівів установ; 3) існування системи облікового і науково-довідкового апарату державних архівів. Кожному, хто працює в архіві, необхідне знання методики пошуку інформації за архівними довідниками. Основними етапами пошуку документів є: 1) встановлення фондообразователей, в діяльності
   
6. Список джерел та літератури
   системи науково-довідкового апарату до документів державних архівів. - М., 1981. Відбір на державне зберігання управлінських документів, що утворюються в діяльності недержавних організацій (нових економічних господарських структур): Методичні рекомендації. - М., 1997. Віднесення організацій і підприємств нового типу до числа джерел комплектування державних
   
7. Робота з персоналом
   систематизацію, зберігання і використання документів. Ру-Кваліфікаційний довідник посад службовців. - М., 2001. - С. 37-38. ководіт роботою по складанню довідкового апарату, що полегшує облік і використання архівних документів. Надає методичну допомогу в пошуку необхідних документів. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування,
   
8. Нотаріальні архіви
     науково-довідковий апарат; проводить експертизу цінності документів, які знаходяться в архіві; здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну та практичну допомогу тощо. Крім того, державні нотаріальні архіви можуть і вчиняти нотаріальні дії. Це - видача дублікатів і засвідчення вірності копій і виписок з документів,
   
9. Додаткові довідники системи НСА
     системи НСА - покажчики, тематичні картотеки та переліки документів і справ, анотовані реєстри описів. Покажчик - архівний довідник, що представляє собою алфавітний, систематичний або складений з якого-небудь іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів, що згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів. Основними видами покажчиків
   
10. Огляди документів та інші архівні довідники
      систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках источниковедческим аналізом цих документів. Комплекси документів, відомості про яких включаються в огляд, можуть бути пов'язані між собою єдністю походження (фондовій приналежністю) або єдністю змісту (тематикою). Залежно від цього розрізняють два
    
11. Архівні описи
      систематизації усередині фонду й обліку справ. Архівний опис виконує три найважливіші функції: інформаційну (розкриває склад і зміст документів), облікову (забезпечує облік справ), класифікаційну (закріплює систематизацію справ усередині фонду). Інформаційна функція опису реалізується в процесі опису кожної справи на картках при складанні такого важливого елемента, як заголовок
    
12. Цілі використання архівних документів
      наукові; культурно-просвітницькі; соціально-правові (забезпечення прав громадян). Використання документів в управлінських цілях передбачає інформаційне забезпечення роботи даного відомства чи організації, рішення за допомогою архівних документів питань, що виникають у його діяльності, підвищення ефективності управління. Наприклад, звернення до архівних документів необхідно
    
13. Поняття «архівний документ» і «архів»
      систематизація »документів і справ. Класифікація - це вироблення наукових основ (ознак) організації комплексів документів, встановлення логічних та історичних зв'язків між ними. Систематизація - фізична організація та впорядкування документальних комплексів на основі схеми класифікації документів. Організація документів і справ у сучасному розумінні передбачає єдність двох