| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
Складання облікових документів в архіві |
||
|
Внутрішні облікові документи. Ці документи є основою для всіх зведених форм: якщо первинні форми складені недбало, неточні або просто загублені за якийсь період, то ніякої зведеної статистики отримати не вдасться. Як видно з табл. 6, основний «кістяк» внутрішніх облікових документів у державних архівах і архівах установ збігається. До них відносяться: книга надходжень, список фондів, лист фонду, архівний опис, справа фонду. Крім того, при необхідності і залежно від складу документів можуть також вестися окремі описи страхового фонду, реєстри описів, картки та книги обліку руху фондів, книги обліку документів, переданих в інші архіви, книги обліку фондів і справ, виділених до Знищенню, паспорта фондів та ін полистного облік документів здійснюється на основі внутрішніх описів та листа-завер-теля справи. Призначення названих вище облікових форм практично ідентично різних сховищах, але в їх віданні спостерігається специфіка залежно від виду архіву. Наприклад, у відомчому архіві є Книга обліку надходження та вибуття, оскільки в цьому фонді зберігаються Документи тимчасового і постійного зберігання, а також документи по Особовому складу. До державного же архів надходять тільки документи постійного зберігання, тому в ньому ведеться книга обліку надходжень. Спробуємо розібратися в цьому різноманітті облікових документів. Книга надходжень призначена для первинного обліку вступників в архів документів. З її допомогою можна дізнатися звідки, коли, в якому стані і в якій кількості отримані документи для архіву. Можна встановити надходження в архів фондів і справ за будь-який період часу. Книга надходжень допомагає правильно розкрити динаміку зростання архівних фондів за певний відрізок часу. У книгу надходжень у хронологічній послідовності заносяться всі надходження незалежно від того, є надходження первинним або вторинним. При веденні книги необхідно звернути увагу на наступні моменти: здавач-фондо-тримач може не збігатися з фондообразователем, в такому випадку слід вказати їх обох. Необхідно охарактеризувати склад і стан документів, а також роки. Якщо надійшла розсип, то необхідно її зважити. Склад документів вказується на підставі здавальної опису, а якщо її немає, то на підставі хоча б приблизного знайомства з документами надходження. Список фондів являє собою перелік найменувань архівних фондів у порядку їх номерів, які вони отримують по мірі надходження. Вказується офіційно прийнята назва установи-фондоутворювача і офіційно прийняте скорочена назва. Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то вказується його останнє найменування. Елавная мета списку фондів - закріпити за кожним фондом свій унікальний номер. Номер присвоюється фонду один раз, як ім'я людині, але на відміну від людського його не можна змінити. При вибутті фонду з архіву «звільнився» номер не може бути присвоєний іншому фонду, так як колишній номер міг увійти в науковий обіг. Лист фонду включає відомості про назву з усіма його перейменуваннями і номері архівного фонду, кількості, хронологічних межах і складі документів фонду та наявності описів. Лист фонду розкриває і динаміку змін складу та стану фонду. Це здійснюється на основі записів про надходження та вибуття документів. Лист фонду складається з трьох основних розділів: 1) відомості про перейменування фондоутворювача; 2) відомості про місцезнаходження фонду та його номері; 3) відомості про рух (надходження та вибуття) документів фонду. Відомості про рух документів наводяться окремо для описаних і неописаних документів (розсипи). При обліку розсипи може бути зазначено кількість справ, документів або листів; при обліку описаних матеріалів - тільки кількість одиниць зберігання. По листу фонду присвоюється номер кожного опису. Якщо матеріали небудь опису вибувають з архіву, то її номер не присвоюється інший опису. Архівний опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічно і сумарний облік (шляхом додавання даних підсумкових записів всіх описів фонду). Справа фонду - комплекс документів, що відображають історію архівного фонду. У справу фонду включається історична довідка про фондообразо-Вателе; схема систематизації справ фонду; робоча інструкція з обробки фонду; акти про прийом документів; акти про виділення документів до знищення; акти перевірки наявності та стану документів; акти про невиправному пошкодженні документів; копії характеристик фонду, складені для путівника; довідка про використання матеріалів фонду та ін Таким чином, зі справи фонду можна отримати такі відомості: про дату створення установи; підпорядкованості; функціях; реорганізації; умовах зберігання матеріалів; видах науково-технічної обробки матеріалів. Кожній справі фонду присвоюється номер фонду та його назву. Справи фондів зберігаються в порядку їх номерів. Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача і про зміну в науково-спра-вочная апараті фонду включаються в справу тільки після фіксації цих змін у списку фондів, в описах, реєстрі описів. Всі документи, що знаходяться в справі фонду, повинні бути підшиті та пронумеровані; на них складається внутрішній опис. Документи централізованого державного обліку. Документи централізованого державного обліку складаються на основі підсумовування даних, витягнутих з документів внутрішнього обліку. Основним документом централізованого обліку в державному архіві і архіві установи є паспорт архіву організації, який складається архівами установ залежно від складу документів (на управлінську, КФД і НТД). У нього включаються дані про умови зберігання документів, кількості одиниць зберігання та забезпеченості кадрами відомчого архіву на 1 грудня кожного року. Сумарний паспорт федеральних архівів Російської Федерації Сумарний паспорт федеральних музеїв і бібліотек Російської Федерації
Орган управління архівною справою суб'єкта Російської Федерації Сумарний паспорт державних архівів суб'єкта Російської Федерації (1 раз на три роки) Сумарний паспорт районних та міських державних архівів суб'єкта Російської Федерації (1 раз на три роки)
Паспорт федерального архіву , музею або бібліотеки (1 раз на три роки)
Державні архіви, музеї чи бібліотеки суб'єктів Федерації Паспорт державного архіву, музею або бібліотеки на 1 січня кожного року (не рідше 1 разу на три роки)
. Рух документів централізованого обліку Сумарний Центральний фондовий паспорт каталог (ЦФК) Федеральної державних архівної служби архівів суб'єктів Російської Федерації Сумарний паспорт державних музеїв і бібліотек суб'єктів Російської Федерації
Сумарний паспорт музеїв і бібліотек суб'єкта Російської Федерації (1 раз на три роки) Фондовий каталог (ФК) суб'єкта Федерації (щорічно) Відомості про зміну у складі та обсязі фондів на 1 січня кожного року (щорічно)
Картка фонду (щорічно до 1 березня) Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 1 січня кожного року (щорічно 1 березня)
Картка фонду (щорічно не пізніше 1 лютого) Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 1 січня кожного року (щорічно не пізніше 1 лютого)
для державних архівів, музеїв і бібліотек Основні відомості про стан зберігання документів в організаціях - джерелах комплектування державних, районних і міських архівів Російської Федерації
Федеральні органи виконавчої влади (міністерств і відомств) зберігання документів в організаціях - джерелах комплектування даного вен домства (міністерства) на 1 грудня (1 раз на три роки до 20 січня) Паспорт архіву організації, що зберігає управлінську документацію (по центральному архіву відомства), на 1 грудня (1 раз втрі року)
Паспорт архіву Паспорт архіву організації, збе-організації, нящей управіенчес-яке береже кіно- кую документацію, ШШЩ і фотодокументи, на 1 грудня на \ грудня (1 раз на три роки) (1 раз на три роки) Рис. Зведений паспорт організацій, зберігають документи галузевого фонду для Міністерства природних ресурсів Федеральної служби з гідрометерологіі та моніторингу навколишнього середовища, Федеральної служби геодезії і картографії, Державного комітету по стандартизації, метрології, сертифікації, до 20 січня (1 раз на три роки)
Паспорт архіву організації, що зберігає документи галузевого фонду (для організацій, що зберігають документи геологічного фонду, Російського державного фонду даних про стан природного довкілля, картографо-геодезичного фонду та центрів стандартизації, метрології та сертифікації), на 1 грудня (1 раз на три роки) Обліку для галузевого фонду
Паспорт державного архіву на 1 січня кожного року містить значно більшу кількість показників і складається з наступних розділів, які показують його склад і об'єм: архівні матеріали; страхової фонд копій; науково-довідковий апарат; умови зберігання документів. Картонка фонду служить основою для створення фондового каталогу суб'єкта Федерації і Центрального фондового каталогу Федеральної архівної служби. Вона містить зведені дані з листа фонду. Картки фонду складаються тільки в державних архівах і архівах Російської академії наук. В архівах установ та архівах галузевих фондів вони не складаються. Відомості про зміну у складі та обсязі фондів складаються в державних архівах на 1 січня кожного року. Вони містять дані про надійшли і вибули по кожному фонду архіву одиницях зберігання документів за рік і призначені для внесення змін до картки фондів фондових каталогів суб'єктів Федерації і Центрального фондового каталогу. Для цього вони надсилаються до органів управління архівною справою суб'єктів Федерації і Росархив. У державному архіві на основі надійшли паспортів архівів організацій складаються відомості про стан зберігання документів організацій - джерел комплектування на 1 грудня кожного року. Вони включають дані про кількість джерел комплектування: всього за профілем архіву; недержавних організацій; державних організацій, а також про наявність в архівах установ номенклатур справ, інструкцій з діловодства, приміщень і штатів. Рух документів централізованого обліку в державних архівах, музеях і бібліотеках, в архівах установ та галузевих фондів, архівів системи Російської академії наук, а також документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації послідовно представлено в графічному варіанті на рис . 7-11. 3 Про «В! кйл до 4 К? "" * "° - ^ ^ ^ 4 * 8еч про« г-О Я М О ^ «К ЛР« Ко 5 ^!?! оОз'о? Яшь-ч * 0 2 33> <0 о-віл. «І -« = о!?; * 0 я? ю о * 5 ® Зю Ех © О? * <ЇЙ М 2а ^ о Я> <О> <33 'йнЗо & КР ш> <о * з-«0 про« про X і йх; ш О » Причиною цього стали не тільки стихійні лиха, але й дуже часто безвідповідальне, бездумне ставлення до документів. До цих пір існує думка про «марності паперів» і про «курному архіві» як про щось непотрібному. І тільки тоді, коли людина особисто стикається з необхідністю отримати будь-яку довідку з архіву, від якої залежить його соціальне, матеріальне та інше благополуччя, він починає розуміти всю важливість архівів. Але ж архіви - це ще й унікальні сховища відомостей про минуле нашої країни і наших предків. Як часто всього один зберігся документ може поміняти наше уявлення і знання про що-небудь або кого-небудь. Це тільки в романах «рукописи не горять», в житті все прозаїчніше і трагічніше - горять і гинуть і в наші дні. Немає нічого страшнішого, ніж втратити пам'ять, забути своє коріння - це рівною мірою страшно і для окремої людини і для цілих народів. Ось чому заклик, що пролунав на початку 1920-х рр..: "Зберігайте архіви!» - Настільки ж актуальне і сьогодні. Фахівцям, які вирішили пов'язати свою професійну діяльність з архівознавством, необхідно знати основи забезпечення схоронності документів. Система заходів щодо забезпечення їх збереження включає в себе наступні заходи: комплекс заходів по організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівлі та приміщення сховищ, засоби охорони і безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених матеріалів і др .), а також комплекс заходів щодо створення і дотримання режиму зберігання документів (температурні-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний). Зупинимося детальніше на вимогах, пропонованих до будівель та приміщень, режиму зберігання, розміщення, перевірці наявності та стану справ. Будинки й приміщення для архівів. Відповідно до сучасних нормативними документами до будівель та приміщень для архівів пред'являються такі вимоги: архів має розміщуватися в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або приміщенні. Абсолютно не допускається прийом в експлуатацію ветхих, сирих, не опалювальних, без вентиляції приміщень. Під архів має бути надано кілька приміщень так званого основного призначення: сховище документів; приміщення для прийому, тимчасового розміщення, акліматизації документів; приміщення для використання документів; робочі кімнати співробітників архіву. Вони повинні бути безпечні в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід. У них не повинно бути газових і водонесущих труб; електропроводка повинна бути прихованою, а рубильники - розташовуватися поза приміщень сховищ. Режим зберігання. Для збереження документів дуже важливу роль відіграє правильне освітлення сховищ, тому для світлового режиму існують особливі вимоги. Так, постійне зберігання документів має здійснюватися в темряві. Освітлення сховищ і документів сонячним світлом не допускається. Природне освітлення має бути неуважно спеціальними светорассеіва-телямі. Щоб захистити документи, їх зберігають у палітурках, папках, коробках, шафах, на стелажах закритого типу тощо Для штучного освітлення застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах. Допускається застосування люмінесцентних ламп з урізаним ультрафіолетовим ділянкою спектра. У приміщеннях сховищ повинен підтримуватися оптимальний для документів температурно-вологісний режим, що враховує їх специфіку. Так, для паперових документів температура повинна дорівнювати 17-19 ° С, а відносна вологість повітря становитиме 50 - 55%; для чорно-білих плівкових матеріалів - температура 15 ° С, а влажность40 - 55%; для документів на магнітних стрічках і дискових носіях - температура 15 - 20 "С, вологість повітря 50 - 65%. У приміщеннях не повинно бути різкого коливання температури і вологості, оскільки це руйнує носій інформації (папір, плівку і т. Для підтримки санітарно-гігієнічного режиму, що виключає появу плісняви, пилу і, особливо комах і гризунів, в приміщеннях систематично повинна проводитися вологе прибирання і, не рідше одного разу на рік, обробка розчинами антисептиків. Крім того, два рази на рік документи вибірково піддаються обстеженню для виявлення комах і цвілевих грибків. При проведенні прибирань і санітарних обробок антисептиками розчини не повинні потрапляти на документи. Строго повинен дотримуватися охоронний режим архіву. Сховище в робочий час має бути закрита на ключ, право доступу до нього має бути обмежена і т.д. Обов'язково мають бути технічні засоби захисту (грати на вікнах, сигналізація і т.д.). Розміщення документів у сховищі. Сховища обладнуються стаціонарними металевими стелажами, в якості додаткових коштів зберігання можуть використовуватися сейфи, металеві шафи та ін Відстань між рядами стелажів повинна становити в головному проході - 120 см, прохід між стелажами - 75 см, така ж відстань повинна бути між зовнішньою стіною будівлі та стелажами, паралельними стіні. Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа - не менше 15 см, а в цокольних поверхах - 30 см. Документи залежно від виду розміщуються у відповідних первинних захисних засобах: коробках, спеціальних футлярах, пакетах і т.д. Всі приміщення архіву, а також стелажі і полиці нумеруються зверху вниз і зліва направо. З метою закріплення місця зберігання документів у сховищах використовуються топографічні покажчики. Перевірка наявності та стану документів. У ході перевірки встановлюється фактична наявність документа, що знаходиться на зберіганні в архіві; виявляються і усуваються недоліки в обліку документів; виявляються документи, що вимагають реставрації, консервації, профілактичної та технічної обробки. Перевірка наявності та стану документів повинна проводитися не рідше 1 разу на 5 років. Крім того, в архівах проводяться одноразові перевірки наявності та стану документів, якщо вироблялися переміщення справ в інше приміщення; після надзвичайних подій; при зміні завідувача архіву або особи, відповідальної за архів; при ліквідації або реорганізації архіву. По закінченні перевірки наявності та стану справ наприкінці кожної опису після засвідчувального напису робиться запис «перевірено», проставляється дата перевірки та підпис проводили перевірку працівників із зазначенням їх посад. Якщо перевіркою виявлено недостачу справ, то організовується їх розшук. На зниклі справи, а також справи, що не підлягають відновленню, складаються відповідні акти, до яких також складається довідка про проведення розшуку. Перевірка наявності та стану документів вважається завершеною після внесення змін в облікові документи перевіряється фонду. Створення страхового фонду архівних документів. На особливо цінні та унікальні документи організації створюються страхові копії, які в сукупності складають страховий фонд, створюваний на випадок втрати або пошкодження справжніх документів. Страховий фонд архівних документів - це сукупність особливо цінних та унікальних документів, що зберігаються на мікрофільмах в спеціально захищених об'єктах (на випадок втрати або пошкодження оригіналу). Страховий фонд архівних документів входить складовою частиною до Єдиного страховий фонд Російської Федерації (ЄСФ РФ). Коротко зупинимося на історії виникнення страхового фонду. Наприкінці 1950-х рр.. під час ядерного протистояння була постанова Уряду СРСР по Міністерству оборони про створення страхового фонду документів оборонного значення. До 1991 р. в основному було закінчено створення об'єктів зберігання і спеціальних лабораторій з мікрофільмування (їх було навіть занадто багато створено). У 1994-1995 рр.. ряд міністерств і відомств (економіки, державного майна) спробували вивести цю роботу під контролю держави, пішли навіть на розсекречення ряду даних. У 1995 р. вийшла постанова про Єдиний російському страховому фонді. Відповідно до ЄСФ РФ пропонується чітке розмежування архівних документів за такими рівнями та категоріями: рівні: федеральний (на основі мобілізаційного плану); регіональний (територіальний), категорії документів на кожному рівні: включені в мобілізаційний план; для проведення аварійно-рятувальних робіт; національної культурної спадщини країни. Курирують цю роботу наступні організації: Міністерство економічного розвитку, МНС та Міноборони, Міністерство культури, Росархив і РАН. Основним носієм ЄСФ РФ є 35-міліметрова плівка (рулонний мікрофільм). Мікрофільм, як правило, використовує МНС. Можна використовувати і лазерні диски з 50-річним терміном зберігання (термін зберігання самого диска) або 16 - і 70 - міліметрову плівку, хоча використання останньої в силу ряду причин не зовсім ефективно. У РФ досить об'єктів для зберігання страхового фонду, заповнені вони приблизно на 50 -60% і розташовані в основному за Уралом. На жаль, багато лабораторій самоліквідувались, однак можливість діючих становить 140-200 тис. кадрів на рік. Особливо активно беруть участь у створенні територіальних страхових фондів такі регіони, як Москва, Кемерово, Тула, Курськ і ряд інших. В архіві організації, де документи інтенсивно використовуються в різних цілях, рекомендується створювати фонд користування, який може бути створений шляхом мікрофільмування, ксерокопіювання, із застосуванням електронних носіїв, що забезпечують ідентичність копії й оригіналу документа. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "Складання облікових документів в архіві" |
||
|
||