| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
Огляди документів та інші архівні довідники |
||
|
Огляд архівних документів - тип архівного довідника, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках источниковедческим аналізом цих документів. Комплекси документів, відомості про яких включаються в огляд, можуть бути пов'язані між собою єдністю походження (фондовій приналежністю) або єдністю змісту (тематикою). Залежно від цього розрізняють два види оглядів: огляди архівних фондів (об'єднаних фондів, колекцій) і тематичні огляди документів. Огляд архівного фонду - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з їх источниковедческим аналізом. Тематичний огляд документів - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного або декількох архівних фондів з певної теми з источниковедческим аналізом цих документів. Названим видам оглядів притаманне багато спільного (у структурі, методикою опису, складі довідкового апарату). Обидва вони мають дві основні частини: 1) характеристика документів (власне огляд), що включає відомості про склад і зміст документів (анотації), їх джерелознавчий аналіз і пошукові дані, 2) довідковий апарат, що складається з титульного листа, змісту, передмови, списку скорочень, покажчика (їй). 6.6.1. Характеристика документів в огляді У характеристиці документів (власне огляді) викладаються відомості про документи. Схемами побудови оглядів архівного фонду є: 1) структурна; 2) галузева (функціональна), 3) тематична; 4) хронологічна; 5) номінальна. Для тематичного огляду документів використовуються такі схеми: 1) галузева (функціональна), 2) тематична; 3) хронологічна. Як бачимо, структурна і номінальна схеми застосовуються тільки при складанні оглядів фондів. Застосування інших схем можливе як при складанні оглядів фондів, так і при складанні тематичних оглядів. Розберемо на конкретному прикладі сутність кожної з названих схем. Структурна схема застосовується в оглядах фондів установ з чітко вираженою структурою. Назви структурних частин при такій схемі виступають в якості розділів характеристики огляду і, як правило, розташовуються в порядку їх значимості та виробничої супідрядне ™. В окремих випадках, коли важко встановити їх виробничу значимість і з-підпорядкованість, вони можуть розташовуватися в порядку їх назв, а іноді за номерами, присвоєним їм фондообразователем. Галузева (функціональна) схема застосовується в оглядах фондів, коли фондообразователей не має структури, або коли структурні частини нечітко відображають функції фондоутворювача, або коли структура часто змінювалася. У тематичних оглядах галузева (функціональна) схема застосовується для тем, що відображають конкретний напрям у розвитку тих чи інших сторін державного апарату, управління, економіки, науки, культури і т.д. Тематична схема оглядів застосовується в тих випадках, коли фондообразователей не мав чітко виражених і стійких структурних частин або галузевої діяльності, а якщо і мав їх, то не так яскраво виражені, не так яскраво відображають питання, пов'язані з найбільш значними проблемами соціально-економічного чи політичного характеру, як це може бути розкрито при угрупованні та викладі змісту документів за темами. Застосування хронологічних схем в оглядах архівного фонду обмежується випадками, коли необхідно або підкреслити перетворення, складні структурні перебудови фондообразователя, які відбувалися в той чи інший час, або показати періодизацію діяльності фондоутворювача. Хронологічна схема побудови характеристики в тематичних оглядах мало поширена. Її застосування в таких випадках зазвичай пов'язане з висвітленням змісту документів з певних тем історичного характеру, де необхідно показати зміст документів у послідовності подій, що відбуваються. Застосування хронологічних схем при складанні тематичних оглядів, пов'язаних з освітленням документів по широкій тематиці, не може вважатися правильним, так як в цьому випадку, слідуючи хронологічній схемі, важко уникнути повторення одноманітних питань. Номінальна схема застосовується для побудови оглядів архівних фондів тільки в тих випадках, коли матеріали фонду представлені невеликою кількістю однорідних видів. Подальше розподіл основних розділів всередині кожної з обраних схем побудови характеристики документів на підрозділи та групи може бути вироблено з будь класифікаційними ознаками. При розробці схем характеристик серйозна увага має бути звернена на послідовне розташування розділів, підрозділів і більш дрібних ділень, які можуть бути распо-ложени а) в систематичному порядку: 1. Промисловість, транспорт та зв'язок, торгівля 2. Сільське господарство; 3. Наука, культура, побут, б) в хронологічній послідовності: 1. Січень; 2. Лютий; 3. Березень; 4. Квітень; 5. Травень і т.д.; в) в алфавітному порядку: 1. Авіаційна промисловість; 2. Медична промисловість; 3. Хімічна промисловість. Відомості про склад і зміст документів в оглядах прийнято називати анотацією. Анотація може складатися як на групу однорідних за змістом справ і документів, так і на окремі справи і документи. Залежно від цього анотації називаються або груповими, або індивідуальними. У групових анотаціях інформація представляється в більш узагальненій формі із зазначенням різновидів документів, їх номерів, авторів, короткого опису змісту, хронологічних рамок та обсягу документів. Групові анотації можуть доповнюватися індивідуальними, в яких повніше і детальніше розкривається зміст найбільш важливих і значимих документів і до яких упорядник зобов'язаний привернути увагу читача. Завдяки поєднанню групових та індивідуальних анотацій в оглядах досягається досить поглиблена і повна інформація про зміст всього комплексу документів в цілому. Необхідно пам'ятати, що огляд повинен інформувати про зміст документів, детальний ж переказ фактів і подій, про які йде мова, а також включення великого числа статистичних даних з тексту не входять в завдання огляду. Подібне «опис» може перетворити огляд з архівного довідника в спеціальне історичне дослідження, а такі цілі перед оглядом не ставляться. При складанні анотації в оглядах можуть використовуватися цитати з тексту документів, однак зловживати зайвим цитуванням не слід. Цитування тексту документів допустимо в тих випадках, коли цитата допомагає лаконічно підкреслити сутність змісту документів або ж коли вона висловлює дух епохи, до якої вона відноситься. При складанні анотацій в оглядах обов'язково треба мати всебічне уявлення про документи як історичних джерелах, провести їх джерелознавчий аналіз. Источниковедческая характеристика документів допомагає краще показати їх значення і цінність, дає можливість детально скласти більш об'єктивне уявлення про характер і зміст документів, ступенем їх важливості, а отже, їх подальшого використання. Саме в цьому полягає інформаційна особливість оглядів, що відрізняє їх від всіх інших інформаційно-пошукових довідників. Завдяки включенню в анотації елементів джерелознавчого характеру підтверджується значення тієї чи іншої групи документів, або конкретного документа, або вивчення теми, показується повнота і ступінь збереження документів, відзначається характер містяться в них фактичних даних, їх достовірність. В огляді слід звернути увагу на відсутність або недостатність джерел з тих чи інших конкретних проблем, підкреслити повноту відомостей деяких категорій справ, відзначити взаємодоповнюваність окремих документів. В оглядах відомості про анотації документів супроводжуються точними пошуковими даними, які повинні забезпечити швидке розвідку обдивляють матеріалів. Склад пошукових даних в оглядах архівних фондів складається з номерів описів (якщо їх декілька) та одиниць зберігання. Необхідно позначення номерів аркушів, якщо анотує окремі документи. Склад пошукових даних у тематичних оглядах може бути більш широким, оскільки ці огляди складаються за документами декількох фондів. У цьому випадку склад пошукових даних доповнюється номерами відповідних фондів і назвами архівів (якщо створюється міжархівних довідник). У тих випадках, коли при анотуванні груп документів один з цих документів цитується, пошукові дані повинні спочатку приводитися по всій групі в цілому, а потім окремо дається посилання на цитований документ. Пошукові дані вказуються поруч з анотацією документів і полягають в круглі дужки. 6.6.2. Довідковий апарат до огляду Розглянемо другу частину оглядів документів - довідковий апарат. На титульному аркуші огляду архівного фонду після назви архіву вказується тип довідника - огляд фонду, номер фонду, крайні дати документів, рік видання або рік складання огляду. На титульному аркуші тематичного огляду після вказівки типу довідника слідують назву теми огляду, крайні дати документів по темі, рік видання (складання) огляду. Передмова до огляду архівного фонду складається за аналогією до опису. У передмові до тематичного огляду в історичній частині характеризується тема, обгрунтовується її актуальність, а історія фондоутворювача дається лише під кутом зору цієї теми. Характеристика основних груп фондообразователей показує взаємозв'язку у змісті документів і, таким чином, значення і місце відповідних категорій матеріалів при розробці теми. Якщо тематичний огляд складається на один фонд, то історична частина готується за зразком передмови до огляду фонду. У археографічної частини передмови до тематичного огляду крім загальноприйнятих положень даються відомості про документи по темі, які з якоїсь причини не увійшли в довідник. Методика складання списку скорочень, покажчиків і змісту до оглядам документів аналогічна методиці підготовки цих елементів довідкового апарату до опису. Для тематичних оглядів складається список фондів, інформація про яких включено в огляд, а в необхідних випадках - бібліографічний список. 6.7.
|
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна " Огляди документів та інші архівні довідники " |
||
|
||