| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
Форми використання архівних документів |
||
|
Форми використання архівних доументов - це певні інформаційні послуги, що виконуються архівами по кожному напрямку використання. По кожній формі використання, як правило, складаються певні інформаційні документи. Основними формами використання в архіві є: інформаційне забезпечення організацій, структурних підрозділів та громадян відповідно до їх запитами (виконання тематичних запитів); виконання запитів з метою забезпечення прав і законних інтересів громадян; ініціативне інформування установ та організацій, структурних підрозділів про документи архіву за профілем їх діяльності; надання документів користувачам через читальний зал для дослідницької роботи; видача справжніх документів і справ у тимчасове користування; публікація документів; інформаційні заходи в наукових і культурно-просвіти-тітельскіх цілях (виставки документів, використання документів в засобах масової інформації ; організація лекцій, екскурсій, днів відкритих дверей, уроків та інших просвітницьких заходів). Форми використання в державному і відомчому архіві мають свою специфіку. Природно, що в архівах Федеральної архівної служби Росії (Росархіву), де зберігаються сотні і тисячі фондів, обсяг інформаційних послуг більше і різноманітніше. Проте технології, наприклад методика виконання запитів, відрізняються мало. Розглянемо докладніше кожну з форм використання. Інформаційне забезпечення користувачів. Ця форма використання здійснюється або з ініціативи користувача (виконання запитів), або з ініціативи архіву (ініціативне інформування). Виконання запитів. Найбільш важливою формою використання документів архіву є виконання запитів, у тому числі со-ціально-правових. За даними Росархіву щорічно в державні архіви надходить 10 млн запитів. До 80% робочого часу співробітників архівів поглинає підготовка архівних довідок. Запит - це лист організації або заява громадянина,! Р якому сформульована тема, географічні та хронологічні рамки необхідної заявнику інформації. Виконання запиту - пошук та надання споживачеві інформації, що міститься в архівних документах. Існують наступні види запитів: I тематичні (виявлення інформації з конкретної теми або документальне підтвердження якого факту, наприклад освіти установи в такому-то році); персональні, в тому числі біографічні (про життя конкретної особи) і генеалогічні (про історію сім'ї, роду); соціально-правові (спрямовані на забезпечення прав та інтересів громадян), які в свою чергу поділяються на запити: про трудовий стаж; розмір заробітної плати; службі у збройних силах; участю у Великій Вітчизняній війні 1941 -1945 рр. . та інших військових конфліктах відповідно до Закону РФ «Про ветеранів», про участь у партизанському і підпільному русі, знаходженні на окупованій території, в блокадному Ленінграді та ін; перебуванні в концтаборах, гетто, вивезенні на примусові роботи до Німеччини в період Великої Вітчизняної війни; роботі в роки Великої Вітчизняної війни; знаходженні на лікуванні, стан здоров'я; нагородження, присвоєння звань; освіті, навчанні; репресії, розкуркулювання, реабілітації; народження, смерть, шлюби і інших актах цивільного стану; творчої діяльності та авторських правах; майнових та спадкових правах та ін; консульські, спрямовані на захист законних прав та інтересів громадян, які постійно проживають за кордоном, у тому числі російських громадян, громадян СНД, іноземних громадян та осіб без громадянства. Ці запити є різновидом со-ціально-правих запитів і відрізняються від них лише тим, що надходять через Міністерство закордонних справ (МЗС) РФ, посольства зарубіжних країн в Росії, зарубіжні організації, Центр розшуку та інформації ЦК товариства Червоного Хреста Російської Федерації та інші відомства та громадські організації. Виконання запиту складається з декількох етапів: прийом запиту і робота з заявником; пошук запитуваної інформації; складання і видача заявникам відповідей на запити. При прийомі запиту необхідно приділити велику увагу складанню запиту. Треба простежити, щоб заявник виклав у ньому всі відомості, які вдалося почерпнути з сімейного архіву, оповідань родичів, з інших архівів. Це істотно прискорює роботу архівістів по виконанню запиту. Нарешті, якщо запит відноситься до категорії платних, слід в тактовної формі сповістити про це заявника. Наприклад: «Повідомляємо, що виконання запитів є в архіві платною послугою, і пошук відомостей почнеться після отримання Вашої згоди на оплату. У зв'язку зі складністю запиту вартість пошуку може скласти значну суму ». Державний архів не може стягувати плату за виконання соціально-правових і консульських запитів, запитів органів державної влади та місцевого самоврядування для використання в службових цілях, а також за науково-технічне інформування організацій системи Росархіву та ін Тематичні запити громадян, як правило, виконуються за плату. Відомчий архів також зобов'язаний надати інформацію безкоштовно тим організаціям чи особам, яких вона безпосередньо стосується. Детальніше про перелік платних послуг архіву буде сказано в розділі, присвяченому інформаційному маркетингу. При пошуку запитуваної інформації дуже важливо пам'ятати про терміни виконання. Термін пересилання непрофільного запиту заявника в інші архівні установи з інформуванням про це заявника або надання йому письмових рекомендацій про місце зберігання документів становить 5 днів з дня реєстрації запиту. Термін виконання запитів на підставі науково-довідкового апарату архіву становить 15 днів з дня реєстрації. Такі запити виконуються на підставі перегляду описів, каталогів, без звернення до документів архіву. Термін виконання запиту, що вимагає звернення до документів архіву, не повинен перевищувати 30 днів. Особливу увагу слід приділяти соціально-правовим запитам, строк виконання яких не повинен перевищувати 30 днів. При цьому слід проінформувати заявника про проміжні результати роботи з пошуку документів. У пріоритетному порядку виконуються запити органів державної влади, управління, суду і прокуратури про отримання інформації, необхідної для їх діяльності. Для підвищення результативності пошуку необхідно: по-пер-вих, удосконалювати систему архівних довідників з особового складу, створювати тематичні каталоги, картотеки, піддавати каталогізації фонди, по яким виповнюється велика частина запитів, по-друге, працівникам архівів слід стежити за законодавчою діяльністю Федеральних зборів, а також перипетіями внутрішньої і зовнішньої політики. При складанні та видачі заявникам відповідей на запити архів надає відповіді у вигляді наступних інформаційних документів: архівної довідки; архівної копії; архівної виписки; інформаційного листа; тематичного переліку документів; тематичної добірки; тематичного огляду документів. Архівна довідка - документ, підготовлений і завірений архівом, що має юридичну силу і містить (підтверджує або не підтверджує) інформацію про наявні в документах архіву відомостях, що відносяться до предмета запиту із зазначенням пошукових даних документів (архівного шифру). Архівна копія - це документ, дослівно відтворює будь-яким способом текст або зображення архівного документа, що відноситься до предмету запиту, підготовлений і завірений архівом. Архівна виписка - це фрагмент архівної копії (дослівне відтворення частини документа будь-яким способом), підготовлений і завірений архівом. Виписки, як правило, робляться з документів, присвячених декільком, не пов'язаним між собою питань. Інформаційний лист - це лист, складене архівом з власної ініціативи або у відповідь на запит користувача і містить повідомлення про наявні в архіві документах з певної проблеми, теми, питання. При виконанні тематичних запитів організацій і громадян в державному архіві можуть створюватися такі складні інформаційні документи, що вимагають аналітико-синтетичн-кой переробки великих обсягів документної інформації, як тематичні переліки документів, тематичні добірки документів, тематичні огляди документів . Тематичний перелік документів - систематизований перелік заголовків справ або документів з вказівкою дат та пошукових даних. Тематична добірка документів - комплект копій документів або цитат з документів на дану тему. Тематичний огляд документів - інформаційно-пошуковий довідник, що містить детальну характеристику документів декількох архівів, кількох фондів одного архіву або частини фонду з певної теми. Детальніше про оглядах сказано в розділі, присвяченому науково-довідкового апарату. Підготовка цих інформаційних документів дуже трудомістка, вимагає високої кваліфікації і відноситься до наукової роботи архіву. Тому надання інформації у вигляді переліку, збірки або огляду, як правило, відбувається з ініціативи користувача та за погодженням з ним. Якщо ця робота проводиться не за зверненням органу державної влади або управління для виконання його функцій, вона відноситься до числа платних послуг. Обсяг роботи, вид інформаційного довідника і терміни фіксуються в спеціальному договорі між архівом і користувачем. Відповідно до законодавства крім архівних довідок громадянам для захисту їх прав та інтересів можуть бути видані справжні документи з архівних справ. Для цього громадянину необхідно написати заяву на ім'я директора архіву (керівника організації, структурним підрозділом якої є архів). Рішення про видачу справжніх документів здійснюється цими посадовими особами завжди відповідно до законодавства РФ. Так, громадяни мають право на отримання свідоцтва про народження, шлюб, смерть близького родича і т.д. за погодженням з органами РАГСу. Реабілітовані особи мають право на видачу з архівноследственних справ конфіскованих у них творчих матеріалів, щоденників, рукописів і т.д. На жаль, це дуже збіднює архівні фонди, так як збереження виданих документів та їх подальша доля знаходяться поза увагою архівістів. П оетому видачу документів можна здійснювати тільки після їх копіювання. При цьому вносяться зміни в облікові документи архіву. Ініціативне інформування установ та організацій, структурних підрозділів про документи архіву за профілем їх діяльності. На відміну від виконання запитів організацій і громадян така форма використання архівних документів, як ініціативне інформування, здійснюється самим архівом без звернення споживача. Виявлення документів проводиться у розрахунку на потенційного споживача інформації. Друга відмінність від виконання запитів полягає в тому, що споживачами інформації при ініціативному інформуванні є виключно юридичні особи: для державного архіву - органи державної влади, управління та місцевого самоврядування, наукові та громадські організації, зарубіжні наукові та культурні організації; для відомчого архіву - керівництво організації , керівники структурних підрозділів, а також інші організації, документи про діяльність яких відклалися в архіві. Робота по ініціативному інформуванню ведеться відповідно до плану. При складанні плану спочатку необхідно виявити коло постійних споживачів інформації або категорій споживачів інформації. Для цього слід вивчити результати аналізу інтенсивності та ефективності використання документів за попередні роки. При цьому не варто прив'язуватися до конкретних установам: якщо адміністрація одного адміністративного округу запросила добірку про історію дорожнього будівництва, можливо ця інформація знадобиться і іншої адміністрації. Потім слід намітити теми для виявлення документів. Для цього необхідно вивчити плани і прогнози роботи потенційних споживачів, переглянувши матеріали відомчої періодики («Відомості», «Інформаційні бюлетені ...»), плани розробки законопроектів і рішень місцевих законодавчих [органів, перспективні програми розвитку підприємств і т. п. За інформацією доцільно звернутися до прес-служб установ і організацій. У відомчому архіві використовуються плани і прогнози роботи даної установи чи організації. 185 Втім, у практиці роботи деяких архівів включення теми до плану роботи по ініціативному інформуванню проводиться вже після узгодження з користувачем. Потім здійснюється виявлення документної інформації, відповідної передбачуваним (згідно вашими розрахунками) інформаційним запитам потенційного споживача. В результаті роботи по ініціативному інформуванню в державному або відомчому архіві, як правило, складається інформаційний лист (див. вище). Від інформаційного листа, що складається у відповідь на запит, воно відрізняється тим, що в ньому вказується перелік інформаційних послуг архіву із зазначенням їх вартості. В архіві також може бути складений тематичний перелік справ або документів, тематичний огляд або тематична добірка документів. Однак, враховуючи трудомісткість цієї роботи, всі ці види інформаційних документів доцільно складати все ж таки вже за погодженням з користувачем, отримавши його відгук на ініціативний лист архіву. Але головним результатом роботи по ініціативному інформуванню є укладення договору про співпрацю або замовлення на копіювання інформації, коли потенційний споживач стане реальним. У відомчому архіві кращим результатом роботи по ініціативному інформуванню є підвищення ефективності роботи установи чи організації за рахунок використання документної інформації. Таким чином, в сучасних умовах ініціативне інформування здійснюється за погодженням із споживачем інформації, як правило, з метою реалізації спільних проектів, укладення договорів про співпрацю, ліцензійних договорів на комерційне використання документів та ін Якщо в державному архіві створюється маркетингова служба, ініціативне інформування покладається на неї. Надання документів користувачам через читальний зал для дослідницької роботи. У державному архіві для надання архівних документів користувачам (дослідникам) створюється спеціальний структурний підрозділ - читальний зал, оснащений необхідним обладнанням для перегляду документів і мікрофільмів, а також необхідним науково-спра-вочная апаратом. В архівах кінофотодокументів і звукозаписів створюються переглядові зали, кімнати прослуховування фонодокументів. У відомчому архіві обслуговування співробітників організації та інших користувачів здійснюється або в спеціальному приміщенні, або в робочій кімнаті працівників архіву. В останньому випадку в ній виділяється спеціальне робоче місце для дослідників. Надання документів та науково-довідкового апарату в читальному залі архівів здійснюється безкоштовно. У державі ном архіві плата стягується в тому випадку, якщо дослідник не веде самостійний пошук (як за виконання тематичного запиту). Тому, щоб уникнути зайвих витрат, слід вивчити розділ про архівної евристики. Крім того, плата може стягуватися за ряд додаткових послуг (ксерокопіювання, терміновість виконання запиту). Перелік платних послуг повинен бути вказаний в доступному для користувачів місці. Розклад роботи читального залу має бути вивішено на доступному місці, зазначено в довідниках або розміщено на сайті архіву в Інтернет. Правила роботи дослідників у читальному залі даного архіву повинні знаходитися у відповідності з Правилами роботи дослідників в читальних залах державних архівів, затверджених Росархивом в 1998 р. При першому відвідуванні державного архіву на кожного - користувача заводиться особиста справа, в яке підшиваються: всі листи-направлення та заяви даного користувача; анкета дослідника з підпискою про знайомство з правилами \ роботи читального залу і зобов'язанням їх виконувати; замовлення на видачу описів та справ; замовлення на копіювання документів. У відомчому архіві на кожного користувача заводиться картка із зазначенням основних відомостей про посаду, місце роботи, мети і теми дослідження, замовлених справах і ін У разі пошкодження або розкрадання справ, внесення змін до тексту документів і т.д. користувач несе відповідальність: від позбавлення права користування читальним залом до кримінальної відповідальності. Видача справжніх документів і справ у тимчасове користування. Удов-летворенія інформаційних запитів користувачів служить і така форма використання документів, як видача справжніх доку-; ментів і справ у тимчасове користування. Справжні справи і доку- I менти видаються або фондообразователей, що передали їх на збе-[ня (як фізичним, так і юридичним особам), або органам суду, прокуратури, Федеральної служби безпеки (ФСБ) або МВС у виняткових випадках, коли з метою захисту законності \ або державної безпеки необхідний саме оригінал документа. Особливо обмежена видача документів з особистих фон-[дов чи фондів недержавних організацій. Справи видаються під: тимчасове користування на підставі запиту (заяви) фондообразователя, а також його спадкоємців або правонаступників, в якому вказується, для яких цілей і які саме документи [(бажано, з шифрами) повинні бути видані. Особливу увагу слід звернути на забезпечення Зберегти- I ності документів. В архіві складається акт видачі справ у вре-[менное користування, в якому перераховуються шифри видав- 187 5.1. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "Форми використання архівних документів" |
||
|
||