ГоловнаІсторіяАрхівознавство → 
« Попередня Наступна »
Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005 - перейти до змісту підручника

Індексування каталожних карток

Після відбору та опису документної інформації на каталожних картках можна приступати до їх індексуванню.

Індексування - це процес вибору або складання індексів за схемою і їх проставлення на каталожних картках.

Індекс - це умовне позначення, елемент мови, букв, цифр і умовних знаків.

Одне умовне позначення або їх сукупність присвоюються відповідним класифікаційним розподілам схеми класифікації документної інформації та проставляються на каталожних картках.

Призначення індексу - передати зміст інформації, яка зафіксована в документах, закріпити місце поділок в класифікаційної схемою і відобразити зв'язки між цими поділами.

Система індексів - це система побудови індексів з урахуванням методики, певних правил, іншими словами, це переклад з природної мови на штучну мову букв, символів, правил.

Системи індексів бувають декількох видів:

літерні;

цифрові;

змішані (комбіновані) .

Цифрові індекси в свою чергу поділяються:

на нумераційні;

серійні;

десяткові.

Нумераційна система індексів - це простий ряд чисел від О до нескінченності, тобто порядкова (валова) індексація, застосовувана при наявності тільки одного рівня поділів у схемі.

Вона не здатна висловити залежність, ставлення понять, тобто логіку побудови, а тому застосовується при алфавітній структурі.

Яскравим прикладом застосування нумераційної системи індексів при алфавітному розташуванні понять служить таблиця загальних визначників мови СЕК: 1

Абазінський 2

Абхазький 3

Аварський 4

Австралійські мови. Папуаські. Тасманійські.

При серійної системі індексів для ділення в схемі відводиться певний ряд цифр: від 0 до 99, від 100 до 999 і т.д. Вона застосовується часто, оскільки дозволяє вводити нові щаблі поділок. Основним недоліком цієї системи є те, що вона нечітко відображає і закріплює структуру схеми.

У СЕК серійні індекси позначені знаком поширення - косою рисою (/) і застосовуються при позначенні відділів Б / 3, І / К, Л / Т, У / Я, а також при позначенні у відділах, розділах і підрозділах комплексних понять, які деталізуються, розпадаються на приватні поняття.

Наприклад, підрозділ Х9 85/89 «Педагогічні науки» далі деталізований:

Х9 86 «Загальна педагогіка та дидактика»;

Х9 87 «Шкільна педагогіка»;

Х9 88 «Позашкільна педагогіка»;

Х9 89 «Дефектологія».

Десяткова система індексів дозволяє відводити для понять ряд ділень від 0 до 9. Перша цифра вказує рівень поділів (клас, розділ, тему), другий - наступний рівень поділів і т.д.

Ця система дає кількість знаків, використовуваних для закріплення класифікаційних розподілів; можливість робити зміни при збереженні логічного зв'язку. Але є й недолік - коли індекси при встановленні логічного зв'язку виходять громіздкими.

У СЕК десяткова система індексів використовується тільки в одному випадку - коли вона вводиться після букв.

Наприклад, в підвідділі Р «Сільське, лісове та водне господарство» розділи мають індекси Р0, Р1, Р2 і так далі до Р9.

Необхідно враховувати наступні вимоги при виборі системи індексів: 1)

система повинна бути зручною у застосуванні, добре висловлювати взаємини, легко запам'ятовуватися, тобто повинна бути мнемонічной; 2)

індекси повинні викликати асоціацію близькості або видалення позначених предметів від основних класифікаційних понять і найбільш скороченим способом вказувати на ступінь підпорядкування та підпорядкування; 3)

індекси мають бути максимально короткими, тобто при найменшій кількості позначень давати найбільший обсяг відомостей.

Всі ці вимоги, по можливості, були враховані при розробці СЕК.

Вище були розглянуті загальні положення проблеми індексації із залученням прикладів з СЕК по окремих позиціях.

Однак при вивченні системи індексів, застосовуваної в СЕК, базу індексації в СЕК становить сукупність позначень, використовуваних для позначення індексів. Це не тільки літери російського алфавіту і арабські цифри, але і ряд знаків, кожен з яких несе певне смислове навантаження: двокрапка (:) - знак відносини; крапка (.) - Розділовий знак; коса риска (/) - знак розподілу і т. д.

Детально вивчивши структуру побудови СЕК, необхідно визначити, які ж індекси застосовуються в різних її таблицях: головною, основною, загальних і спеціальних визначників.

Розглянемо методику індексування документної інформації на базі СЕК. 1.

Порядок приєднання індексів.

До індексу основної таблиці індекси допоміжних таблиць приєднуються в наступній послідовності:

індекс спеціального визначника аспекту (якщо з основної таблиці взяті індекси підвідділів, наприклад «Ж. Збройні сили» , «3. Збройний захист соціалістичної Вітчизни», «Ф. Народна освіта», «Е. Фізкультура і спорт»; індекс загального визначника аспекту; індекс визначника груп населення; індекс визначника мови; індекс визначника місця.

Для вираження сенсу документної інформації необхідно використовувати індекс основної таблиці. Індекси допоміжних таблиць застосовуються в різних поєднаннях з потреби, наприклад:

ФЗ Шкільна освіта ФЗ 01 (.05) Шкільна олімпіада

ФЗ 01 (.05) -2.13 Роль школярів у проведенні олімпіад в школах і т.д. 2.

Побудова індексів зі знаком відносини (:).

Знак відносини (:) можна використовувати в наступних чотирьох випадках: 1)

для приєднання індексів основної таблиці, коли для вираження сенсу документної інформації необхідно одночасно використовувати два-три індексу, наприклад:

Т1 16: ТЗ Радіофікація адміністративних будівель;

М2: Х4 НДІ легкої промисловості; 2)

для приєднання індексів загальних визначників аспекту, наприклад :

РЗ (01.32: 02.44) Удосконалена структура сільського господарства; 3)

для приєднання індексів спеціального визначника аспекту, наприклад:

ФЗ 01 (.05: .08) Програма проведення шкільних олімпіад; 4)

для приєднання спеціального та загального визначників аспекту, наприклад:

ФЗ 01 (.05: 01.30) Організація шкільних олімпіад.

У даному випадку індекс спеціального визначника аспекту поміщається перед індексом загального визначника аспекти.

Слід пам'ятати, що круглі дужки при приєднанні індексів спеціальних і загальних визначників аспектів за допомогою знака відносини проставляються один раз. Наприклад, правильним складанням індексу є:

ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планування організації шкільних олімпіад.

Неправильним складанням індексу є:

Ф 01: Л 2 (.05): (01.00).

ФЗ 01 (.05): Л2 (01.). 3.

Побудова індексів зі знаком приєднання (+).

Знак приєднання (+) можна використовувати в наступних трьох випадках: 1)

для закріплення двох або трьох індексів визначників груп населення, наприклад:

Б4 03 -7.1 + 7.2 Участь робітників і селян у діяльності Комітетів бідноти.

РЗ 75 - 1.21 +1.22 + 1.25 Постійні і тимчасові працівники, які працюють за сумісництвом в тваринницьких товариствах; 2)

для приєднання двох або трьох визначників мови, наприклад:

ФЗ 01 (.05) = 80 + 114 Шкільні олімпіади. Документи написані російською та естонською мовами.

ФЗ 01 (.05) = 80 +96 + 114 Ті ж документи написані російською, узбецькою і естонських мовами. 3)

для приєднання двох або трьох визначників місця, наприклад:

ФЗ «6.130 + 6.393» Шкільна освіта в Білорусії і Україні.

ФЗ «6.130 + 6.392 + 6.393» Шкільна освіта в Білорусії, Узбекистані та Україні.

Слід врахувати, що приєднання більше трьох індексів однойменної таблиці вважається недоцільним.

Якщо ж необхідно відзначити більш трьох понять з однойменної таблиці, то проставляється індекс загального поняття, в яке входять потрібні приватні поняття.

Правильним складанням індексу вважається наступний приклад: ФЗ «6.333» Шкільна освіта в Російській Федерації.

Неправильним складанням індексу служить приклад:

ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Шкільна освіта в Горьківської, Костромської, Московської і Ростовської областях. 4.

Побудова індексу зі знаком поширення (/).

Коса риса застосовується для побудови серійних індексів, що позначають комплексні поняття, які при подальшій деталізації утворюють однорідні приватні поняття, наприклад:

Б1 10 Січень / 13 Територія. Адміністративно-територіальний поділ.

Для індексування використовується та частина індексу, яка знаходиться зліва від знака поширення, наприклад:

Б1 10 січня Територія.

Винятки становлять серійні індекси А1 01/09:

А1 10/19;

А1 20/29;

А1 30/39;

А1 40/47.

Для індексування понять, що стоять безпосередньо під цими індексами, використовується весь серійний індекс, наприклад:

А1 20/29 Робочий рух. 5.

Види індексів, які використовуються для індексування документної інформації.

У процесі індексування можна оперувати різними видами індексів:

простим індексом - є окремим записом, що відображає одне поняття, наприклад:

Л940 Споживча кооперація;

складеним індексом, утвореним в результаті об'єднання простих індексів різних таблиць, наприклад:

ТЗ (01.30) Організація фонду нежитлової площі;

комбінованим індексом, утвореним з декількох простих або складових індексів, які приєднуються за допомогою знака відносини (:), наприклад:

ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планування та організація шкільних олімпіад. 6.4.5.

Систематизація карток і ведення каталогу

заіндексувати картки необхідно систематизувати Для включення в каталог.

Архівознавство

Систематизація карток проводиться відповідно з індексами в порядку розташування букв і цифр, наприклад:

ГО Суд. Прокуратура.

Г1 Охорона громадського порядку і взаємин між членами суспільства.

Г1 20 Паспортна система.

Г1 25 Пожежна охорона.

П 25 (01.31) Реорганізація пожежної охорони.

У групі карток з однаковими індексами подальша систематизація проводиться за рубриками та підрубриками, зазначеним на картках. Розташування самих карток вже на рівні підрубрик проводиться по логічному принципом - від вищого до нижчого, від загального до приватного. Наприклад, групи карток, утворені за географічною ознакою, розташовуються за вказаним принципом, а рівнозначні - за алфавітом географічних найменувань. Групи карток, утворені за хронологічним ознакою, розташовуються за датою подій і далі по датах документів.

Для взаємозв'язку як окремих поділів систематичного каталогу, так і всього каталогу з архівними довідниками використовують відсильні картки. У відсильні картках графи «Індекс», «Рубрика» і «Підрубрика» заповнюються у звичайному порядку, а в графі «Зміст» після інформації з документів зазначаються: «см. також »та індекс відповідного розподілу в каталозі або в іншому архівному довіднику.

Одним з джерел поповнення системи каталогів архіву можуть бути наявні в архівах тематичні та предметно-тема-тичні картотеки за документами фондів, картотеки з особового складу на документи найбільш інформативних і часто використовуваних фондів в довідкових цілях.

Самостійно існуючі картотеки повинні бути пов'язані із системою каталогів шляхом відсилань. 6.5.

« Попередня Наступна »
= Перейти до змісту підручника =
Інформація, релевантна " Індексування каталожних карток "
  1. 37. Види діяльності комерційних банків з платіжними картками
    карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженому Постановою Правління НБУ від 24.09.99 р. № 479. Зазначеним Положенням встановлено загальні вимоги Національного банку України до порядку здійснення банками емісії платіжних карток, визначено операції, що здійснюються з їх застосуванням, і порядок розрахунків за цими операціями, а також встановлені загальні вимоги до внутрішніх
  2.  Методика для виявлення порушень критичності мислення
      карток із зображенням різних предметів, рослин, тварин (рис. 6). Зображення можуть бути замінені написами. Таким чином, можна говорити про предметну і словесної класифікації - методики ці, як і аналогічні, словесний і ггоедметний варіанти методики виключення, нерівнозначні, про що свідчать дослідження Т І. Тепеніциной (1959) і В. М. Блейхера (1965). Так, наприклад,
  3.  Виняток
      карток, кожна з яких містить зображення 4 предметів (рис. 7). Дається інструкція: «Із зображених на малюнку чотирьох предметів три мають між собою загальне, їх можна об'єднати в одну групу, називати одним словом, а один істотно від них відрізняється і повинен бути виключений». Як і в попередньому варіанті, окремі серії пред'являються обстежуваному в певній послідовності, з
  4.  Тест зорової ретенції Бентона
      карток-зразків. На картці зображено кілька простих геометричних фігур. Час експозиції картки - 10 с. Потім обстежуваний повинен відтворити намальовані на картці фігури по пам'яті. При цьому оцінка відповіді проводиться за кількісним та якісним показникам. Кількісна оцінка відповіді нескладна, правильне репродукування оцінюється в 1 бал, неправильне - в 0 балів.
  5.  19. Порядок придбання торгового патенту
      карток. Вартість торгового патенту на здійснення торговельної діяльності встановлюється органами місцевого самоврядування залежно від місцезнаходження пункту продажу товарів та асортиментного переліку товарів. Вартість торгового патенту за календарний місяць встановлюється в розмірах таких граничних рівнів: на території міста Києва, обласних центрів - від бОгрн. до320грн.; на
  6.  Опис стимульного матеріалу
      карток - основний і для паралельного тестування. Кожна серія містить по 19 пропозицій і 1 білу картку. Крім того, в кожній серії містяться чоловічий і жіночий варіанти, що відрізняються один від одного за особистим займенники і особистим дієслівним закінченнях. Основними вимогами при складанні пропозицій ТВП було: 1) неструктурованість, невизначеність їх у сюжетному
  7.  § 3. Що таке консерватизм?
      карток »консерватизму:« Хто в молодості не був лібералом - у того немає серця, але хто в зрілості не став консерватором - у того неї 'розуму ». Виходячи з таких установок, консерваторі)! стверджують перевагу в соціальному розвитку наступності перед нововведеннями. На їх думку, полі тичні ідеї слід пристосовувати до звичаїв, національних традицій і моральним реаліям. Вони переконують, що
  8.  Сімейні ресурси та бізнес-ефекти.
      карток та звітності. Важливо тільки, щоб члени сім'ї, включені в ваш бізнес, виконували, по можливості, ту частину роботи, яка їм найбільше
  9.  2. Заява про видачу патенту
      індексування запатентованих винаходів та обліку сплати мит по них. Якщо при описі суті винаходу при першому зверненні були правильно відображені всі потрібні деталі, правильність датування подальших звернень за датою першої подачі не викликає сумнівів. Складні з правової точки зору питання виникають у випадках подальших звернень при визначенні наявності в них нових ідей, що не
  10.  Плагіат - цитування без посилань на джерела. ЗАПИС ІНФОРМАЦІЇ ТА цитування ТРАДИЦІЙНИХ І ЕЛЕКТРОННИХ ДЖЕРЕЛ
      карток під заголовком кожного розділу. Крім того, матеріал цих карток повинен бути взятий, принаймні, з трьох різних джерел. Речі, побудовані на матеріалі одного джерела, часто виливаються в плагіат, до того ж, заснована на одному або двох джерелах мова не зможе дати широкого висвітлення предмета. Відбираючи і використовуючи відомості з декількох джерел, ви зберете достатньо
енциклопедія  бабка  баранина  биточки  по-угорськи