Виявлення та відбір документної інформації для каталогізації

організаційно-розпорядчі, планово-звітні та інші основні документи установи-фондоутворювача;

керівні документи вищих органів, що безпосередньо відносяться до установи-фондоутворювача;

документи підвідомчих установ, надіслані для контролю, узагальнення, аналізу;

друковані видання, що відносяться до діяльності установи-фондоутворювача;

копії пропозицій, проектів постанов, актів перевірки та інші документи, за своєю цінністю і труднощі пошуку заслуговують каталогізації.

При каталогізації особлива увага повинна приділятися важливих подій, фактів і явищ, що відображає епоху, певний історичний період, подія або характер окремої місцевості, регіону і т.д.

Відібрана для каталогізації документная інформація описується на каталожних картках диференційовано, тобто шляхом застосування різних прийомів опису: подокументно; поедінічно; групового.

При подокументно описі на картку виноситься інформація одного документа або частини складного, багатоаспектного документа (протоколи, доповіді).

При поедінічно описі на картку заноситься інформація однієї справи, але за умови, що вона стосується одного питання чи події.

При груповому описі на картку заноситься інформація групи документів (одного або кількох справ) або групи справ (однієї опису). У цих випадках також спостерігається єдність питання, події, місця і часу.

Як видно з цього ряду, три прийоми охоплюють п'ять об'єктів опису (за збільшенням): частину документа; документ; група документів; справа;

група справ.

Опис документної інформації на каталожних картках

Цей процес являє собою не що інше як фіксування вторинної документної інформації на каталожної картці. Каталожна картка має строго встановлену форму з обов'язковим набором елементів. Окремі групи елементів каталожної картки несуть в собі такі відомості:

класифікаційні (рубрика, підрубрика, дата і місце події);

інформаційні (зміст документів);

пошукові (назва фонду, № фонду, № опису, № справи, листи);

зовнішні (мова документа і спосіб відтворення);

контрольні (посада та підпис укладача, дата складання картки).

При описі класифікаційних відомостей слід врахувати, що такі елементи, як «Рубрика», «Підрубрика» і «Індекс» доцільно заповнювати саме в зазначеній послідовності і в останню чергу після заповнення інформаційних, пошукових, зовнішніх і контрольних відомостей. Елементи «Дата події» і «Місце події» містять дату і місце описуваних подій, фактів, явищ. Перед описом класифікаційних відомостей необхідно ще раз вивчити документную інформацію на каталожної картці, вибрати основне поняття, коротко і досить повно характеризує зміст документа. Таке поняття виноситься в «Рубрику». Потім визначається деталізація цього поняття, під яким аспектом воно дано в утриманні. Ця інформація виноситься в «підрубрику».

Саме «Рубрика» і «Підрубрика» служать основою для проведення індексування карток.

При описі інформаційних відомостей в першу чергу описується питання, зміст документа, потім - вид документа або вид справи, автор, адресат, кореспондент.

Основним методом опису інформаційних відомостей є Вопросно опис, коли на одній картці дається тільки одне питання, незалежно від того, де він освітлений: у частині документа, в одному документі, групі документів, справі або групі справ .

Слід врахувати, що в ході заповнення карток при описі листування обов'язково вказується автор, а потім - кореспондент.

При описі пошукових відомостей елементи «Назва фонду», «№ фонду», «№ опису», «№ справи» заповнюються в повній відповідності з даними опису. Але якщо картка складена на групу справ, то вказуються всі номери цих справ.

Елемент «Лист» вказує номер сторінки або кількість аркушів документа або документів, інформація з яких була винесена на картку. Якщо картка складена на справу, то вказується загальна кількість аркушів у справі.

При описі зовнішніх відомостей елемент «Мова документу» заповнюється тільки в тому випадку, коли документ написаний на іншій мові, ніж основний масив документів даного архівного фонду.

Елемент «Спосіб відтворення» також заповнюється в рідкісних випадках, коли документ виконано в нетрадиційній формі.

При описі контрольних відомостей елементи «Посада та підпис укладача» і «Дата складання картки» заповнюються обов'язково (у навчальній ситуації замість посади доречно вказати «учень ...»). 6.4.4.

Інформація, релевантна " Виявлення та відбір документної інформації для каталогізації "

1. 6.4. Система каталогів в архіві 6.4.1. Каталог як архівний довідник
   виявлення і відбір документної інформації для каталогізації; опис документної інформації на каталожних картках; індексування каталожних карток; систематизація карток та ведення каталогу. Розглянемо докладніше кожен вид робіт з каталогізації. 6.4.2. Визначення виду каталогу Визначення виду каталогу, створення якого передбачається, залежить від складу і
   
2. Основи архівної евристики
   виявленню в архівах, бібліотеках та музеях джерел за темою. Для виконання цього завдання архівної евристики необхідні: 1) наявність наукових принципів організації Архівного фонду РФ і формування зберігаються в архівах документів, 2) організація сучасного Архівного фонду РФ як цілісної системи державних і відомчих сховищ певного профілю архівів установ;
   
3. Принцип природного відбору
   відбору, різноманітність механізмів і пропускна спроможність каналів передачі інформації не буде значно перевищувати мінімально необхідне для цього значення [12, 81, 94, с.
   
4. Система науково-довідкового апарату до архівних документів
   виявлених для публікації). До додаткових довідників відносяться покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги. Принципи побудови системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є: 1) взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документную інформацію на різних рівнях; 2)
   
5. Розробка схеми класифікації документної інформації в каталозі
   виявлення та відбору документної інформації для включення її в каталог.
   
6. Відбір персоналу
   відбору відбувається пошук людей (підбір кандидатів, який є основою для відбору майбутніх співробітників організації) на певні посади з урахуванням встановлених вимог організації або видів
   
7. Відбір кандидатів на навчання
   виявлення стану здоров'я абітурієнта і придатності його до навчання і майбутнього виду професійної діяльності. 3. Педагогічний і психологічний відбір. Перший здійснюється на вступних іспитах, другий - методом тестування, що дозволяє отримати об'єктивні дані про особливості особистості абітурієнтів, їхніх здібностях до діяльності в структурі правоохоронних органів.
   
8. Напрямки використання архівних документів
   документної інформації, засекречування і розсекречення архівних документів. Питанням, пов'язаним з цією проблемою, а також цілям і формам використання документів і присвячений даний розділ.
   
9. Додаткові довідники системи НСА
   виявленню документів. Вони можуть створюватися у картковій формі (картки заповнюються в процесі виявлення справ) або у вигляді таблиці з наступними графами: номер по порядку, заголовок документа (справи), дата документа, архівний шифр документа. Один примірник переліку обов'язково залишається в архіві і служить для пошуку інформації по темі, подібної з темою запиту. Переліки складаються з заголовків документів
   
10. Процес найму та відбору
    відбору можуть виникнути два фактора «незапланованого зростання» - спокуса найняти людей, відповідних суб'єктивним уявленням керівника і спокуса піти на компроміс по ключових посадах. Особливо небезпечна суб'єктивна залежність якості найму та відбору від того, хто його робить, особливо особисте переконання керівника. При цьому можливе приписування оцінюваного власних почуттів і думок
    
11. Методи відбору
    відбору: потенційний аналіз особистості психо - фізіологічний обстеження центр оцінки (самооцінка + оцінка начальства + оцінка підлеглих + оцінка колег + думка незалежних експертів) конкурсний відбір, який включає в себе наступні етапи: Визначення вакантної посади або створення нової вакансії Ухвалення рішення про заповнення вакансії Розробка посадової інструкції Розробка
    
12. Об'єкти і цілі інформатизації архівної справи
    документної інформації при виконанні запитів по архівах; забезпечення схоронності документів - створення страхового фонду та фонду користування на нетрадиційних носіях шляхом оцифровування архівних документів (сканування).
    
13. Запитання і завдання для самоконтролю
    відбору змісту фактори відбору змісту змісту носії навчальний план 233 3. Розкрийте зміст загальних принципів формування змісту обшего середньої освіти. 4. Обговоріть з колегами проблему диференційованого змісту освіти. 5. Уявіть, що ви з колегами створюєте школу і розробляєте навчальний план ... Який він буде? Зробіть його проект. 6.
    
14. Індексування каталожних карток
    відбору та опису документної інформації на каталожних картках можна приступати до їх індексуванню. Індексування - це процес вибору або складання індексів за схемою і їх проставлення на каталожних картках. Індекс - це умовне позначення, елемент мови, букв, цифр і умовних знаків. Одне умовне позначення або їх сукупність присвоюються відповідним
    
15. Список джерел та літератури
    документної інформації: Методичні рекомендації. - М., 1986. Організація використання документів ГАФ СРСР: Посібник для архівістів. - М., 1991. Організація обліку використання документів у державних архівах. - М., 1987. Основні положення розвитку системи науково-довідкового апарату до документів державних архівів. - М., 1981. Відбір на державне зберігання
    
16. Електронні документи та архіви
    відбору, прийому на архівне охорону і видачі споживачам документів, створених засобами обчислювальної техніки ». В даний час машинозчитувані документи на магнітних стрічках зберігає Центральний архів документів на спеціальних носіях (м. Москва), створений в 1993 р. на базі архіву кінофотофонодокументів м. Москви. Однак значні масиви електронних документів знаходяться у відомчих
    
17. Професійний відбір
    відбором персоналу, може відбуватися підбір посади під здібності і досвід людини, необхідного організації. У цьому випадку здійснюється пошук, ідентифікація вимог різних посад, видів діяльності під відомі можливості людини, накопичений їм професійний досвід, стаж, здібності. Критерії відбору: формальні - вимоги до переліку документів, які кандидат
    
18. 4.3. Професійний відбір персоналу
    відбору персоналу Професійний відбір кадрів в організації є одним з найбільш важливих етапів підбору персоналу і включає наступні стадії: створення кадрової комісії; формування вимог до робочих місць; оголошення про конкурс у засобах масової інформації; медичне обстеження здоров'я і працездатності кандидатів; оцінка кандидатів на психологічну стійкість;