Електронні документи та архіви

Створення і використання архівів електронних документів (електронних архівів) забезпечує збереження значної частини джерел вітчизняної історії новітнього часу, які спочатку створюються в машиночитаемом вигляді і не мають рівноцінних аналогів на традиційних носіях (це стосується насамперед до баз даних, створюваним в ході робіт з ведення державного земельного кадастру, банку даних платників податків, систем бухгалтерського обліку, обліку цінних паперів, паспортно-візового контролю, системи «Вибори», а також баз і банків даних, створюваним для обробки економічної, демографічної, медичної статистики , даних соціологічних опитувань та ін.)

Основними напрямками діяльності електронних архівів є:

розробка принципів зберігання інформації;

захист інформації;

активізація вторинного використання інформації;

стандартизація критеріїв опису даних;

оцінка вартості створення та архівування машиночитаємих файлів;

регулювання відносин між архівом і розробником машиночитаємих даних;

реалізація інформаційних послуг і дослідницьких проектів.

Узагальнивши складу зберігаються в електронному архіві документів, можна розподілити їх на кілька груп: 1)

бази даних, що стосуються економіки, перепису населення, стану здоров'я, голосування на виборах , 2)

текстові файли, в яких зберігається, як правило, текст законодавчих і нормативних актів, стенограм засідань вищих органів влади та управління, найбільш популярних у дослідників довідкових, енциклопедичних видань, газет; 3)

оцифровані копії (графічні файли) особливо цінних джерел (літописів, хронік та інших раритетів).

Машиночитні документи (МЧД) першої групи, як правило, надходять в електронні архіви з діловодства державних і недержавних установ, корпорацій, дослідницьких інститутів, в яких вони були створені. Однак в електронних архівах з великим досвідом роботи статистичні дані новітнього періоду доповнюються шляхом створення баз даних по всіх збереженим джерелам, що містить подібну інформацію.

Друга і третя група документів машиночитаємих архівів зазвичай створюються в архіві шляхом сканування з подальшим розпізнаванням (текстові файли) і сканування без розпізнавання (оцифровані копії).

У нашій країні становлення електронних архівів знаходиться поки в початковій стадії.

У 1980-і рр.. зберіганням машиночитаємих документів займався Центральний державний архів науково-технічної документації (РГАНТД), розробка концепції централізованого зберігання МЧД була покладена на Центральний архів народного господарства СРСР (РГАЕ), що підготувало «Положення про порядок відбору, прийому на архівне охорону і видачі споживачам документів, створених засобами обчислювальної техніки ». В даний час машинозчитувані документи на магнітних стрічках зберігає Центральний архів документів на спеціальних носіях (м. Москва), створений в 1993 р. на базі архіву кінофотофонодокументів м. Москви. Однак значні масиви електронних документів знаходяться у відомчих і недержавних архівах.

В архівах Західної Європи при відборі машиночитаємих документів на державне зберігання прийняті наступні рекомендації: відбирати на зберігання лише машинозчитувані дані, що не мають паперових аналогів; при експертизі приділяти основну увагу оцінці прикладних програм інформаційних систем, а не окремим документам, тобто приділяти більшу увагу функціям електронного документа, а не йому самому; розглядати питання про читабельність прийнятих машиночитаємих даних (проблема сумісності математичного забезпечення).

У Концепції інформатизації архівної справи в Російській Федерації (розділ «Архівування документів на нетрадиційних носіях») рекомендується приймати на постійне зберігання «досить обмежене коло великих масивів машиночитаемой інформації, що мають очевидну соціально-економічну значимість (первинні дані демографічних переписів, соціологічних обстежень), що не мають аналогів в традиційній формі, з подальшим переведенням їх в єдиний формат запису даних. Використання документів можливе або в цьому форматі, або з конвертацією у формат користувача. Одночасно обмовляється і можливість прийому на зберігання різнорідних комплексів даних, коли в завдання архівіста входить лише зберігання, періодичне копіювання і специфиче-

Гарскова І.М. Архівування машиночитаємих даних: міжнародні дискусії / / Міжнародний бюлетень асоціації «Історія і комп'ютер».

Досить важливою є і проблема стандартизації опису машиночитаємих документів, а також створення єдиного стандарту електронних записів і єдиних правил опису архівних документів в базах даних.

При описі (каталогізації) машиночитаних даних крім відомостей про самих даних необхідна додаткова інформація, що відображає процес переходу від джерела до його машиночитаемой версії.

У зарубіжних архівах розроблені стандарти на три рівня документації, які повинен мати кожен масив МЧД: користувальницький (мета, джерело даних, зміст, організація даних - опис безпосередньо даних і опис машиночитаємих файлів для можливого вторинного використання) ; адміністративний, що включає офіційні документи, що регулюють відносини архіву з користувачем; каталожний, за допомогою якого здійснюється пошук даних в масиві документів. В описі МЧД вказується характеристика програмного забезпечення, інформаційного масиву, лінгвістичного забезпечення та ін У нашій країні розробка подібних стандартів - справа майбутнього.

Якщо архів комплектується електронними документами, необхідно вжити всіх заходів до забезпечення збереження даних. Основний масив даних повинен зберігатися на сервері і бути доступним співробітникам. В електронному архіві зберігаються періодично виготовляються резервні копії системи на магнітних стрічках або магніто-оптичних дисках. У Положенні про архів слід вказати терміни резервного копіювання даних, режим і носії, на які проводиться копіювання, співробітника, відповідального за резервне копіювання.

Інформація, релевантна " Електронні документи та архіви "

1. Архівні путівники
   документах одного або декількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів). Путівник по архівах {архіву) - вид путівника по фондах архівів, систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів. Він
   
2. Стаття 26. Про визнання такими, що втратили чинність окремих законодавчих актів (положень законодавчих актів) Російської Федерації
   електронного документа, підписаного електронним цифровим підписом. Скористатися такою можливістю можна з 1 січня 2011 р. Відповідно до Федерального закону "Про електронний цифровий підпис" (ред. від 08.11.2007) електронним визнається документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі. Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа,
   
3. Нотаріальні архіви
   документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювача в удосконаленні роботи з документами. Згідно ст. @ 23 закону України "Про нотаріат", грунтуються державні нотаріальні архіви в обласних центрах, у містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (75 років) централізованого зберігання та
   
4. Архівні джерела 8.1.
   Документації громадських організацій Свердловської області (ЦДООСО) Ф.41. - Свердловський Істпарт. Оп.1. Д.419. Оп.2. Д.2, 235, 242, 802. 8.9. Архів Тюменського регіонального управління ФСБ (АТРУ Гр. Мат II. On.28, № 16, кор 80. 8.10. International Institute Social History (IISH). Amsterdam1. PSR - Archiv: 2000. Коробка 1, Папка 1, Папка 19; Коробка З, Папка 26; Коробка 4,
   
5. Основи архівної евристики
   документної інформації з метою ефективного використання документальних багатств архівів в інтересах суспільства та історичної науки, а також основні прийоми атрибуції документів. Основним завданням архівної евристики є пошук документної інформації какдля установ, підприємств і організацій, так і для дослідницької роботи фахівців з виявлення в архівах, бібліотеках та музеях
   
6. Список скорочень
   документів, що відносяться до нової російської історії XVIII-XIX століть. Изд. М. Михайлова. СПб., 1873. СУ - Соборне укладення 1649 р. Чт ОИДР - Читання Товариства історії та старожитностей російських при Московському університеті, журнал. ЮВ - Юридичний вісник,
   
7. Планування в архіві
   документів (ЕЦД) та розробки науково-методичного забезпечення діяльності архіву; наукова рада (для координації дослідницької та видавничої роботи); комісія з розсекречення документів (для зняття грифів секретності з документів). Крім того, для реалізації окремих видавничих проектів в архіві можуть створюватися тимчасові трудові колективи. У муніципальних
   
8. Список скорочень
   архів Новосибірської області - Держ. архів Ростовської області - Держ. архів Саратовської області - Журнал Міністерства народної освіти - Інститут загальної історії РАН - Інститут червоної професури - Інститут наукової інформації з суспільних наук РАН - Відділення російської мови й словесності Імператорської академії наук - Комуністична академія - Казанський гос . університет
   
9. ПРИМІТКИ 1.
   архів. Ф. 41. Оп. 2. Д. 418. Л. 83 об. 15. РЦХИДНИ. Ф. 17. Оп. 84. Д. 43. Л. 20. 16. Там же. Л. 21-22. 17. Там же. 18. РГАЕ. Ф. 1884. Оп. 28. Д. 1. Л. 19. 19. РЦХИДНИ. Ф. 17. Оп. 65. Д. 7. Л. 146. 20. Там же. Д. 141. Л. 42. 21. Там же. 22. Там же. Д. 453. Л. 123 об. 23. Там же. 24. Там же. Ф. 2. Оп. 1. Д. 11782. Л. 5 об. 25. Там же. Ф. 17. Оп. 65. Д. 65. Л. 26. 26. Там же. Оп. 84.
   
10. Поняття «архівний документ» і «архів»
    документ. Згадаймо, що мають на увазі під словом документ. Документ - це результат закріплення інформації про предмети об'єктивної дійсності і про розумову діяльність людини за допомогою листа, графіки, фотографії або іншим способом на будь-яких носіях. Це визначення взято з Словника сучасної архівної термінології соціалістичних країн (1982). Є й інші трактування
    
11. 7 . Аналог власноручного підпису. Електронно-цифровий підпис
    електронно-цифровими підписами та іншими аналогами власноручних підписів осіб, що робить угоди. Це дозволило істотно прискорити процеси здійснення операцій. Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках і порядку,
    
12. Робота з персоналом
    документів. Ру-Кваліфікаційний довідник посад службовців. - М., 2001. - С. 37-38. ководіт роботою по складанню довідкового апарату, що полегшує облік і використання архівних документів. Надає методичну допомогу в пошуку необхідних документів. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та складання справ в архів.
    
13. Опубліковані документи органів державної влади 4.1.
    документів і матеріалів. - М.: Археографический центр, 1997. - 206с. 4.2. Державна Дума: Стенографічні звіти. Сесія перша. 1906 Т.1. СПб., 1906. 4.3. Державна Дума: Скликання II. Стенографічні звіти. Т.2. СПб., 1907. 4.4. П'ятий Всеросійський з'їзд Рад робітничих, селянських, солдатських і козацьких депутатів. Стенографічний звіт. М., 1918. 5.