Головна
ГоловнаІсторіяАрхівознавство → 
« Попередня Наступна »
Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005 - перейти до змісту підручника

Інформаційні технології та організація їх впровадження в архівах

В архівній справі в основному застосовується технологія баз даних (БД), а також інші інформаційні технології (Оцифрованіє документів, мережеві технології і т.д.).

Всі бази даних, створювані в архіві, умовно поділяються на облікові та інформаційно-пошукові. Ці дві категорії баз даних розрізняються структурою, методикою створення, застосовуваним програмним забезпеченням.

Облікові бази даних. Служать для обробки статистичних масивів - обліку документів і справ в архіві, обліку використання, контролю за забезпеченням збереження і т.д.

Облікові бази даних в архіві установ призначені для визначення кількості документів в одиницях обліку (одиниця зберігання) і забезпечення збереження документів при видачі їх у тимчасове користування в структурні підрозділи. Облікові БД можуть створюватися за функціональним або інтеграційному (багатофункціональному) принципом. За функціональним принципом створюються бази даних для обліку документів і справ, контролю за наявністю і станом справ, обліку використання, обліку джерел комплектування та ін

Так, в архіві Державної Думи застосовується база даних з обліку документів і справ - БД «Надходження та вибуття» (поля - ознака надходження / вибуття, дата надходження / вибуття справи, рік надходження / вибуття, вид зберігання, підрозділ ГД, 'індекс справи за номенклатурою, заголовок справи, номер здавальної опису, номер зведеного опису, номер справи, номер справи за зведеного опису, номер фонду, рік документів, номер Компактус, номер шафи, номер полки, номер проходу, сторона проходу, номер сховища, місце зберігання, кількість справ). База даних заповнюється на основі здавальних описів справ, звітами служить перекладна таблиця шифрів, топографічні покажчики, описи справ, зведені статистичні відомості про надходження та вибуття документів.

Інтеграційний принцип передбачає створення єдиної системи, що реалізує функції обліку та інформаційного пошуку документів. Такі інформаційні системи існують в державних архівах.

Державний архів веде облік всіх створених БД у вигляді бази даних їх описів.

У 1996-1997 рр.. було розпочато роботу зі створення серії інтегрованих типових автоматизованих інформаційно-пошукових систем під загальною назвою «Архівний фонд», які поєднували б у собі функції всіх довідників з обліку документів (архівної статистикою) і розкриттю змісту документів на різних рівнях:

архівного фонду та опису фонду; одиниці зберігання (справи); документа.

В даний час загальногалузева програма «Архівний фонд» впроваджена в переважній більшості державних архівів. Вона являє собою інтегровану інформаційну систему, що сполучає в собі функції облікових та інформаційних довідників на рівні фонду та опису: списку фондів, книги надходжень документів, аркуша фонду, картки фонду, путівника по архіву, книги обліку надходжень страхового фонду, історичної довідки, анотованого реєстру описів (останній в ще не запущеної в експлуатацію версії). За допомогою даної програми архівісти мають можливість створювати в автоматизованому режимі основний документ централізованого державного обліку - Паспорт державного архіву, музею, бібліотеки, а також безліч інших звітів.

Програма працює в мережевому режимі, має сучасний графічний інтерфейс.

Загальногалузеві програма «Архівний фонд» покликана вирішити завдання комп'ютеризації обліку документів в масштабі галузі і створити єдину систему централізованого державного обліку. (Це знайшло відображення в Регламенті державного обліку документів Архівного фонду РФ за 1997 р.)

Крім загальногалузевий програми «Архівний фонд» існує загальногалузева програма «Фондовий каталог суб'єкта Федерації», яка дозволяє одержати зведений паспорт державних архівів суб'єкта Федерації, а також провести порівняння даних паспортів одного і того ж архіву за різні роки.

П омимо загальногалузевих програми з обліку створені в більшості архівів, наприклад в Московському міському об'єднанні архівів впроваджена інтегрована система «Облік-НСА». Перевагою системи є наявність «розумної» технології внесення змін до облікові документи, що передбачають не

Кисельов І.М. Інформаційна система архіву: модель і втілення / / Вітчизняні архіви. - 1997. - № 6. - С. 28 - 36.

Тільки виконання всього можливого формального і логічного контролю даних, що вводяться, але й динамічну побудову елементів меню, відповідних тому або іншому типу акту. Програма реалізує облік документів як підсистему, дозволяючи поетапно вести роботу, починаючи від внесення даних акта (прийому-передачі, виділення справ на знищення тощо) і закінчуючи паспортом архіву. Більшість облікових форм система дозволяє одержувати в якості звітів. Підсистема науково-довідкового апарату реалізує кілька видів електронних архівних довідників (опису, покажчики, каталоги та ін.) Програма є досить якісним, але дорогим продуктом, що заважає широкому розповсюдженню її в архівах.

Інформаційно-пошукові бази даних. Ця категорія бази даних служить для створення і ведення таких архівних довідників, як архівні описи, зведені номенклатури справ, каталоги, картотеки, а також для вдосконалення процесів інформаційного пошуку в архіві.

Створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи архіву є найбільш складним завданням.

В архівах установ РФ існують информацион-но-пошукові системи (ІПС) трьох типів: 1)

використання в якості пошукової бази даних інформаційного масиву, створеного в діловодстві ( на основі електронної контрольно-реєстраційної картотеки), 2)

створення єдиної інтегрованої інформаційно-пошукової бази для всіх систем документації в діловодстві та архіві установи; 3)

створення окремої інформаційної бази (систем) в діловодстві або архіві організації.

Послідовно розглянемо ці три типи ІПС. 1.

При використанні бази даних інформаційного масиву створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи має базуватися на інформаційно-пошуковій системі, створюваної в поточному діловодстві організації, насамперед на таких її елементах, як електронні довідкові картотеки, електронні номенклатури справ і опису, класифікатори установ, структурних підрозділів та видів документів.

Основою для створення інтегрованої пошукової системи за документами довгострокового (або постійного) строку зберігання в архіві установи є електронна регістраціонноконтрольная картотека (РКК), створювана в діловодстві в ході реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Основними полями БД електронної РКК з управлінської документації є: вид документа, автор, кореспондент, дата (документа та отримання / відправки), реєстраційний номер, короткий зміст (анотація); реквізити: резолюція, виконавець, термін виконання, індекс справи за номенклатурою.

Кожен запис електронної РКК пов'язана із записом електронної номенклатури справ по полю («індекс справи за номенклатурою»), що дозволяє здійснити перехід від пошуку на рівні документа фонду до пошуку на рівні справи. Основними полями БД електронної номенклатури є індекс справи, заголовок справи (вид документа, автор, кореспондент, зміст, дата і місце події), кількість справи, томів, частин, термін зберігання і стаття за переліком.

При формуванні полів доцільно використовувати міжнародний стандарт опису архівної документації (ISACG), який ліг в основу розділу про НСА проекту Основних правил роботи державних архівів (2000). Згідно ISACG реквізитами опису документа є вид документа, автор, адресат, зміст (анотація), довідкові дані (кількість аркушів, дата документа), пошукові дані (номери фонду, опису, одиниці зберігання, документа, листів документа у справі), умови доступу і використання (справжність, спосіб відтворення, мову документа). Реквізитами опису одиниці зберігання - справи - є: назва установи, назва структурної частини, назва виду справи або виду документів, автор, адресат, кореспондент, питання або предмет, подія, факт, ім'я, до якого належить зміст документів справи, місце події, місцезнаходження автора, адресата або кореспондента документів, дати подій, крайні дати документів справи, справжність, ступінь повноти, спосіб відтворення, мову документів.

При завершенні зберігання одиниць управлінської документації в діловодстві справи передаються до відомчого архіву протягом встановленого інструкцією з діловодства терміну. База даних на документи також надходить до відомчого архіву після попередньої обробки. База даних електронної номенклатури перетвориться в базу даних електронної опису справ. Записи фільтруються по терміну зберігання документів, в архівній БД залишаються відомості про справи постійного і довготривалого зберігання. Заголовки справ у номенклатурі уточнюються і редагуються.

Основними полями БД електронної опису є: номер справи за описом справ структурного підрозділу, номер справи за зведеного опису, заголовок справи, справжність / копійность, крайні дати документів, кількість аркушів у справі, анотація документів. При формуванні бази даних електронної опису доцільно враховувати вимоги до опису одиниці зберігання в ISACG, наведені вище. Кожна картка одиниці зберігання пов'язана з реєстраційною карткою документа. Таким чином, формована база даних являє собою сукупність опису справ та електронного каталогу.

Для уніфікації введення інформації і прискорення пошуку, виключення помилок при введенні доцільно розробити для бази даних класифікатори галузей економіки (або використовувати ЗКГНГ), країн і регіонів, суб'єктів РФ, кореспондентів, видів документів та ін

Пошукові можливості ІПС першого типу будуть посилені в разі з'єднання інформаційно-пошукової системи з системою електронного документообігу (повного або часткового). Для цього в інструкції про службу документаційного забезпечення управління (ДОП) слід передбачити категорії документів, що підлягають обов'язковому скануванню (з подальшим оптичним розпізнаванням символів). Для вихідних і внутрішніх документів сканування не потрібно, тому що файл документа мається на одному з жорстких дисків. Текстовий файл документа з'єднується з реєстраційною карткою документа.

Таким чином сучасні системи документообігу дозволяють здійснити гіпертекстовий пошук по тексту документа і контекстний пошук за реквізитами реєстраційної картки (полів бази даних).

Прикладом викладеного вище є «поточний» архів Міністерства закордонних справ (МЗС), в якому використовуються наступні бази даних: комплекси завдань «Облік і контроль несекретних документів» та «Облік і контроль секретних документів». До складу інформаційного масиву входить реєстраційно-контрольна картотека, журнали руху документів всередині організації, номенклатури справ, внутрішні описи (досьє) справ. Функції системи - реєстрація вхідних і вихідних документів, реєстрація руху документів всередині організації та резолюцій, контроль виконання документів, формування і роздрук журналів передачі документів від виконавця до виконавця, формування і роздрук внутрішніх описів справ. Основний таблицею є реєстраційна картка документа, полями - реєстраційний номер документа, дата реєстрації документа, номер примірника документа, тип документа (вид), код автора документа, виконавець, номер вхідного документа, дата документа, короткий зміст, підпис виконавця, кількість примірників документа, код адресата, кому надіслано, дата відправки, дата повернення, резолюція, автор резолюції, дата резолюції, дата списання документа в справу, індекс справи за номенклатурою, номер справи за описом, дата здачі в архів, номер опису, дата знищення, коди співробітників, мають право знищення документів. Звіти, одержувані з системи: зведення документів, що знаходяться на виконанні (по структурних підрозділах в заданому інтервалі дат з вичерпаним терміном виконання), журнал наявності документів, що знаходяться в даний момент в підрозділі, зведений журнал реєстрації документів (за рік), внутрішні опису кожного справи, зведення про документообіг за рік. Система може одночасно працювати з трьома базами даних (за три роки). Для прискорення введення інформації в систему включені довідники (коди адресатів, номенклатура справ за поточний рік, коди виконавців та ін.) Така система після списання документів постійного і довготривалого зберігання в справа передається разом з документами даного року до відомчого архіву і служить для подокументно пошуку, тобто виконує функції архівного каталогу. При цьому база даних «фільтрується» за номерами справ - з неї виключаються записи з номерами справ, термін зберігання яких закінчився. Однак система з точки зору методики архівної справи не вільна від недоліків. Наприклад, в неї вводиться код співробітника, що знищила документи, але не вводиться підставу знищення (номер і дата протоколу експертної комісії, номер і дата акта про знищення). У системі є лише єдиний реквізит, що дозволяє відстежувати списання документа в справу і використовувати її для пошуку даних у відомчому архіві - індекс справи за номенклатурою. Це робить необхідним створення особливої ??бази даних («електронна опис») для пошуку по заголовках справ. 2.

 Інформаційно-пошукову систему другого типу, тобто створення єдиної інтегрованої інформаційно-пошукової бази для всіх систем документації в діловодстві та архіві установи, розглянемо на прикладі центрального апарату Міністерства з податків і зборів РФ і його установах (управліннях МНС по суб'єктам Федерації і районних податкових інспекціях). 

 Комплексна система документообігу побудована за єдиною методикою в усіх установах МНС, що дозволяє направляти дані з регіонів в єдиний федеральний банк даних, який обробляється спеціальним структурним підрозділом - Державним науково-інформаційним обчислювальним центром (ГНІВЦ) МНС. Склад інформаційного масиву - система автоматизації документообігу і діловодства «Бос-референт», система управління персоналом «Бос-кадровик». Перша підсистема включає в себе наступні бази даних: «Кореспонденція» (реєстраційна картотека), «Узгодження» (журнал реєстрації руху документів від керівництва до виконавця і назад та ін), БД «Архів» (опису справ і каталоги, створені на базі БД «Реєстрація» шляхом фільтрації даних). 

 БД архіву представляє собою сукупність інформаційних масивів, що формуються після закінчення кожного діловодного року на основі БД «Кореспонденція». База даних інтегрується на основі двох масивів - картотеки одиниць зберігання (поля - номер справи, номер опису, вид документа, автор, кореспондент, зміст, справжність / копійность, спосіб відтворення, дата початку справи, дата закінчення справи тощо) і пов'язаної з ній картотеки документів (поля аналогічні полям БД «Кореспонденція»). Знайшовши справу, можна переглянути всі картки документів, що входять в справу. Така побудова інформаційної системи відомчого архіву є найбільш грамотним з точки зору методики архівної справи. 

 Дана система електронної документації поширюється на управлінську документацію. Введення єдиного стандарту роботи з електронними документами в рамках відомства, що забезпечує керованість, захищеність і доступність документів, є важливою особливістю роботи з банком даних «Реєстр платників податків». Всі ці системи електронного діловодства реалізовані єдиним системним інтегратором (компанією АЙТИ) на одному програмному забезпеченні. 

 Аналогічна інтегрована система пошуку документної інформації в діловодстві та архіві створена в Центральному банку РФ з 1997 р. (на 370 робочих місцях в центральному апараті і більш ніж на 100 робочих місцях в ГУ ЦБ по м. Москві). У 2000 р. склад введеного масиву даних становив понад 500 тис. записів. Система ЦБ РФ цікава тим, що з 1999 р. комп'ютеризація діловодства здійснюється в рамках створення типової системи у всіх територіальних установах ЦБ Росії (це більше 4 тис. автоматизованих робочих місць). Інформатизація здійснюється на базі інтегрованої автоматизованої системи «ДІЛО» («Справа-96»), створеної фірмою «Електронні офісні системи» на базі СУБД Огаск. 

 Склад першого інформаційного масиву системи - база даних мережевої структури з реєстраційних карток (РК) документів, пов'язаних між собою (первинні, вторинні звернення, додатки), що доповнюють один одного, утворюють гіпертекстові мережі зареєстрованих документів з можливістю навігації (пересування по зв'язкам між РК і перегляду ланцюжка взаємозалежних документів). Другий масив - електронні документи, створені в діловодстві та пов'язані з РК кожного документа. 

 Функції системи: реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, обробка та зберігання електронних документів, приєднаних до картотеці, механізм управління ходом робіт (маршрутизація) - автоматична передача електронних копій документів виконавцям, контроль виконання документів, формування реєстрів розсилки документів, надпечатка конвертів, відправлення документів за допомогою систем електронної пошти, пошук документів за реквізитами реєстраційної картки і по тексту, регламентація прав доступу. 

 Перевагою системи є підтримка архівного зберігання як у традиційній, так і в електронній формі. Для використання системи в якості пошукового кошти у відомчому архіві служать реквізити «індекс справи за номенклатурою», «архівний номер справи» (за описом), «номер здавальної опису», «підпис списати». Для зберігання документів в електронному архіві служать такі реквізити: «дата архівації», «режим архівації», «коментар до архіву». 

 Інтегрована інформаційна система діловодства може бути створена шляхом включення в єдиний комплекс всіх підсистем (банків даних), існуючих в організації. 

 Прикладом може служити Єдина система електронного документообігу адміністрації м. Санкт-Петербурга, створена з метою комплексного вирішення проблем електронного документообігу та діловодства в органах влади. 

 Склад інформаційного масиву - електронні спеціалізовані системи діловодства (службова кореспонденція, листи та звернення громадян, контроль виконання та ін); банки документів [БД «Кодекс», документи канцелярії губернатора та територіальних органів адміністрації, службова кореспонденція, нормативно-право-ші та інші документи, тексти яких необхідні в роботі; індивідуальні та групові системи підготовки документів (бази даних з набором шаблонів всіх видів вихідних документів, оформлених за правилами уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації - УСОРД); корпоративні сервіси (електронна розсилка повідомлень, довідок та інших матеріалів, оперативний доступ до банків і баз даних); обмін даними між системами]. 

 Функції системи: облік та контроль руху документів, впровадження єдиних принципів реєстрації, обліку та руху документів, єдиної технології ведення діловодства, списання документів у справу та підготовки опису, а також наскрізної системи контролю виконання; створення еталонних банків електронних документів (шаблонів), електронна розсилка документів по всім установам системи з вищестоящих в нижчестоящі. 

 Особливостями даної системи електронного документообігу є те, що всі підсистеми ведуться в рамках єдиної інформаційної системи, на одному програмному забезпеченні, з високим рівнем стандартизації та уніфікації даних. 3.

 Розглянемо третій тип інформаційно-пошукової системи, коли можливе створення окремої інформаційної бази в діловодстві або архіві. 

 Такий підхід реалізовано, наприклад, в архіві Державної Думи Федеральних зборів РФ. Для пошуку документів у діловодстві Держдуми використовується з 1998 р. система «Дело», аналогічна описаній вище системі Центрального банку РФ. В архіві ж створюється окрема інформаційно-пошукова система. Склад інформаційного масиву: тематична картотека законопроектів (БД «Законопроекти»), що включає дані по всіх документах, створюваним в ході законодавчої процедури, картотека особового складу апарату Держдуми («Персоналії»). 

 Функції системи: виконання запитів про проходження законопроектів, довідок з особистих запитам депутатів та інших користувачів інформації, ведення класифікаторів, отримання звітів в заданій формі та ін 

 База даних «Законопроекти» ведеться шляхом заповнення електронних карток законопроектів (поля: вид документа законодавчої процедури, суб'єкт законодавчої ініціативи, галузі законодавства, відповідальний комітет, дата документа, стадія розгляду, номер здавальної опису, номер зведеного опису, номер справи, номер справи за зведеною опису, номери аркушів у справі, номер фонду).

 Особливий набір полів передбачений для картки документа. Таким чином, система являє собою подокументно опис законопроектів. Склад полів 

 БД «Персоналії»: ПІБ, група кадрового складу, підрозділ Держдуми, дата прийому до Держдуми, дата звільнення з Держдуми, номер здавальної опису, номер зведеного опису, номер справи, номер справи за зведеного опису, кількість аркушів у справі, номер фонду, номер сховища, номер Компактус, номер шафи, номер полки, номер проходу, сторона проходу. Для зручності введення інформації система має безліч класифікаторів (підрозділів, суб'єктів законодавчої ініціативи, галузей законодавства тощо) Так само, як і в системі МЗС, одним з класифікаторів є номенклатура справ Держдуми, що забезпечує зв'язок з системою діловодства. 

 При створенні окремої інформаційної системи у відомчому архіві установи вся робота з введення даних виконується архівістами. Тому Росархив рекомендує автоматизований довідковий апарат відомчого архіву формувати на основі інформаційно-пошукової системи, створюваної в поточному діловодстві організації, і перш за все таких її елементів, як електронні довідкові картотеки, номенклатури справ, класифікатори та ін Однак є одна істотна перешкода, що заважає використанню в пошуковій роботі архіву електронної діловодної картотеки. Справа в тому, що основним класифікатором даних в діловодстві є номенклатура справ організації, яка перезатверджуються щороку. Це змушує архівістів зберігати масив даних за кожен рік в окремій базі даних. У відомчому архіві, де документи зберігаються довготривало, для пошуку по кожному року незручно завантажувати окрему базу даних. Тому створення самостійної інформаційної системи архіву дозволяє здійснювати наскрізний пошук за весь період зберігання документів, причому бази даних прив'язані до традиційних довідників, який складається у відомчому архіві (здавальна опис справ структурного підрозділу, зведена опис справ установи) і навіть топографії сховища (шафи, стелажі, полиці і т.д.). 

 Крім того, якщо в установі відсутній автоматизована система реєстрації документів, створюється БД описів на рівні документів - електронний каталог, основними полями якого є: індекс, рубрика, підрубрика, дата події, місце події, зміст, назва фонду, номер фонду, номер опису, номер справи, номер листа. Каталог забезпечується ключовими словами, що відбивають тему, персоналії, географію. Індексація документів в електронному каталозі здійснюється на основі єдиного класифікатора документної інформації. 

 Картка електронної картотеки / каталогу (запис БД) може бути пов'язана з текстовим файлом документа або відсканованим зображенням документа. У першому випадку можливий гіпертекстовий пошук інформації за змістом документа. Пошук інформації по повнотекстових документів може здійснюватися за дескрипторах, які вибираються з тезауруса за класифікаційними індексами, а також за словами природної мови з тексту документа. 

 Для державних архівів в 1995 р. Росархівомбила розроблена концепція інформатизації архівної справи Росії, на основі якої була створена Програма інформатизації на 1997 - 2000 рр.. Відповідно до концепції передбачено створення автоматизованого науково-довідкового апарату, баз даних, що містять електронні копії документів. 

 Розвиток телекомунікаційних систем має поліпшити забезпечення користувачів архівною інформацією, більш оперативно вирішувати питання інформаційного обміну між архівними установами, сприяти зміцненню взаємодії архівних установ з федеральними органами державної влади. 

 Одним з найважливіших напрямків комп'ютеризації, відповідно до концепції, є розробка типових (загальногалузевих) баз даних по основних напрямках роботи архівів (комплектування, облік, забезпечення схоронності документів, створення довідників системи НСА, використання). 

 Застосування типових технологій (так званих типових модулів) забезпечує сумісність баз даних, створених різними архівними установами, можливість об'єднати їх у єдину архівну інформаційну мережу з горизонтальними зв'язками між архівними установами одного рівня і вертикальними зв'язками між установами різних рівнів. При цьому обов'язково повинна дотримуватися наступність традиційних та автоматизованих довідників, а також різних версій автоматизованих довідників. Останнє дуже важливо в умовах швидкого старіння програмного забезпечення. 

 Відповідно до концепції інформатизації архівної справи в державному архіві доцільно створення інтегрованої інформаційної системи (ІВС) архіву, реалізованої на уніфікованому по галузі програмному забезпеченні. Ця система повинна бути багаторівневою і багатофункціональною, включати в себе опису архівних документів, автоматизовану підтримку обліку та пошуку архівних документів; контроль за забезпеченням збереженості документів; ведення списків джерел комплектування, обліку використання документів архіву. 

 Однак можливе використання архівом і власних програмних розробок, в яких повинні передбачатися: включення в структури інформаційних масивів обов'язкових реквізитів, тобто обов'язкового переліку полів БД з їх специфікаціями; 

 Концепція інформатизації архівної справи / / Вісник архівіста. - 1996. - № 1. - С. 69. 

 обов'язкові процедури обробки даних і представлення результатів обробки (вихідних форм) за основними напрямками діяльності архіву в традиційній або електронній формі. 

 Дуже важливою частиною роботи з впровадження інформаційних технологій є супровід програмного забезпечення (ПО), що включає: 

 удосконалення ПЗ відповідно з додатковими вимогами архіву, що виникли в ході експлуатації; 

 адаптацію, тобто пристосування ПО до мінливих умов роботи, встановлення зв'язків з іншими програмами; 

 корекцію, тобто виправлення помилок у програмі, виявлених на стадії експлуатації. 

 Для ефективного ведення та використання БД, організації розподілених БД, обміну файлами та повідомленнями, колективної підготовки документів і т.п. в архіві доцільно встановлення локальної обчислювальної мережі (ЛОМ), роботою якої керує адміністратор мережі. 

 Для збереження масиву даних дуже важливе значення має захист інформації від несанкціонованого доступу та своєчасне конвертація даних в нові версії програми. Доступ до архівних баз даних регулюється системою парольного захисту комп'ютерів і інформаційних масивів, яка забезпечує доступ, як правило, на трьох рівнях в режимах «користувача», «редактора» і «адміністратора». 

 Однак поки не створена жодна інформаційно-пошукова система, яка розкриває зміст документів, прийнятна для більшості архівів (типова електронна опис, типовий електронний систематичний каталог). Ці завдання має вирішити нова версія галузевої програми «Архівний фонд». 

 Організація впровадження інформаційних технологій в архіві. Успішне функціонування інформаційно-пошукової системи багато в чому залежить від правильної організації її впровадження в архіві. Розробка та впровадження бази даних здійснюється в кілька етапів. 1.

 Вивчення діловодства та документообігу організацій відомства або напрямки роботи архіву, яке підлягає комп'ютеризації. 2.

 Розробка технічного завдання. На цьому етапі пріоритетне значення має досконале знання проектувальниками правил і норм вітчизняного діловодства та архівної справи, а також знання основ технології баз даних (структура БД, таблиці, поля, звіти і т.д.). Як правило, фірма - системний інтегратор - пропонує самостійно провести обстеження діловодства. Однак у штаті цих фірм дуже рідко бувають фахівці з діловодства та архівної справи, тому краще здійснити цю роботу власними силами. Постановка завдання і технічне завдання повинні бути складені фахівцями служби ДОУ та архіву, а також службами інформаційного забезпечення (АСУ, інформцентру) спільно. Технічне завдання на впровадження автоматизованої системи архіву, формат представлених даних узгоджується з Росархивом. 3.

 Пошук відповідного під певну задачу програмного продукту і фірми - системного інтегратора. Тут мають значення не тільки витрати на програмне забезпечення і техніку, але і надійність обраного вами додатки, солідність фірми. 4.

 Укладення договору, до якого додається технічне завдання. У договорі обов'язково слід передбачити конвертування даних в нові версії програми, підтримку «гарячої лінії», склад документації - супроводження до програмного забезпечення, навчання фахівців і т.п. 5.

 Створення, установка та адаптація програми здійснюється програмістом або фірмою - системним інтегратором - на основі технічного завдання. 6.

 Сертифікування та реєстрація програмного продукту. 7.

 Підтримка та обслуговування системи. 

 При виборі програмного забезпечення перевага повинна віддаватися комплексним автоматизованим інтегрованим системам, відповідним вітчизняним і міжнародним стандартам, орієнтованим на безперервну модифікацію і розвиток, що дозволить знизити витрати на інтеграцію різних локальних систем, їх експлуатацію і супровід. 

 Вибір фірми - системного інтегратора - доцільно проводити на конкурсній основі, з урахуванням аналізу впроваджених розробником діючих галузевих систем, стабільності його положення на ринку, якості розробок. Обов'язковою умовою є наявність у розробника ліцензії на створення інформаційних систем відповідно до міжнародних стандартів якості. Доцільно укладення з фірмою - системним інтегратором - договору про довготривалу співпрацю. 

 Таким чином, архівіст може виступати в ролі розробника програм та експерта програмного продукту, він повинен бути здатний оцінити достоїнства і недоліки програми з точки зору архівних технологій, внести пропозиції щодо її вдосконалення. 9.3.

 « Попередня  Наступна »
 = Перейти до змісту підручника =
 Інформація, релевантна "Інформаційні технології та організація їх впровадження в архівах"
  1.  Об'єкти і цілі інформатизації архівної справи
      інформаційних технологій. В даний час до об'єктів інформатизації роботи державного архіву та архіву установи (відомчого) відносяться: комплектування архіву та експертиза цінності документів; створення і ведення інформаційно-пошукових архівних довідників по всіх документах архіву з метою прискорення процесів пошуку інформації (номенклатури справ, описів, каталогів, покажчиків та ін);
  2.  Напрямки використання архівних документів
      інформаційних потреб суспільства, забезпечення законних прав та інтересів громадян. У процесі використання архівних документів беруть участь дві сторони - архів (федеральний, суб'єкт Федерації, муніципальний, відомчий, недержавний та ін), який зберігає інформацію, і користувач, якому потрібна інформація. Користувачами інформації державного архіву можуть бути органи
  3.  Архівні джерела 8.1.
      організацій Свердловської області (ЦДООСО) Ф.41. - Свердловський Істпарт. Оп.1. Д.419. Оп.2. Д.2, 235, 242, 802. 8.9. Архів Тюменського регіонального управління ФСБ (АТРУ Гр. Мат II. On.28, № 16, кор 80. 8.10. International Institute Social History (IISH). Amsterdam1. PSR - Archiv: 2000. Коробка 1, Папка 1, Папка 19; Коробка З, Папка 26; Коробка 4, Папка 346; Коробка 9,
  4.  Архівні путівники
      архівний довідник, короткі відомості про документи одного або декількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів). Путівник по архівах {архіву) - вид путівника по фондах архівів, систематизований перелік архівів з
  5.  Нормативно-правова база роботи архіву
      організації 3. Якщо в архіві установи є підрозділи - положення про структурний підрозділ, наприклад положення про електронний архіві установи 4. Посадові інструкції працівників архіву Найважливішим документом, що визначає діяльність архіву, є його Положення (Статут). Положення про державний архів або архіві установи (Статут)
  6.  Збереження інвестицій.
      інформаційної системи, якщо ці витрати будуть мінімальними. На це впливає, по-перше, вибір системи управління базами даних. Тут мова йде не тільки про технічні аспекти. Необхідно враховувати позиції розробника на ринку, його технічну політику щодо інновацій. Має значення і вартість самої бази даних. Другий аспект - технічна реалізація в розробці переваг,
  7.  Література
      інформаційних технологій / / Інформаційні технології. - 1996. - № 2. - С. 10-13. Інформатика: Учеб. посібник для студ. пед. вузів / А.В. Могильов, Н.І. Пак, Є.К. Хеннер / Под ред. Є.К. Хеннер. - М.: Академія, 1999. - 816 с. ЛапчікМ.П. Інформатика та інформаційні технології в системі загальної та професійної освіти: Монографія. - Омськ: Изд-во ОмГПУ, 1999. - 294 с. Машбиц Є.І.
  8.  Федяінова Н.В.. Використання інформаційних технологій в учебномпроцессе початкової школи: Навчальний метод, посібник. - Омськ: Омськ, держ. ун-т, 2004. - 71 с., 2004
      інформаційних технологій у сфері освіти в цілому і в навчальному процесі початкової школи зокрема. У роботі наведені приклади використання програмного пакета MS Office для розробки ме-методичних та дидактичних матеріалів, представлені етапи створення навчальних програм з елементами самоконтролю в PowerPoint. Посібник призначений для вчителів початкової школи і може бути використано при
  9.  2.3.3. Порядок виведення на друк результатів виконання контрольних, лабораторних робіт, курсових і дипломних проектів
      інформаційних центрів університету, а й заощадити кошти на придбання витратних матеріалів, паперу, на ремонт периферійних пристроїв, продовжити термін їх служби, а також дозволяє вивільнити приміщення. Зберігання інформації можна організувати на дискетах, компакт-дисках, інших носіях, що забезпечує їх тривале збереження та оперативність пошуку інформації при
  10.  РЕЗЮМЕ
      інформаційного забезпечення пред'являється ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність та ін КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ Що являє собою управлінська інформація? У чому сутність інформаційного забезпечення управління? Які джерела інформації відносяться до позаоблікового? Які етапи включає створення комплексної автоматизованої
  11.  Довідковий апарат до путівника
      інформаційне навантаження, показуючи основні ступені систематизації, даючи конкретну і наочну інформацію про структуру опису комплексу документів в цілому. Передмова включає загальні відомості з історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом і змістом документів та побудові довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як
  12.  Теми для рефератів 1.
      інформаційно-освітньому просторі. 3. Педагогічна технологія кооперативного
  13.  Список скорочень
      архів Новосибірської області - Держ. архів Ростовської області - Держ. архів Саратовської області - Журнал Міністерства народної освіти - Інститут загальної історії РАН - Інститут червоної професури - Інститут наукової інформації з суспільних наук РАН - Відділення російської мови й словесності Імператорської академії наук - Комуністична академія - Казанський держ. університет