| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
4.1. Комплектування Архівного фонду Російської Федерації |
||
|
Комплектування - це систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем. Під профілем архіву слід розуміти встановлений для архіву склад документів, який визначається ознаками класифікації документів архівного фонду РФ. Головною метою комплектування є найбільш повна концентрація документів, що відносяться до профілю кожного архіву. Робота з комплектування архівів складається з декількох етапів: встановлення профілю архіву; визначення джерел комплектування; визначення складу документів, що підлягають зберіганню в архіві; організація комплектування. Перший етап роботи з комплектування докладно описаний в р. 3.3, третій вирішується в ході експертизи цінності документів (р. 4.2.2). Тому в цьому розділі зупинимося на двох етапах роботи: визначення джерел комплектування та організація комплектування. 4.1.1. Визначення джерел комплектування Джерела комплектування - це установи або особи, безпосередньо передають документи в державні або відомчі архіви. Джерелами комплектування можуть бути як державні, так і недержавні установи. Науково обгрунтовані критерії визначення джерел комплектування державних архівів склалися до 1960-их рр.. До кінця 1980-х рр.. вони були розвинені і диференційовані. Однак у середині 1990-х рр.., У зв'язку із змінами в суспільно-політичного та економічного життя країни, архівісти знову змушені були їх переоцінити. У 1960-ті-1980-ті рр.. склалися такі критерії визначення джерел комплектування державних архівів: для установ: значення установи в системі органів влади і управління, в галузевій відомчій системі (установи союзного, рес-публіканського , обласного, районного, міського підпорядкування і т.д.); повнота відображення діяльності установи в документах вищих організацій; відповідність документів установи профілем державного архіву; для документів особового походження: значення творчої та громадської діяльності фондоутворювача у розвитку науки, культури, суспільного життя та інших областей; історія фонду , тобто ступінь збереження особистого фонду, наявність зібраних фондообразователем цінних документів, особливості фіксації його творчого процесу; взаємозв'язок фонду з іншими комплексами документів (наявність у фонді документів, які висвітлюють життя і творчість видатних діячів) . На основі цих критеріїв затверджувалися списки джерел комплектування, в основі яких лежало поділ потенційних джерел комплектування на кілька груп: установи, організації та підприємства, документи яких підлягають повному (обов'язкового) прийому в державні архіви; установи, організації та підприємства, документи яких підлягають прийому до державних архівів у складі фондів вищестоящих інстанцій, а також вибіркового прийому. Під вибірковим прийомом мається на увазі, що з багатьох фондів однотипних установ, що діяли на одній території, в державні архіви надходили на зберігання один або кілька фондів (як правило, «кращий», «найгірший» і «середній »). Це так званий груповий вибірковий прийом. Повідовой вибірковий прийом припускає, що в державний архів надходять окремі види та різновиди створюваних джерелами комплектування цінних документів. Таким чином, повідовой і групової вибіркові прийоми відрізняються один від одного за наступним принципом: все від обраних (груповий), небагато що від усіх (повідовой); установи, які не є джерелами комплектування державних архівів. На основі останньої редакції примірних списків кожен державний архів веде у відповідності зі своєю зоною комплектування списки своїх джерел комплектування. Списки поса-1 Зразкові списки установ, організацій, підприємств, матеріали яких підлягають або не підлягають прийому до державних архівів СРСР. ГАУ при РМ СРСР. - М., 1960. Зразкові списки видів установ, організацій та підприємств, що є або не є джерелами комплектування державних архівів. ГАУ при РМ СРСР. - М., 1987. НЬ1 постійно уточнюватися і переглядатися. У сучасних редакціях списків джерел комплектування архівів замість Верховної Ради СРСР значиться Федеральне Збори, замість Ради Міністрів СРСР - Уряд РФ, замість виконкомів - мерії та префектури. Але принцип складання списків залишився колишнім. Так, наприклад, в 1992 р. Росархив направив на місця нові примірні галузеві списки установ, організацій і підприємств, є і не є джерелами комплектування державних архівів. Особливу увагу було приділено вивченню складу і змісту документів новостворених органів: Адміністрації Президента РФ, апарату голів виконавчої влади (президентів республік у складі РФ), адміністрацій країв, областей, автономних областей, автономних округів, місцевої адміністрації, представництв та представників Президента РФ, мерій , муніципалітетів, префектур, дум, департаментів та ін Особливої уваги потребує відбір на державне зберігання документів про підготовку та проведення масових політичних кампаній (референдумів, виборів). Крім того, вельми посилилася роль установ і організацій соціально-культурної сфери, громадських організацій та творчих спілок. Після перегляду списків багато з цих установ стали самостійними джерелами комплектування. Така система критеріїв і методика комплектування державних архівів, яка склалася до початку 1990-х рр.. і цілком може бути використана при комплектуванні архівів документами, створеними до 1991 р. Проте зміни в державному апараті, суспільно-політичному житті країни, економічному розвитку призвели до того, що в комплектуванні з'явився цілий ряд нових проблем. По-перше, після розпаду СРСР колишні союзні республіки, які стали незалежними державами, взяли власне архівне законодавство, у зв'язку з чим виникла проблема, пов'язана з претензіями колишніх союзних республік на матеріали, які вже надійшли на державне зберігання. Однак у відповідності з основним науковим принципом архівознавства - «недробімих архівних фондів і комплексів фондів» - було прийнято нелегке рішення - не переміщати матеріали. По-друге, зі зміною статусу архівних фондів (об'єкти федеральної власності і власності суб'єктів Федерації, муніципалітетів) уточнюється профіль комплектування архівів: архіви федерального рівня, архіви суб'єктів федерації, муніципальні архіви. Архівісти пропонують спосіб вирішення цієї проблеми на основі «принципу територіальності комплектування», т.е де народився (архівний фонд), там і знадобився (прийнятий на державне зберігання незалежно від форми власності та підпорядкування). По-третє, у зв'язку з розпадом централізованої відомчої системи у всіх галузях управління переглядаються критерії визначення джерел комплектування. В умовах реформування економіки архівісти зіткнулися також з нагальною проблемою прийому на державне зберігання документів ліквідованих установ, які не мають правонаступників. Це створює для архівів «дев'ятий вал» позапланового прийому документів, внаслідок чого вони «тонуть», не встигаючи обробляти надходять документи тимчасового і постійного зберігання. Особливу увагу в даній ситуації слід звернути на документи з особового складу, термін зберігання яких 75 років, іноді вони можуть бути віддані на постійне зберігання. Відомості з цих документів часом можуть вирішити долю людини. Прийом цих документів до державного архіву в складі фондів ліквідованих установ - це один шлях вирішення проблеми, другий - створення спеціальних міжвідомчих архівів з особового складу, особливо на районному та міському рівнях. Ці «проміжні» архіви могли б звільнити Федеральну архівну службу РФ від великої кількості соціально-правових запитів. По-четверте, в 1990-і рр.. спостерігається стійка тенденція до «роздержавлення» всіх сфер управління. Роль державних структур постійно скорочується в таких галузях як економіка, культура, суспільно-політичне життя. Тому, якщо Федеральною архівною службою РФ не будуть вжиті заходи щодо збереження документів недержавних структур, значна частина цінних джерел з історії сучасності буде втрачена. У зв'язку з цим перед державними архівами стоїть двоєдине завдання: виявити недержавні структури, фонди яких відносяться до профілю комплектування даного архіву, і встановити, які з них є джерелами комплектування; встановити «договірні відносини» з представниками цих структур. В результаті виявлення недержавних структур складаються списки потенційних джерел комплектування держархівів. Джерелами комплектування державних архівів є організації нового типу, в діяльності яких утворюються документи, що мають історичне, культурне, наукове, соціальне, економічне, політичне значення, що підлягають обов'язковій передачі на державне зберігання (організації з державною або муніципальної форою власності) і на основі договору (з іншими формами власності). Списки джерел комплектування складаються на основі кілька видозміненій системи критеріїв, яка активно обговорюється в сучасному архівознавства. Критерій Пояснення 1. Функціонально-Виконання основних завдань галузі, унікальний-цільове призначення ність діяльності, новизна товарів і послуг, установи стабільність існування, конкурентоспроможність, участь у міжнародних та регіональних програмах 2. Масштаб Багатопрофільність виробництва товарів і ус-діяльності луг; обсяг статутного фонду; склад засновників та учасників; міжрегіональна діяльність; чисельність працівників 3. Вид організації Сформована структура і організація діяч ності, наявність іноземного партнера, наявність унікальних або найбільш типових структур 4. Повнота відображення Ступінь повторення цінної інформації, інформації в тому числі у фонді інших організацій Серед джерел комплектування особливу групу складають громадські організації - партії, союзи, рухи, студії, клуби та ін Критерій визначення джерел комплектування щодо цієї категорії фондообразователей тільки розробляються. Однак, спираючись на досвід ЦАОДМ та інших центрів зберігання сучасної документації та архівів громадських рухів, можна намітити загальні тенденції у відборі на постійне зберігання документів цих організацій. На підставі вивчення хроніки суспільно-політичного життя архівісти ділять всю сукупність сучасних суспільно-політичних організацій за напрямами і характером їх діяльності на суспільно-політичні, релігійні, правозахисні, культурні, екологічні та ін Політичні організації в свою чергу по орієнтації поділяються на націонал-патріотичні, марксистські, соціал-демократичні, ліберально-демократичні та ін У кожній з цих груп виділяються, у свою чергу, лідируючі організації, в документах яких найбільш повно повинна відбитися історія того чи іншого суспільно-політичного спрямування. Далі, при безпосередньому вивченні архіву організації набуває чинності критерій історії фонду, тобто наявність в архіві організації документів, найбільш повно відображають найважливіші події суспільно-політичного життя країни і Регіону, а також діяльність самої партії та її лідерів і різних рухів, структуру регіональних відділень руху. Розглянемо процес прийняття документів на зберігання у відомчому і державному архівах. Передача справ на зберігання до відомчого архіву. Після оперативної роботи з документами справи структурних підрозділів повинні бути передані на зберігання до відомчого архіву. У відомчий архів здаються справи, закінчені виробництвом, на термін зберігання більше 10 років, а також справи з особового складу. Передача справ у відомчий архів здійснюється за описом, який складається у структурному підрозділі. В процесі передачі справ необхідно перевірити: правильність формування та оформлення справ, відповідність кількості справ постійного і довготривалого зберігання, заведених відповідно до номенклатури, і кількість цих же справ, включених в опис. Перевірка формування справи передбачає встановлення відповідності між заголовком справи на його обкладинці і вмістом справи. Принципи формування справ відображені в їх заголовках, які, в свою чергу, закріплені в номенклатурі справ установи. Справи, що передаються до відомчого архіву, повинні піддаватися в структурному підрозділі повному оформленню. Це означає, що кожна справа має бути переплетено і підшито, аркуші справи повинні бути пронумеровані, причому нумерація повинна бути скріплена заверительной написом наприкінці справи, де вказується загальна кількість аркушів; обкладинка справи повинна бути правильно оформлена, тобто містити назву закладу та структурного підрозділу, діловодний індекс справи, заголовок справи, крайні дати справи, термін зберігання справи, кількість аркушів у справі. Крім того, на особливо цінні, особисті, судові та слідчі справи, а також інші категорії справ складається внутрішній опис, в якій вказується заголовок і дата кожного документа, його індекс та номери аркушів справи, на яких знаходиться документ. Зіставлення кількості справ в номенклатурі і в описі - дуже відповідальне завдання. Матеріали довготривалого зберігання з особового складу (до 75 років), по яким виповнюється безліч соціально-правових запитів громадян, надходять на зберігання в об'єднані міжвідомчі архіви. Терміни зберігання документів у відомствах, що мають галузеві фонди, визначаються спеціальною угодою між відомством і Росархивом. Нижче наводяться терміни зберігання документів в архіві установи. Записи актів громадянського стану.; Документи з особового складу; записи нотаріальних дій і судебнихдел; господарські книги Наукова, технологічна, патентна документація Конструкторська документація Проектна документація з капітального будівництва Телеметрична документація Кінодокументи, фотодокументи, відеофонограми фотодокументи Документи на машинних носіях Передача справ на зберігання в державних архів. Документи приймаються від відомств по описам справ постійного зберігання з візою експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи, а також за актами прийому-передачі. У державному архіві строго стежать за дотриманням термінів передачі документів від джерела комплектування в госар-хів. Нижче наводяться терміни передачі документів від джерел комплектування до державного архіву. Джерела комплектування Федеральні органи державної влади; Генеральна прокуратура РФ; органи державної влади та прокуратури республік; галузеві академії; державні об'єднання; установи, організації, підприємства федерального і республіканського підпорядкування 15 Органи державної влади та прокуратура країв, областей, міст федерального значення, автономної області, автономних округів; прокуратура МІСТ і районів, державних установ, організацій, підприємств крайового, обласного підпорядкування, підпорядкування автономної області і окружного підпорядкування 10 Органи місцевого самоврядування; установи, організації, підприємства міського і районного підпорядкування; підприємства сільського господарства 5 Спільні підприємства за участю держави; організації та об'єднання змішаних форм власності, у статутному капіталі яких є переважна частка федеральної чи державної Аственності 10 Передача документів з кожної установи - джерела комплектування до державного архіву здійснюється щорічно або раз на 3 - 5 років (залежно від обсягу документів фондоутворювача). Природно, що якщо у архіву 200 джерел комплектування, регулярне комплектування можливо тільки при складанні графіка прийому документів з установ. Комплектування державного архіву документами даного фондообразователя здійснюється в кілька етапів: спочатку на засіданні ЕПК держархіву затверджується опис справ постійного зберігання, які повинні бути передані в архів (цей примірник опису залишається в державному архіві); потім до відомчого архіву виїжджає співробітник державного архіву для перевірки фізичної і санітарно-гігієнічної-кого стану справ, оформлення справ і т.д.; нарешті, на останньому етапі, відповідно до описами по-одинично передаються справи на постійне зберігання. В особливо цінних справах перевіряється кількість аркушів. Якщо кількість справ в описі більше кількості реально переданих справ, в опису робиться нова підсумковий запис, а відомчий архів складає довідку про причини відсутності справ. Основним документом, на підставі якого здійснюється прийом документів на зберігання, є акт прийому-передачі документів на зберігання. В акті вказується установа, яка передає документи, і архів, в який вони надходять, причина передачі (витікання термінів відомчого зберігання або ліквідація установи), а також реальна кількість переданих копій, кількість особливо цінних справ та ін Акт складається у двох примірниках, підписується представниками державного та відомчого архівів. Разом з документами передаються ще два примірника опису (на додаток до примірника, що залишився в архіві після затвердження опису на ЕПК державного архіву). Один примірник опису залишається у відомчому архіві. Е1А трьох примірниках опису, переданих до державного архіву, робиться відмітка про передачу документів. Всього складається чотири примірника опису. Прийом документів від джерел комплектування недержавної частини Архівного фонду РФ має свою специфіку. Як показує досвід, збереження документів у цих фондооб-разователей залишає бажати кращого, тому рекомендується приймати документи через п'ять років після закінчення їх діловодства. Власники документів можуть передавати свої документи у власність держави на зберігання до установ Федеральної архівної служби Росії, державні музеї та бібліотеки. При цьому передача права власності на документи оформляється угодою (договором) з архівною установою. У разі необхідності умови зберігання та використання до-Лментов можуть включати обмеження права доступу та використання документів, що містять таємницю особистого життя, комерційну таємницю, є об'єктом авторського права та ін Документи особового походження також можуть надходити до державного архіву за договором дарування, за заповітом, за рішенням суду або нотаріальних органів про визнання документів безгоспними, за договором купівлі-продажу. На тимчасове зберігання (депонент) документи особистого походження передаються на підставі особистої заяви власника. При прийомі документів також складається акт прийому-передачі, до якого додається здавальна опис. Особливо важливе значення має договір між архівом і власником, оскільки на його основі документи передаються в державну власність. Тому слід детально обговорити з власником кожен його пункт. У сучасних умовах архівісту найчастіше необхідно використовувати методи «активного комплектування»: проведення бесід з фондоутворювачами про важливість збереження їх документів; виявлення потенційних джерел комплектування в органах реєстрації юридичних осіб, а також на основі вивчення хроніки суспільно-політичного життя; анкетування, інтерв'ювання лідерів та членів партій і рухів, запис мітингів та інших подій суспільно-політичного життя, запис усних спогадів; збір спогадів, складання хроніки подій; збір документів, що відображають громадську думку, участь у зустрічах, «круглих столах» з фондоутворювачами. Основою роботи по «активному комплектування» є високий професіоналізм, компетентність, ввічливість і активна життєва позиція архівіста. 4.2.
|
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "4.1. Комплектування Архівного фонду Російської Федерації" |
||
|
||