Організація документів і справ у межах архівного фонду (третій рівень організації документів)

Фондування складається з таких видів робіт: 1)

визначення меж архівного фонду, у тому числі визначення юридичної самостійності фондообразователя і хронологічних рамок документів фонду; 2)

визначення фондової належності документів.

Архівні документи, сформовані в архівні фонди, об'єднані архівні фонди та архівні колекції, перефондірова-нию не підлягають. Винятком є грубі помилки в фондуванні.

Як було сказано раніше, пересістематізація матеріалів проводиться в рідкісних випадках, особливо для фондів, вже введених в науковий обіг. Такий вид роботи може зустрітися в історичних архівах, що склалися в XVIII-XIX ст., Де фонди оброблялися різними поколіннями архівістів, які керувалися різними методичними принципами.

Якщо в державному архіві доводиться виконувати великий обсяг абот з фондування, значить утворився значний масив рос-ипі - матеріалів з різних фондів, розрізнених і, як правило, не описаних. Освіта розсипи може викликатися надзвичайними обставинами:

стихійними лихами і пожежами;

війною, евакуацією, вивезенням документів загарбниками і последующе реституцією;

військовими діями внаслідок соціальних потрясінь, перево-отов;

реформами державного апарату, органів влади та управ-ення.

Попередні етапи работипо фондування. Передтем як ріступіть до виконання робіт з фондування, необхідно зучіть історію фондообразователя, познайомитися з законодав-Єльня актами, відомчими виданнями, джерелами і ітературой, що відображають історію фондоутворювача, з заду-ами та функціями, покладеними на нього, визначити масштаб Діяльності фондообразователя, т. е. кому він підпорядковувався і яку мав структуру, усвідомити функції установи в різні Періоди його діяльності. Важливе значення має визначення зв'язків з іншими установами.

Слід також ознайомитися з основними видами документів ондообразователя (постановами, наказами, протоколами,

Анами, звітами, штатними розкладами та ін.), в яких містяться основні відомості про часу виникнення фондообра-зователя, його компетенції, структурі та її зміни, функціях структурних частин, часу, причини ліквідації фондообразо-вателя.

За з'ясованим даними складається історична довідка. Крім названих вище даних про фондообразователей в історичній довідці потрібно розкрити систему організації документів у діловодстві фондообразователя. Цю систему можна виявити за номенклатурами справ, старим описам, класифікаторами, елементами опису на обкладинках.

Далі в історичній довідці слід викласти відомості з історії фонду, з'ясувати:

коли вступив фонд на зберігання; ступінь його збереження; обсяг фонду; крайні дати документів.

В історичній довідці потрібно розкрити склад, зміст і значення документів для наукового і практичного використання.

До історичній довідці необхідно докласти графічну схему структури фондообразователя, список джерел та літератури, використаних при написанні довідки.

Визначення меж архівного фонду. Далеко не з будь-якого документального фонду може бути сформований архівний. Хто ж може бути фондообразователем? Перш за все слід враховувати юридичну самостійність установи, ознаками якої є:

наявність правового акта про освіту установи (акт, статут, указ, декрет, закон, положення);

самостійний баланс, кошторис, рахунок в банку; штатний розклад;

самостійне ведення діловодства (бланк, гербова печатка та ін.)

Разом з тим, самостійний структурний підрозділ також може бути фондообразователем, якщо його документи утворюють відокремлений історично значущий комплекс.

В Основних правилах роботи державних архівів 1984

Однак для матеріалів новітнього часу (періоду 90-х рр.. XX в.) завдання визначення меж архівних фондів є досить актуальною, тому що часто виникає питання, приєднати чи нові надходження до вже існуючого фонду або створити новий архівний фонд? У цьому випадку слід враховувати корінні зміни в житті держави і суспільства. У табл. 5 наведені фактори, що впливають на визначення меж архівного фонду. Фактор, що впливає на фондування Документи, що виникли під впливом фонду фондообразователей 1. Зміна конституційних основ держави у зв'язку з прийняттям Конституції РФ 1993 р. Розпад СРСР в 1991 р. 1.1. Документи вищих органів державної влади Російської Федерації органів державної влади суб'єктів федерації, створених за Конституцією РФ 1993 р. (нові архівні фонди) Президент Р Ф; Федеральне Збори; Уряд Р Ф; Конституційний Суд РФ; Уряд Республіки Комі; Московська обласна Дума;

Верховна Рада РРФСР з 8 грудня 1991 р. по 1993; Рада Міністрів РРФСР з 8 грудня 1991 1.2. Документи вищих органів управління

(міністерств, відомств РФ), створених на базі відповідних відомств СРСР (нові архівні фонди) Міністерство атомної енергетики та промисловості СРСР і Міністерство РФ з атомної енергії 1.3. Документи рад міністрів республік у складі РФ і автономних утворень до і після розпаду СРСР (нові архівні фонди) Рада Міністрів Якутській АРСР і Рада Міністрів республіки Саха 1.4. Документи нових органів місцевого самоврядування, створені на основі федеральних законів і нормативних актів суб'єктів федерації (нові архівні фонди) Комітет місцевого самоврядування округу Лефортово м. Москва 1.5. Документи Прокуратури РРФСР і Прокуратури РФ

Продовження табл. 5 Фактор, що впливає на фондування Документи, що виникли під впливом фонду фондообразователей (нові архівні фонди), місцевих прокуратур (нові архівні фонди) 1.1 Зміна статусу суб'єкта РФ 1.6. Документи нових органів влади (нові архівні фонди) Хакаський обласна рада народних депутатів і Верховна Рада республіки Хакасія з 29 січня 1992 2. Зміна меж

адміністративно - територіального розподілу та створення нових органів влади і управління Документи нових органів влади та управління (нові архівні фонди) Бабушкінський районний Рада народних депутатів м. Москви; Куйбишевський районний Рада народних депутатів м. Москви ; Дзержинський районний Рада народних депутатів м. Москви; Префектура Північно-східного адміністративного округу 3. Зміна форми власності фондо-образователя. Документи установ і підприємств, що перейшли з 1991 р. в кооперативну, громадську, приватну та інші форми власності (нові архівні фонди) Державний концерн «Нафтогазбуд» і АТ «Роснефтегазстрой» 4. Реорганізація фондообра-зователя, яка веде до корінної зміни його функцій і створення нової установи Документи нового установи (новий архівний фонд) Центральна науково-дослідна лабораторія (ЦНДЛ) Головархіву СРСР і Всесоюзний науково-дослідний інститут

документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Головархів Закінчення табл. 5 Фактор, що впливає на фондування Документи, що виникли під впливом фонду фондообразователей 5. Ліквідація фондообразователя з передачею його функцій однієї або декількох організаціях Документи кожної організації (самостійні архівні фонди) Московський державний історико-архівний інститут з 1991 р. у складі Російського державного гуманітарного університету Вид фонду Хронологічні межі фонду

Архівний фонд Офіційні дати утворення і

установи ліквідації установи

Архівний фонд Дати народження і смерті окремої особи,

особового походження членів сім'ї або роду

Об'єднаний Дати утворення і ліквідації найбільш

архівний фонд раннього і найбільш пізнього за часом

діяльності установ, документи яких увійшли до складу фонду

Нижче дається визначення хронологічних меж архівних фондів.

Іноді виникають труднощі з визначення крайніх дат документів архівного фонду установи та архівного фонду особового походження. Пояснимо, що крайніми датами документів архівного фонду установи є дати найбільш раннього і найбільш пізнього з документів, що входять до його складу. Вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо з якихось причин відсутні документи початкового чи завершального етапів діяльності установи або якщо до фонду установи передаються для завершення виробництвом справи устано-ня-попередника.

Крайні дати документів архівного фонду особового походження можуть бути розширені за рахунок документів, пов'язаних з відгуками на смерть фондообразователя, з посмертним виданням його творів, проведенням заходів, якими відзначаються ювілейні дати.

Визначення фондової належності документів. Визначити фондову приналежність документів - це значить визначити відповідність документів того чи іншого архівного фонду на основі відповідних ознак.

Фондова приналежність завжди встановлюється на підставі безпосереднього вивчення документів.

Документи, як правило, самі несуть додаткові відомості про їх приналежність до певного архівного фонду. У сучасному державному діловодстві ці відомості можуть бути відображені на обкладинці справи, де вказується офіційно прийняте повне, а в дужках - скорочена назва установи-фондоутворювача і назва структурної частини установи, у діяльності якого виникли документи.

Якщо цих відомостей немає на обкладинці або вони викликають сумнів, а також якщо справі «не пощастило» і воно втратило обкладинку зовсім, то фондова належність встановлюється на підставі вивчення містяться у справі документів.

Всі документи за місцем їх складання зазвичай поділяються на вхідні, внутрішні та вихідні.

Фондова приналежність вхідних документів (отриманих фондообразователем) встановлюється за назвою установи-одержувача, яке можна дізнатися по адресату, відбитку штампа реєстрації вхідних документів, тексту (змісту) документа, резолюціям, пометам.

Фондова приналежність внутрішніх документів (наказів, протоколів, звітів, доповідних записок тощо), що відображають внутрішню діяльність установи, визначається за назвою установи, яке зазначено в документі: у заголовку, в тексті, а також по підписам посадовців.

Фондова приналежність відбитків (копій) вихідних документів визначається за назвою установи-автора, яке може бути зазначено поруч з підписом посадової особи в кінці документа і у відтиску реєстраційного штампа, а також за змістом документів і діловодних номерам .

Фондообразователей вхідних документів є адресат, а внутрішніх та вихідних - автор.

Зазначені вище ознаки фондової належності називаються прямими ознаками, так як вони мають обов'язкові елементи, в яких міститься назва фондоутворювача.

Фондова приналежність окремих, розрізнених справ і документів при відсутності прямих ознак встановлюється за непрямими ознаками: змістом, резолюціям, особливостям почерку, паперу, чорнила і т. п. Іноді ці непрямі ознаки можуть бути вирішальними.

При визначенні фондової приналежності треба запам'ятати: 1)

в документації установ, що піддавалися реорганізації або перейменування, можуть зустрічатися старі найменування; 2)

установи-наступники можуть продовжувати якийсь час користуватися печатками, штампами та бланками своїх попередників; 3)

в одній справі можуть зустрічатися документи, що утворилися в діяльності декількох установ.

Інформація, релевантна " Організація документів і справ у межах архівного фонду (третій рівень організації документів) "

1. Основи архівної евристики
   організацій, так і для дослідницької роботи фахівців з виявлення в архівах, бібліотеках і музеях джерел за темою. Для виконання цього завдання архівної евристики необхідні: 1) наявність наукових принципів організації Архівного фонду РФ і формування зберігаються в архівах документів, 2) організація сучасного Архівного фонду РФ як цілісної системи державних і
   
2. Напрямки використання архівних документів
     організації, військові частини, наукові, культурні, навчальні установи, засоби масової інформації, недержавні об'єднання, підприємства, фірми, в тому числі громадські організації, а також громадяни. Коло користувачів відомчого та недержавного архіву організації, фірми, суб'єкти Федерації, як правило, вже. Використання документів - складна і відповідальна робота, яка
   
3. Алексєєва Е.В.. Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Учеб. посібник для середовищ. проф. освіти / Е.В.Алексеева, Л. П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Під ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., Доп. - М.: Видавничий центр «Академія». - 272 с., 2005
   
   
4. Додаткові довідники системи НСА
     документів і справ, анотовані реєстри описів. Покажчик - архівний довідник, що представляє собою алфавітний, систематичний або складений з якого-небудь іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів, що згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів. Основними видами покажчиків є: тематичні, предметні (загальні та спеціальні),
   
5. Поняття «архівний документ» і «архів»
     організації чи підприємства, яке здійснює прийом і зберігання архівних документів в інтересах користувачів. У Архивоведческие літературі термін архів вживається в різних значеннях. Слова архів і архіваріус проникли в російську мову разом з іншими іноземними поняттями і звичаями в епоху Петра I. У всякому разі вони вживаються в російському законодавстві з першої чверті XVIII
   
6. Архівні путівники
     документах одного або декількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів). Путівник по архівах {архіву) - вид путівника по фондах архівів, систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів. Він
   
7. Система науково-довідкового апарату до архівних документів
     організації архівної інформаційного простору. Тому в даний час ведеться робота по створенню галузевого класифікатора архівної документарної інформації. Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів являє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідною документної інформацією. Документний інформація - це відомості,
   
8. Нотаріальні архіви
     організація державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 року державний нотаріальні архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням. Архіви
   
9. Архівні описи
     організацію роботи з класифікації справ у межах архівного фонду, яка складається з двох етапів: розробки схеми класифікації справ фонду; розподілу справ у відповідності зі схемою класифікації. Розробка схеми класифікації справ фондів є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів державних архівів. Крім того, класифікаційна
   
10. Список джерел та літератури
      організації їх у діловодстві ». Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Комітет у справах архівів при Уряді Російської Федерації та мережі федеральних державних архівів і центрів зберігання документації». Постанова Уряду РФ ^ «Про затвердження Положення про Федеральної архівної службі Росії». 2. Основна література 2.1.
    
11. Робота з персоналом
      організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі, організації. Забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, зберігання і використання документів. Ру-Кваліфікаційний довідник посад службовців. - М., 2001. - С. 37-38. ководіт роботою по складанню довідкового апарату, що полегшує облік і використання архівних
    
12. Нормативно-правова база роботи архіву
      організації 3. Якщо в архіві установи є підрозділи - положення про структурний підрозділ, наприклад положення про електронний архіві установи 4. Посадові інструкції працівників архіву Найважливішим документом, що визначає діяльність архіву, є його Положення (Статут). Положення про державний архів або архіві установи (Статут)