| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
За призначенням бухгалтерські документа поділяються на розпорядчі, виконавчі, комбіновані. |
||
|
18 Розпорядчі документи містять у собі накази або завдання на проведення будь-яких господарських операцій. Це, наприклад, чек на одержання готівки з розрахункового рахунку підприємства, доручення на придбання товарно-матеріальних цінностей і т. Ін. Виконавчі документи засвідчують здійснення господарської операції. Крім того, вони є підставою для облікових записів. До виконавчих документів належать видаткова накладна на видачу сировини або матеріалів зі складу, приймальні та здавальні документи тощо. Комбіновані документи містять у собі одночасно елементи розпорядчого та виконавчого документів, тобто і наказ про здійснення господарської операції, і доказ того, що вона проведена. Таким документом є, наприклад, видатковий касовий ордер, що включає розпорядження на здійснення операції і, водночас, відмітку про виплату особі грошей з каси підприємства. При дослідженні документів з метою підтвердження або спростування відомостей про корисливі зловживання необхідно мати на увазі, що документи, які мають різне призначення, але стосуються однієї господарської операції, тісно пов'язані між собою. Відсутність розпорядчого документа при наявності виконавчого ставить під сумнів законність і вірогідність здійснення господарської операції. За джерелами виникнення документи поділяються на первинні та зведені. Первинні документи* фіксують господарські операції безпосередньо. Вони складаються в момент здійснення .операцій. Прикладом таких документів є прибутковий касовий ордер, рахунки, вимоги тощо. Зведені документи відображають ряд операцій, проведених протягом певного часу, і складаються на підставі первинних документів. До зведених документів відносяться реєстри платіжних вимог, звіти касира та інших матеріально відповідальних осіб тощо. Зведені документи тісно пов'язані з первинними. Виявлення у звітах матеріально відповідальної особи записів, не підтверджених первинними документами, свідчить про ознаку можливих корисливих зловживань. За походженням документи поділяються на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які складені на підприємстві і не виходять за його межі (касовий ордер, реєстр надходження зерна з поля і таке інше). До зовнішніх відносять документи, що надійшли з інших підприємств, установ, або такі, що складені на даному підпри- 19 ємстві і відсилаються за його межі (товарно-транспортна накладна, виписки з розрахункового рахунка та інші). За якісними ознаками документи поділяються на доброякісні і недоброякісні. Доброякісним може бути визнаний будь-який документ, що відповідає всім вимогам, викладеним у чинному «Положенні про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні». Недоброякісні документи у свою чергу підрозділяються на фіктивні, підроблені і безтоварні. Документ, якого не існує і який видається з певною метою за дійсний, кваліфікується як фіктивний (від лат. fictio -вигадка). У практиці облікової діяльності поняття фіктивного документа тісно пов'язане з поняттям первинного і зведеного документів: якщо у зведеному документі відображена господарська операція на підставі неіснуючого первинного документа, такий запис у зведеному документі вважається зробленим на підставі фіктивного документа. Підроблений документ подає господарську операцію у перекрученому вигляді. Характер фальсифікації може бути різний: підробка реквізитів, наприклад, підписів, зміна назви товару, підробка кількісних та якісних показників. Безтоварний документ відображає неіснуючу господарську операцію. За формою найчастіше він буває доброякісним, а за змістом - фіктивним, формальна доброякісність безтоварного документа забезпечується матеріально відповідальною особою з тією метою, щоб безтоварна операція в ході проведення ревізії не була викрита. Здійснення безтоварних операцій на практиці може супроводжуватися скоєнням таких корисливих злочинів, як розкрадання матеріальних та грошових коштів, порушення правил торгівлі і навіть хабарництво. Виявлення оперативними працівниками міліції, слідчими та ревізорами недоброякісних документів необхідно розцінювати як ознаку скоєння корисливих правопорушень. У діяльності органів внутрішніх справ щодо виявлення корисливих злочинів робота з документацією посідає важливе місце. Згідно ст. 65 Кримінально-процесуального кодексу України документ є одним із видів доказів, на підставі якого орган дізнання, слідчий або суд встановлюють наявність або відсутність у діях особи складу злочину. В роботі підрозділів Державної служби боротьби з економічною злочинністю, у слідчій та судовій практиці по виявленню правопорушень та розслідуванню кримінальних справ про розкрадання товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів, інших корисливих зловживань проти 20 майна підприємств документування дій осіб, встановлення подій злочину, виявлення винних осіб відбувається в основному на підставі документів, в яких відображені або завуальовані незаконні господарські операції. Безумовно, правоохоронними органами використовуються й інші види доказів, наприклад, показання свідків, висновки експертів, але документи відіграють найважливішу роль. Вилучення працівниками міліції облікових документів, облікових регістрів, звітів та звітності у підприємств будь-яких форм власності здійснюється на підставі як Закону України «Про міліцію», так і Кримінально-процесуального кодексу. Вилучення наведених вище документів на етапі розслідування кримінальної справи проводиться органами дізнання, попереднього слідства та судами на підставі постанови цих органів у відповідності до чинного кримінально-процесуального законодавства. Вилучення оформлюється протоколом, копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства. На етапі попередньої перевірки відомостей про злочин вилучення документів відбувається на підставі застосування п. 17 і п. 24 ст. 11 Закону України «Про міліцію» або ст. 97 Кримінально-процесуального кодексу України. Застосування п. 17 ст. 11 Закону «Про міліцію» надає працівникам міліції право «одержувати безперешкодно і безкоштовно від підприємств, установ, організацій і громадських об'єднань незалежно від форм власності на письмовий запит відомості (у тому числі й ті, які складають комерційну та банківську таємницю), необхідні для справ по злочинах, що знаходяться у провадженні міліції». У цьому випадку вилучення ніяким документом безпосередньо не оформлюється. Документи, зазначені у письмовому запиті, надсилаються ініціатору. При застосуванні п. 24 ст. 11 Закону «Про міліцію» працівники міліції також мають право вилучити необхідні документи, але при цьому вилучення повинно бути оформлене або протоколом вилучення, або актом вилучення (з урахуванням того, що і протокол, і акт вилучення мають комісійний характер). Крім того, при проведенні документальних ревізій на підставі Закону України «Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні» вилучати відповідні документи мають право й ревізори. У цьому випадку вилучення оформлюється актом вилучення, а копії вилучених документів запишаються у справах підприємства. Обов'язковим є складання реєстру (опису) документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством. 21 Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства (незалежно від форм власності) проводять інвентаризацію активів, майна, коштів, незавершеного виробництва, фінансових зобов'язань, розрахунків та інших статей балансу. Метою проведення інвентаризації- є визначення відповідності фактичних даних про стан засобів та їх джерел обліковим даним, тобто записам у рахунках бухгалтерського обліку. Підприємствами незалежно від форм власності проведення інвентаризації передбачено інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69. Інвентаризацією називається перевірка наявності засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів у матеріально відповідальної особи підприємства на певну дату шляхом перелічення, обміру, зважування і подальше зіставлення фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку (з так званими книжковими залишками). Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються власником, керівником підприємства, установи, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим згідно з законодавством. Проведення інвентаризації є обоє 'язковим: - перед складанням річної бухгалтерської звітності; - за приписом правоохоронних органів; - при зміні матеріально відповідальної особи на день приймання-передачі справ; - при здачі майна в оренду, приватизації майна державного підприємства; - при встановленні фактів крадіжок, зловживань та псування матеріальних цінностей - негайно при встановленні таких фактів; - при переоцінці майна підприємств; - у разі пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусу тощо) - негайно після стихійного лиха або ліквідації пожежі. Проведення інвентаризації передбачає вирішення та- > 22 /сих завдань, як виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей та грошових коштів; контроль за їх збереженням; перевірка додержання правил та умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів та інші. Таким чином, інвентаризація, з одного боку є одним з елементів бухгалтерського обліку, що забезпечує достовірність облікових даних, а з другого боку - засобом фактичного контролю за збереженням майна підприємств. Інвентаризації проводяться відповідними інвентаризаційними комісіями. На підприємствах можуть бути створені постійно діючі інвентаризаційні комісії, до складу яких входять керівник підприємства або його заступник, головний (старший) бухгалтер, керівники структурних підрозділів (служб), спеціалісти. Для безпосереднього проведення інвентаризації матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків тощо створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі представника керівника підприємства (голова комісії) і спеціалістів (працівник бухгалтерії, економіст, технолог, інженер та інші). У комісію обираються досвідчені працівники, що добре обізнані з питаннями визначення кількості, якості, комплектності матеріальних цінностей та цін на них, а також володіють знаннями первинного обліку. При проведенні інвентаризації робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку її проведення, повноту і точність внесення у відповідні інвентаризаційні документи даних про фактичний залишок матеріальних цінностей і грошових коштів, за правильність і своєчасність складання відповідних матеріа-.лів інвентаризації. Члени інвентаризаційних комісій, за внесення в документи інвентаризації свідомо неправильних Даних про фактичні залишки цінностей та грошових коштів з метою приховування їх нестач, розтрат та лишків матеріальних цінностей, підлягають притягненню до відповідальності у порядку, передбаченому чинним законодавством. Перед початком інвентаризації членам робочої інвентаризаційної комісії вручається наказ або розпорядження керівника підприємства про її проведення, а голові комісії -контрольний пломбір. Важливою умовою проведення інвентаризації є її раптовість. Тільки за цієї умови можна встановити дійсний стан збереження матеріальних цінностей і грошових коштів. Матеріально відповідальна особа, якій відомо про проведення інвентаризації, може будь-яким способом (складання безтоварного документа, позичення грошей і т. ін.) приховати нестачу або розтрату цінностей чи грошових коштів. 23 При проведенні інвентаризації за приписом органів внутрішніх справ у ній бере участь їх представник (як правило, це оперативний співробітник підрозділу Державної служби боротьби з економічною злочинністю). Як ініціатор проведення інвентаризації, оперативний співробітник повинен ужити відповідних заходів щодо встановлення ознак можливих зловживань, а саме на пошук чорнових записів, документів подвійного обліку, боргових розписок тощо. Враховуючи перспективи результатів перевірки, він зобов'язаний, крім того, слідкувати за дотриманням порядку проведення інвентаризації, своєчасністю і правильністю складання відповідних документів. Зауважимо, що представник органів внутрішніх справ не є членом інвентаризаційної комісії і тому не може привласнювати собі її функції, у тому числі, не може підписувати документи, які складаються у ході інвентаризації. Обов'язковою умовою проведення інвентаризації є присутність і участь у роботі комісії матеріально відповідальної особи. У випадках, коли матеріально відповідальна особа відсутня під час проведення інвентаризації, а також коли вона спочатку брала участь у роботі комісії, а далі за певних причин не може бути присутньою, до складу комісії вводиться представник місцевого органу влади. В останньому випадку інвентаризація повинна проводитися спочатку. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності інвентаризація проводиться за участю бригадира, або його заступника, або будь-якого члена бригади за дорученням колективу. Для того, щоб результати інвентаризації набули чинності, повинні бути виконані такі умови: наявність наказу (розпорядження) на її проведення, комісійність проведення, раптовість, обов'язкова участь матеріально відповідальної особи. У разі недотримання хоча б однієї з цих вимог інвентаризація може бути кваліфікована як перевірка, а отже не буде мати юридичної сили. Робота інвентаризаційної комісії складається з ряду етапів: підготовчий, перевірка матеріальних цінностей у натурі, підбиття підсумків інвентаризації та їх оцінка. Підготовчий етап - полягає в тому, що перед тим, як розпочати (на складі або в іншому приміщенні) перевірку матеріальних цінностей у натурі, інвентаризаційна комісія зобов'язана: - опломбувати інші підсобні приміщення та місця зберігання матеріальних цінностей, які закріплені за матеріально відповідальною особою. Під час роботи інвентаризацій- 24 мої комісії, а також під час перерви в її роботі ключі від місць зберігання цінностей повинні знаходитися у матеріально відповідальної особи, а печатка чи пломбір - у голови комісії (ініціатора проведення інвентаризації); - перевірити справність ваговимірювальних приладів і додержання встановлених термінів їх клеймування; - одержати від матеріально відповідальної особи на момент інвентаризації первинні прибуткові й видаткові документи, затребувати від неї звіт про рух матеріальних цінностей або грошових коштів. Крім того, голова інвентаризаційної комісії або працівник міліції (у випадку проведення інвентаризації за його ініціативою) повинен завізувати всі прибуткові й видаткові документи, що додаються до звіту або реєстру; Візування документів та одержання від матеріально відповідальної особи розписки необхідні для того, щоб матеріально відповідальна особа у разі виявлення у ході інвентаризації нестачі цінностей або грошових коштів не склала попереднім числом безтоварний видатковий документ. Під час проведення інвентаризації усі операції по надходженню та видачі матеріальних цінностей припиняються. Для того, щоб за період інвентаризації не була порушена діяльність підприємства, до початку перевірки зі складу відпускається в цехи або на дільниці така кількість сировини або матеріалів, яка необхідна для забезпечення нормальної роботи структурних підрозділів підприємства. Перевірка матеріальних цінностей у натурі є другим етапом інвентаризації. Наявність цінностей при інвентаризації визначається шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру тощо. Усі матеріальні цінності перевіряються за кількістю, вагою та якістю. Категорично забороняється підраховувати матеріальні цінності за кількістю місць (ящик, бочка) без перевірки вмісту тари. Робота інвентаризаційної комісії щодо встановлення фактичних залишків матеріальних цінностей і грошових коштів оформлюється інвентаризаційним описом. Найменування цінностей, їх кількість та ціна відображаються в опису за номенклатурою та в одиницях вимірювання, прийнятих у бухгалтерському обліку. Інвентаризаційні описи 25 складаються в процесі інвентаризації майна на дату її проведення не менш, як у трьох примірниках. Початком інвентаризації вважається момент пред'явлення матеріально відповідальною особою інвентаризаційній комісії усіх прибутково-видаткових документів, складання звіту і одержання комісією розписки про повне надання документів. Заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів, в яких відображена наявність матеріальних цінностей за даними бухгалтерського обліку. Не можна вносити в описи дані про залишки майна зі слів матеріально відповідальної особи без фактичної перевірки матеріальних цінностей у натурі. Не допускається залишати в інвентаризаційних описах незаповнені рядки. В останніх аркушах описів неза-повнені рядки прокреслюються. При складанні Інвентаризаційних описів кожна їх сторінка нумерується. Після закінчення записів на кожній сторінці опису вказується прописом кількість заповнених рядків, а цифрами та прописом зазначається підсумок кількості натуральних одиниць. Інвентаризаційні описи складаються окремо по кожній матеріально відповідальній особі. Якщо в однієї матеріально відповідальної особи матеріальні цінності зберігаються у різних приміщеннях, то описи складаються окремо по кожному місцю зберігання. Описи підписуються всіма членами робочої інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. Крім того, у кінці опису матеріально відповідальна особа дає розписку про підтвердження правильності проведення перевірки цінностей у натурі в її присутності та про відсутність з її боку претензій до членів комісії. У випадках, коли матеріально відповідальна особа після складання інвентаризаційних описів виявить у них помилки, вона повинна негайно (до відкриття складу) заявити про це робочій інвентаризаційній комісії. Заява матеріально відповідальної особи про нестачу або лишки цінностей, що викликані помилкою у найменуванні майна, пропуском тощо, розглядається комісією до відкриття місць зберігання товарно-матеріальних цінностей. Останній етап проведення інвентаризації полягає у тому, що бухгалтерія підприємства шляхом зіставлення фактичних залишків цінностей за описами з даними бухгалтерського обліку виявляє результат інвентаризації, для чого складає порівняльні відомості. 26 Записи у порівняльних відомостях повинні відповідати таким умовам: а) натуральні залишки матеріальних цінностей, одержані шляхом інвентаризації, звіряються із залишками за даними бухгалтерського обліку, визначеними на дату проведення інвентаризації; б) усі обороти по руху майна, які мали місце на день проведення інвентаризації, повинні бути проведені по рахунках бухгалтерського обліку. У порівняльних відомостях відображаються розбіжності між даними інвентаризаційних описів і показниками бухгалтерського обліку. Якщо за.даними інвентаризаційних Описів фактичний залишок цінностей перевищує показник залишків за даними бухгалтерського обліку цього найменування цінностей, то необхідно відобразити величину лишків як у натурі, так і у вартісній оцінці. У разі перевищення показників залишків майна за даними бухгалтерського обліку над залишками майна, вказаними в інвентаризаційному описі, величина нестачі відповідних матеріальних цінностей відображається також як у натурі, так і у вартісній оцінці. Щодо виявлених нестач або лишків матеріальних цін-, ностей і грошових коштів робоча інвентаризаційна комісія цовинна отримати від матеріально відповідальної особи письмові пояснення щодо причин утворення нестач та лишків. На практиці бувають випадки, коли матеріально відповідальні особи не згодні з результатами перевірки, мотивуючи це неправильним її проведенням. До подібних заяв робочі інвентаризаційні комісії повинні ставитися серйозно й оперативно їх розглядати. У таких випадках матеріально відповідальна особа дає письмове пояснення, в якому викладає свої претензії щодо проведення інвентаризації і конкретно зазначає найменування майна, за якими, на її думку, неправильно встановлені результати інвентаризації тощо. Одержавши таке пояснення, робоча інвентаризаційна комісія оперативно розглядає його і визначає об'єктивність наведених аргументів. Обговорення відбувається в присутності матеріально відповідальної особи, спеціалістів, обізнаних у відповідних питаннях (обліку, технології, організації виробництва тощо), і оформлюється протоколом засідання комісії. Рішення щодо проведення повторної інвентаризації ухвалюється комісією, виходячи з обґрунтованості претензій матеріально відповідальної особи щодо порушень порядку проведення інвентаризації. Рішення комісії затверджується керівником підприємства. 27 Остаточні результати інвентаризаційної комісії оформлюються актом інвентаризації. Але для визначення остаточних результатів інвентаризації необхідно врахувати можливість пересортування товарно-матеріальних цінностей і їх списання у межах фактичних втрат природного убутку. Усі документи, що складаються в процесі інвентаризації,- інвентаризаційний опис, порівняльна відомість, акт інвентаризації - мають комісійний характер і тому вони повинні бути підписані головою інвентаризаційної комісії, її членами і матеріально відповідальною особою. Крім прямих нестач та лишків матеріальних цінностей, інвентаризацією можуть бути викриті нестачі та лишки, які утворилися за рахунок пересортування. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "За призначенням бухгалтерські документа поділяються на розпорядчі, виконавчі, комбіновані." |
||
|
||