| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
7.6. Аналіз використання архівних документів |
||
|
Аналіз використання архівних документів має два основних напрямки: вивчення інтенсивності використання; вивчення ефективності використання. Дані аналізу інтенсивності та ефективності використання документів лежать в основі всебічного маркетингу діяльності архіву з надання інформаційних послуг. Інтенсивність використання документів. Задоволення потреб суспільства в документної інформації - основна соціальна функція архівів. Аналіз закономірностей використання документів лежить в основі планування всіх напрямів діяльності архіву. Однак особливо важливо знати найбільш інтенсивно використовуються фонди, теми, періоди і види джерел для організації роботи по створенню та вдосконаленню системи науково-довідкового апарату в архіві. Інтенсивність використання документів вимірюється в абсолютних величинах, якими є: кількість звернень користувачів в архів за рік; кількість звернень за цілями використання; категорії споживачів інформації (статус організації, галузь, місце розташування, освіта, професія, вік , посада особи); число звернень до хронологічним групам документів (різних історичних періодів); за різними темами дослідження; до різних видів історичних джерел; до кожного фонду за рік; до фондів різних категорій за рік; за формами використання; за формами реалізації інформації (виписки, копіювання, публікації і т.д.). Всі ці абсолютні величини мають сенс, якщо можливо побудувати динамічні ряди за кілька років і навіть десятиліть. Загальна кількість звернень користувачів в архів за рік свідчить про здатність архіву задовольняти інформаційні потреби суспільства і рівні організації використання документів. Дані про споживачів інформації необхідні для того, щоб визначити категорії споживачів інформації. Споживачами можуть бути як фізичні, так і юридичні особи. Юридичні особи (установи, організації, підприємства), які уповноважили своїх співробітників працювати в архіві, називаються в запитах і зверненнях організації в архів. Для фізичних осіб виявляються професія, освіта, посада, рідше, вік, місце проживання. Як показали дослідження останніх років, значна частка дослідників має досить високий професійний рівень, спеціальне військове чи воєн-но-історична освіта. Разом з тим великий відсоток і непрофесійних дослідників (представники підприємств та особи, які займаються по приватним заявам) - 17-28% загального числа дослідників. З цього випливає, що архіву необхідно продумати роботу з цією категорією споживачів - видавати додаткові тематичні та фондові довідники, схеми НСА, проводити консультації. Слід також звернути особливу увагу на нові категорії споживачів інформації: політичні партії, церква і релігійні організації, фірми та інші недержавні структури. Важливо також стежити за іноземними навчальними, науковими та громадськими організаціями, за завданнями яких ведеться робота дослідників в архівах. Облік їх запитів важливий для встановлення міжнародних контактів та участі в міжнародних дослідницьких проектах. Аналіз числа звернень за темами використання, за хронологією використовуваних документів; числа звернень до окремих фондам і категоріям фондів, а також числа звернень за видами джерел дозволяє судити про потреби суспільства в ретроспективній документної інформації. Інформаційна потреба - це об'єктивна необхідність отримання відомостей, здатних відповісти на питання, що виникають в діяльності людей чи установ. Ефективність використання документів. Під ефективністю використання розуміють результативність застосування споживачем отриманої ним інформації. Ефективність може вимірюватися в числових величинах, наприклад в рублях (сума економічного ефекту, отриманого від звернення до архівних документів). Однак, як правило, ефективність використання вимірюється в некількісних показниках. Про неї можна судити за якістю публікацій документів, по науковому резонансу, викликаному дослідженнями, підготовленими на основі вивчення архівних джерел. Ефективність використання вимірюється як у кількісних, так і в якісних показниках. Кількісними показниками є: відношення кількості одиниць зберігання в архіві до кількості використаних одиниць зберігання (по роках, п'яти-і десятирічних періодів, за весь період роботи архіву). Під використаними справами в даному випадку маються на увазі як справи, замовлені дослідниками, так і справи, витребувані архівістами, наприклад для виконання запитів, підготовки виставок, теле-і радіопередач та ін; відношення кількості використаних справ до кількістю результативно використаних справ (по роках або іншим періодам). Під результативно використаними справами маються на увазі справи, з яких зроблені виписки, копії документів або підготовлені публікації документів, справи, на які є посилання в наукових дослідженнях; відношення кількості установ, до яких архів звернувся з інформаційними листами, до кількості установ, які звернулися в архів із запитами по своїй історії або замовити копії документів. Цей показник відображає ефективність роботи архіву по ініціативному інформуванню потенційних споживачів. До Некількісні показників відносяться оцінка якості публікацій документів архіву, а також відгук наукового співтовариства на монографії, статті та інші дослідження, підготовлені на основі документів архіву. Про ці показниках можна судити з рецензій, дискусійним статтями і іншими джерелами. Не менш важливим показником є результативність використання - відношення загального числа замовлених справ до числа справ, з яких дослідниками зроблені виписки, копії, публікації і т.д. Разом з тим про ефективність використання можна судити і за абсолютними величинами - кількістю публікацій, підготовлених за документами архіву; по фондах; кількістю посилань в наукових роботах на документи архіву; кількістю копій, знятих з документів архіву. Ці дані даються по роках, по фондах і т.д. Крім того, в абсолютних величинах, як правило, вимірюють економічну ефективність використання документів. Економічний ефект вимірюється в рублях і підраховується споживачем інформації, як правило, на основі його власної методики. Важливим моментом аналізу ефективності використання є вивчення відмов у наданні ретроспективної документної інформації. Це можуть бути відмови у видачі замовлених дослідниками справ, негативні відповіді на запити. Необхідно встановити відношення замовлених справ до виданих, а також, найголовніше, - причини відмов. Типологія цих причин вже виявлена дослідниками. До них відносяться: відсутність даних документів в архіві у випадках, якщо запит є непрофільним для архіву або документи виділені до знищення; відсутність відомостей про документи в науково-довідковому апараті або перекручені відомості в науково-довідковому апараті (наприклад, невірний шифр на каталожної картці); помилки фондування і профілювання (розподілу документів по архівах), коли дослідник дезорієнтований внаслідок того, що у фонді зберігаються документи інших фондообразо-вателей та ін; помилки користувача, не володіє методикою архівної евристики і не знайомого з системою НСА архіву; обмеження доступу до документів. Ця причина діє не тільки в разі засекречування документів, а й у разі їх поганого фізичного чи санітарного стану, а також у разі, якщо документи не описані і зберігаються в розсипи. На основі аналізу з'ясовуються найбільш актуальні причини відмов для даного архіву. Форми обліку документів. Результати аналізу використання документів в архіві залежать від точності та акуратності ведення форм первинного обліку. Існуюча система уніфікованої документації з архівної справи передбачає єдині форми обліку використання РДІ, які поділяються на: первинні; узагальнюючі; підсумкові документи. Ведення цих форм обов'язково як у відомчому, так і в державному архіві. Форми обліку використання документів в архівах наведено в табл. 10. Первинні форми обліку використання документів заповнюються або співробітником відділу використання або читального залу, або самим дослідником. Первинні форми обліку Узагальнюючі Підсумкові використання документів форми обліку документи у відомчому в державному використання документів з обліку використання архіві архіві 1. Журнал обліку 1. Картка Зведені Аналітичні підготовлених обліку форм таблиці: огляди, науч информацион використання роботи архіву ві звіти, вих документів документів за формами укладення, (виставка, використання графіки, екскурсія, по роках; діаграми лекція, іні кількості (по роках, ціатівності надійшли по архівах інформація) і виконаних і т. д.) 2. Журнал обліку 2. Картка запитів культурно-про-обліку тим дослі (по роках, пери просвітницькі джень в чита одам); кате і пропаганди льоном залі горій спожи стскіх меропри телей інформа ятий (лекцій, ції (по роках); екскурсій, тематики виставок) досліджень 3. Журнал 3. Журнал (по роках); реєстрації реєстрації кількості виданих користувачів публікацій копій, архів (исследовате за видами; них довідок лей) в читалень кількості та виписок ном залі. використаних з документів фондів 4. Журнал або 4. Вимоги (по роках) і справ контрольна на видачу справ (по фондах, картотека обліку по роках); соціально-пра-кількості вових запитів виданих 5. Журнал 5. Особиста справа копій реєстрації користувача (по роках); дослідників (дослідника) та інші і відвідувань (лист учрежде (на розсуд читального залу ня або особиста заява про допуск до читального залу, анкета користувача, замовлення на видачу описів та справ, козака-архіву) Закінчення табл. 10 Первинні форми обліку використання документів Узагальнюючі форми обліку використання документів Підсумкові документи з обліку використання у відомчому архіві в державному архіві 6. Книга видачі справ зі сховища 7. Лист використання справи 8. Особиста справа дослідника (лист організації, анкета дослідника, замовлення на видачу справ і копіювання) зи на видачу описів та справ, замовлення на копіювання документів). 6. Картотека або журнал реєстрації запитів російських або іноземних користувачів (фізичних або юридичних осіб) 7. Журнал письмових звернень громадян, що надійшли через приймальню. 8. Картка обліку видань архіву 9. Лист використання справи У процесі виконання запитів громадян та організацій співробітниками відділу використання ведеться картотека або журнал реєстрації запитів. Окрема картотека (журнал) може вестися на запити фізичних та юридичних осіб; на запити російських і іноземних користувачів; на соціально-правові запити (у зв'язку з необхідністю контролю термінів їх виконання); на заяви громадян, що передаються через приймальню, а не поштою. У картотеці зазначаються прізвище, ім'я, по батькові заявника (або назва установи, якщо це юридична особа); дата та реєстраційний номер документа; вид запиту (тематичний, персональний, соціально-правовий, консульський тощо); тематика, використан- нитель, контрольна дата; зміст відповіді; дата посилки відповіді заявнику, номери використаних для відповіді фондів і справ, додатки до відповіді (копія, архівна виписка, перелік та ін.), а також інші відомості. Для зручності заповнення журналу реєстрації запитів доцільно заздалегідь розробити перелік тем запитів (зрозуміло, приблизний) і типології запитів (види запитів). Записи в журнал (картотеку) реєстрації запитів вносяться в момент отримання запиту і після його виконання. Якщо за дозволом директора архіву термін виконання запиту був продовжений, відмітка про це також робиться в журналі (картотеці). Через безліч первинних форм обліку користуватися документами зручніше в читальному залі, де користувач насамперед знайомиться з журналом реєстрації користувачів читального залу, в якому він повинен вказати дату звернення до архіву, свої прізвище, ім'я та батькові та поставити підпис. Після цього він пред'являє співробітнику читального залу лист-відношення від установи чи навчального закладу, в якому вказана тема дослідження, мета занять і прохання дозволити працювати в архіві. Якщо звернення в архів носить особистий характер і листи-відно-ності немає, користувача просять написати особисту заяву на ім'я директора архіву з викладом теми та мети занять. При зміні теми дослідження він повинен написати нову заяву. Іноземні дослідники можуть бути оформлені або на підставі листа зарубіжної наукової організації, або листа приймаючої дослідника російської організації, або листа дипломатичного представництва, або особистої заяви. Після цього дослідника ознайомлять з правилами роботи в читальному залі державних архівів і запропонують заповнити анкету дослідника. В анкеті вказується прізвище дослідника, рік народження, місце роботи і посада, освіта, вчений ступінь і звання, тема і мета дослідження, напрям використання, контактні дані. Наприкінці анкети дослідник повинен дати розписку в тому, що він зобов'язується не порушувати правил роботи читального залу, посилатися на всі документи архіву, що використовуються в роботі, надати архіву примірник дослідження, не публікувати документи без договору з архівом і т.д. На кожного користувача в читальному залі заводиться особиста справа, в яке включаються такі документи: офіційний лист або заяву з резолюцією директора архіву про допуск в читальний зал; анкета із зобов'язанням користувача про дотримання правил роботи з документами, зокрема що містять конфіденційну інформацію; вимоги на видачу описів та справ; замовлення на копіювання документів. Дані з особистої справи користувача в кінці року для зручності обліку використання узагальнюються і формалізуються в спеціальній формі - картці обліку користувачів і тем досліджень. У картку вносяться тема дослідження, прізвище, ім'я та по батькові користувача, номер особистої справи, його посада, вчений ступінь, звання, установа, яким відряджений користувач, час занять, мета занять, мета використання, номери всіх використаних фондів і справ. Як було сказано вище, для отримання справ необхідно заповнити вимогу на видачу справ. Вимога є не тільки документом, в якому фіксуються підсумки вашої роботи по евристиці (номер і назва фонду, номер опису, номер справи, номер мікрофільму, якщо він вказаний в описі, заголовок і крайні дати необхідних справ) і ставиться віза, роздільна видачу справ, але також вказуються причини відмови чи відстрочки у доступі до справ. Вимога також є формою обліку використання документів, тому необхідно уважно поставитися до заповнення першої частини вимоги, в якій повинні бути вказані прізвище користувача, тема, мета використання і форма реалізації інформації. Останні дві групи відомостей в сучасних вимогах вже перераховані, їх слід тільки підкреслити. При отриманні справи користувач знайомиться з листом використання справи, в заголовку якого наведено назву справи та її архівний шифр. Заповнювати лист використання краще, коли робота зі справою вже закінчена. У деяких архівах справи не здаються в сховище, поки користувач не заповнив лист використання кожної справи. У ньому мають бути вказані дата використання, прізвище користувача, характер використання (копіювання, виписки, перегляд) і, хоча б приблизно, номери використаних аркушів. Робота з копіювання документів враховується в спеціальному журналі обліку видачі копій. Видавнича діяльність архіву враховується за допомогою картки обліку видань архіву. У картці обліку видань фіксуються назва видання, його тип і вид, назви установ, що беруть участь у його підготовці, редколегія, укладачі, вихідні дані, тираж, інформацію про рецензіях та ін Картка ведеться в видавничому відділі. Робота архіву з проведення виставок, екскурсій, лекцій, ініціативному інформуванню реєструється за допомогою картки обліку форм використання документів. У картці, що накопичується на кожен захід (виставку, екскурсію, лекцію, ініціативний лист і т.д.), вказуються форма і мета використання, тема, місце проведення заходу, дата, кількість відвідувачів, час звучання (для телепередач і т.д.), ступінь участі архіву, вид підготовленого інформаційного документа, а також шифри використаних при підготовці заходів фондів і справ. Нарешті, за бажанням архівіста можуть вестися спеціальний журнал обліку підготовлених інформаційних документів, журнал обліку культурно-просвітницьких заходів, журнал реєстрації видачі архівних довідок, виписок і копій. Після закінчення року відомості первинних облікових форм підсумовуються і аналізуються. Для цього складаються узагальнюючі форми обліку використання документів. У державному архіві, де ведеться велика робота по усіх напрямках і форм використання, для всебічного аналізу цієї роботи рекомендується створення спеціального відділу наукової інформації та використання, в який по закінченні року повинні стікатися всі первинні документи з обліку використання (з читального залу, відділу публікації та інших структурних підрозділів), крім листів використання справ, які підшиті в справу і знаходяться в сховищі. Але ця робота може проводитися і у відділі використання. На даному етапі складаються зведені статистичні таблиці. Слід зазначити, що форма і склад даних цих таблиць на відміну від первинних форм обліку використання нормативно ніде не закріплені, тому архіву слід самостійно вирішити, за якими напрямками використання документів найважливіше проаналізувати дані. Чим більше цих напрямків, тим більша має бути робота. Кожен архів розробляє свою методику, проте на основі вивчення досвіду кількох архівів можна дати кілька рекомендацій: слід найбільш вичерпно і повно розробити склад показників кожної зведеної таблиці і не змінювати її формуляра, принаймні, протягом ряду років. В іншому випадку робота зі складання підсумкових і зведених документів за кілька років буде ускладнена: доведеться зводити воєдино суперечливі показники; всі відомості по кожному показнику зведених таблиць краще підсумовувати за рік (наприклад, кількість виставок за рік, кількість виданих справ за рік і т.д.), хоча існує ряд показників, за яким цікаво прорахувати динаміку протягом року (наприклад, сезонні коливання числа відвідувачів читального залу). Разом з тим, для того щоб представити скільки-достовірну картину використання РДІ в архіві, слід привести зведені дані за 5-10 років, інакше вся трудомістка статистична робота виявиться марною; для надійності можна використовувати тимчасові графіки; оскільки повноцінний аналіз використання документів в архіві - неймовірно трудомістка робота, необхідно придбати комп'ютер і освоїти статистичні програми - електронні таблиці. Наведемо можливі зведені показники по використанню документів, складених у різних архівах: за даними Російського державного архіву економіки (табл. 11) і за даними Російського державного військового архіву (табл. 12). Таблиця 11 Показник Характеристика показника Динаміка надходження тематичних запитів (за 30 років) (1961-1990) Кількість надійшли запитів в рік Кількість запитів за темами Вивчення історії військових частин, з'єднань, установ і військових підприємств Вивчення історії населених пунктів, районів і областей Створення і поповнення фондів та експозицій, фондова робота Запити з питань реабілітації радянських військових, партійних і державних діячів Увічнення пам'яті загиблих воїнів Основні статистичні дані щодо використання документів дослідниками в читальному залі (за 5 років) Загальна кількість виданих одиниць зберігання на рік, у тому числі справ; мікрофільмів Середня видача справ на одну людину на рік Таблиця 12 Показник Характеристика показника Кількість звернень по цілям дослідження (за 5 років) Число звернень за рік; число взятих дослідниками справ за рік; число активно використаних справ за рік (з яких зроблені виписки, копії); числа не виданих справ за рік Категорії споживачів інформації Органи управління, НДІ, навчальні заклади, господарські органи, установи армії, архіви, музеї, бібліотеки Продовження табл. 12 Показник Характеристика показника Теми досліджень Ленін, його соратники Історія партії Національне питання Соціальні верстви населення Державне управління Планування і ціноутворення організації, видавництва, інше Фінансування Промисловість Сільське господарство Транспорт Лісове господарство Геологія Зв'язок Будівництво та архітектура Внутрішня торгівля Зовнішня торгівля Кооперація Заготовки Наука Культура, видавнича справа Освіта, НТІ, бібліотеки, архіви Охорона здоров'я Історія установ Біографія історичних особистостей Армія Види використаних документів (за 5 років) Законодавчі; Розпорядчі; Матеріали: нормативні інформаційно-аналітичні Протоколи; Листування: планова звітна первинна облікова; акти Форми реалізації інформації (За 5 років) Наукові цілі: монографії; кандидатські дисертації; докторські дисертації; дипломи; доповіді, статті; збірники документів Закінчення табл. 12 Показник Характеристика показника Народно-господарські цілі: звіти з теми; перспективний план; аналітична довідка; службовий доповідь; інформаційний лист Інші форми використання: виставки; переліки, копії; радіо-, ТУ-передачі; статті для періодики всього всього за цілями Підсумкові документи з обліку використання документів (аналітичні огляди, звіти по науковим планам) можуть створюватися як у самому архіві, так і за його межами (в органах управління архівною справою, ВНИИДАД, Росархів-ве). Якщо зведені статистичні таблиці повинні складатися в архіві щорічно, то аналітичні документи, складені на основі таблиць, розробляються один раз в 5 -10 років. Як правило, робота ведеться в рамках окремої наукової теми. У підсумкових документах аналізуються дані таблиць, виділяються найбільш важливі тенденції використання та інтерпретуються дані, встановлюється залежність між тими чи іншими показниками. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "7.6. Аналіз використання архівних документів" |
||
|
||