Глава 12. Як краще заощадити час?

Що ви скажете щодо справ сьогоднішнього дня? Чи будете ви працювати, чи поїдете на концерт або в гості, чи будете грати в карти або спати допізна? Ваш час - строго обмежено, але можливості для вашого фантазування не мають меж. Більшість людей, навіть мріючи наяву кілька хвилин, можуть придумати стільки занять, що їм вистачить справ на кілька тижнів або місяців.

69

А тепер згадаємо всі справи, які вам треба робити: підготувати доповідь, яка чекає ваш начальник; відповісти на листи, які давно чекають відповіді; взяти в касі замовлені квитки, почати підготовку до відпустки; поговорити у відділі кадрів про штатний розклад; з'ясувати, чому ваш син відстає з математики і чим йому можна допомогти; купити дружині подарунок до дня народження; сходити до зубного лікаря ... Яким чином ви можете зробити все, що вам слід зробити за сьогоднішній день?

І.Л.

... Так вийшло, що моя професія (а я досить великий підприємець) змушує мене працювати по шістнадцять-дев'ятнадцять годин на день. І хоча мені немає ще й сорока - нещодавно відзначив тридцять п'ять - такий напружений графік дуже стомлює, вибиває з колії ... Зараз, правда, з'явилися "ноутбуки" та інші "електронні помічники", да я ними особливо не користуюся ... Як же мені економити хоча б пару годин в день? Віктор Михайлович, м. Архангельськ (.)

Незабаром після листа з Архангельська, яке я навів, мені прийшли ще кілька листів з Сибіру, з Уралу, в яких настійно просили звернути увагу на тимчасову проблему. Як правило, мої листи-довго не затримуються і пишуться практично відразу.

(!)

На мій погляд в певний момент часу багато керівників знаходять елементарні навички ефективного управління власним часом. На практиці в цьому немає нічого складного.

1. Заведіть собі систему.

2. Дотримуйтеся цієї системи.

3. Всі записуйте.

Понад п'ятдесят років тому американські журнали кілька разів опублікували цікаву статтю про управління часом. Я наводжу її повністю в тому вигляді, в якому вона була надрукована вперше.

ІДЕЯ В 25000 ДОЛАРІВ Одного разу експерт з ефективності Айві Лі розмовляв з Чарльзом Швабом - президентом сталеливарної компанії "Віфлеєм". Лі змалював Швабу послуги організації і закінчив словами:

- Наша служба допоможе вам краще управляти.

- Чорт, - сказав Шваб, - я і тепер керую не гірше, ніж хотілося б. Нам потрібно не "знати", а "вміти"; не знання, а справа! Якщо б ви могли змусити нас робити справи так, як ми повинні їх робити, то я із задоволенням вислухаю вас і заплачу вам стільки, скільки попросіть!

- Відмінно! - Відповів Лі. - За двадцять хвилин я можу розповісти вам про дещо, що підвищить ефективність ваших дій принаймні на 50%.

- О'кей, - погодився Шваб, - валяйте. У мене якраз стільки залишилося до відходу поїзда. Лі вручив містеру Швабу чистий аркуш з блокнота і сказав:

- напишіть тут шість ваших найважливіших справ на завтра. На це пішло близько трьох хвилин.

- Тепер, - сказав Лі, - пронумеруйте їх у міру їх значущості. На це у Шваба пішло п'ять хвилин.

- Тепер, - сказав Лі, - покладіть листок в кишеню і завтра вранці першим ділом подивіться на перший пункт і працюйте над ним до тих пір, поки не виконаєте. Потім точно так само займіться другим пунктом, а потім третій і так далі. Займайтеся цим до кінця робочого дня. Не хвилюйтеся, якщо виконаєте тільки одне або два завдання. Адже ви будете займатися найважливішими з них. Інші можуть почекати. Якщо ви не зможете розправитися з усіма справами за цією методикою, то не зможете і ні по якій іншій. А без системи ви б і не визначили, яке з них - найважливіша справа.

Робіть так кожен день. Після того як переконаєтеся в правильності цієї системи, змусьте підлеглих спробувати її. Пробуйте, поки не набридне, а потім надішліть мені чек на суму, яку вважаєте за потрібною.

Вся бесіда тривала близько тридцяти хвилин. Через кілька тижнів Шваб посла Лі чек на 25 тисяч доларів з листом, в якому повідомляв, що це був найприбутковіший урок в грошовому відношенні за все його життя! Через п'ять років цей план в чому допоміг перетворитися невідомої сталеливарної компанії "Віфлеєм" в найбільшого незалежного виробника сталі в світі! І він допоміг Чарльзу Швабу заробити сто мільйонів доларів і стати найвідомішим сталепромисловців світу!

МЕТОД "АЛЬПИ"

Планування, як уже зазначалося, означає підготовку до реалізації цілей. У цьому зв'язку також говорять про цільових планах.

Пропонований вам метод відносно простий і після деяких вправ буде потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану. Його відносно легко запам'ятати, оскільки він грунтується на мнемотехніці: початкові літери символізують предметні поняття.

70

Навіть якщо вам здається, що ви задихаєтеся під купою справ, що не миріться з долею, а дійте за методом "Альпи".

5 стадій методу "Альпи"

1) складання завдань у "План дня":

- завдання зі списку справ або з тижневого плану,

- невиконане напередодні,

- додалися справи,

- терміни, які треба дотримати;

2) оцінка тривалості заходів:

Годинники

П (Проект) - 3,0 год

Т - Іванов (програма комп'ютера) (Т-телефон) - 0,5 год

В - Ковальов (експертна оцінка) (В-Візит) - 2,0 год

3) резервування часу про запас (60: 40).

При складанні плану дня дотримуйтеся основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% вашого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервний часу для несподіваних справ. Якщо ви виходите з 10-годинного робочого дня, то це означає, що у ваших інтересах охопити планом не більше 6 годин. Однак вашою метою має бути 8-годинний робочий день при тому, що запланований час має скласти приблизно 5 годин!

4) прийняття рішень по пріоритетах, скорочень, передоручення.

- встановіть однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад за допомогою аналізу АБВ і уточніть у відповідності з ними завдання дня;

- перевірте всі справи і скоротіть час на справи до абсолютно необхідного. В остаточному вигляді частина плану дня наступна

Пріоритети Годинники

П (Проект) Б 2,5 год

Т - Іванов (програма комп'ютера) теле. дзвінок В 0,5 год

В - Ковальов (експертна оцінка) візит

А 1,5 год

ПРИНЦИП ПАРЕТО (СПІВВІДНОШЕННЯ 80: 20) Принцип Парето в загальному свідчить:

всередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі.

Принцип, який був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето (1848-1923р.), Неодноразово отримував підтвердження на прктики в самих різних сферах.

Так, американські інженери, застосувавши принцип Парето при інвентаризації, виявили, що 20% запасів зазвичай складають 80% вартості обстежуваного інвентарю. Концентрація контролю саме на цих "життєво важливих" елементах привела до результатів, які набагато перевершували за економії зроблених витрат до цих пір застосовувалися методи інвентаризації.

Інші приклади з підприємницької практики підтверджують:

20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту чи прибутку;

80% клієнтів (товарів) приносять 20% обороту чи прибутку;

20% помилок зумовлюють 80% втрат;

80% помилок зумовлюють 20% втрат;

20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу; 80% вихідних продуктів визначають 2% вартості готового виробу.

71

Тому в зв'язку з принципом Парето говорять також про "співвідношенні 80: 20". Перенесення цієї закономірності на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі роботи за перші 20% часу (витрати) досягається 80% результатів (випуск).

Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку.

На нижченаведеній схемі пояснюється цей "залізний" принцип часового менеджменту. Витрати Випуск 80% витраченого часу (численні "другорядні" проблеми) 20% підсумкового результату 20% витраченого часу (небагато "життєво важливі" проблеми) 80% підсумкового результату

Знайте:

- 20% клієнтів або товарів дають 80% обороту

- 20% дефектів виробництва викликають виникнення 80% браку

- 20% газетної площі містить 80% інформації

- 20% часу, витраченого на обговорення, сприяє прийняттю 80% рішень

- 20% письмової роботи забезпечує 80% успіху в роботі

- 20% підприємств забезпечують 80% виробництва

- на 20% працюючих припадає 80% часу, пропущеного через хворобу

- на 20% папок досьє припадає 80% досьє, що знаходяться у вжитку

- на 20% площі підлоги, по якій найбільше ходять, скупчується 80% бруду

- на 20% предметів одягу припадає 80% прання

- на 20% програм, найбільш улюблених глядачами припадає 80% кращого телевізійного часу

- 20% телефонних абонентів роблять 80% дзвінків

- 20% людей заробляють 80% всіх грошей

- в 20% найбільш популярних ресторанів поглинається 80% їжі

- тільки 20% матеріалів, опублікованих у газеті, доводиться на 80% часу, що витрачається читачами газет на читання.

ПРИСКОРЕНИЙ АНАЛІЗ ЗА ПРИНЦИПОМ Ейзенхауер Замість того, щоб мати час для дійсно важливих речей, ми часто витрачаємо свою енергію на

термінові, але менш значимі справи.

Рідко трапляється, що важливу задачу треба виконати сьогодні або на цьому тижні, тоді як строкову

задачу, як правило, прагнуть виконати негайно. Запитайте себе:

- чи звик я від однієї строкової завдання "поспішати" до іншої?

- чи не залишаються внаслідок цього невиконаними дійсно важливі завдання? Запропоноване американським генералом Дуайтом Ейзенхауером правило є простим

допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу.

72

Згідно з цим правилом, пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість

справи.

Залежно від ступеня терміновості і важливості завдання різняться чотири можливості їх оцінки і виконання:

1) Термінові / важливі справи.

За них слід братися негайно і самому їх виконувати.

2) Термінові / менш важливі справи.

Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" поспішності і в результаті цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що вона термінова. Якщо ж вона, однак, не є настільки важливою, то вона повинна бути в будь-якому випадку делегована, оскільки для її виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей.

6

X

%

Зі ~ - ™ -? ---? -? --- ^ _

З Л V *. л про иль) і. в -) рОЧІос'7'

3) Менш термінові / важливі завдання.

Їх не треба виконувати терміново. Вони, як правило, можуть почекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці завдання рано чи пізно перетворюються на термінові і повинні бути дозволені особисто вами в найкоротші терміни.

Тому я вам рекомендую: перевірте ступінь важливості і спробуйте завдання цього типу повністю або частково доручати своїм співробітникам.

4) Менш термінові / менш важливі справи.

Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі. Від завдань несуттєвих і нетермінових краще утримуватися! Наберіться трохи мужності, щоб частіше вдаватися до кошику для паперів.

21 способів економити ЧАСУ

1. Встановіть телефон у своєму автомобілі.

2. Завжди завчасно попереджайте по телефону, коли збираєтеся нанести візит своєму клієнтові або потенційному клієнту.

3. Ставте свою машину там, звідки гарантований вільний виїзд.

4. Використовуйте автомобільний касетний магнітофон для прослуховування аудіо-касет курсу англійської (німецької, французької або ін) мови. Дуже багато хто так вивчили два-три-чотири іноземні мови.

5. Ніколи не робіть поїздки, не маючи при собі диктофона, завдяки якому ви зможете, не відриваючись від керма, надиктовувати для себе службові записки.

 6. Покладіть портативний магнітофон у кишеню піджака, а інший магнітофон нехай постійно перебуває близько вашому ліжку. Тим самим ви подвоюєте число годин, на яке ви випереджаєте своїх конкурентів. 

 7. Завжди майте при собі малоформатную книжку для читання. 

 8. Як-небудь спробуйте весь тиждень читати публікації по бізнесу протягом того часу, який ви зазвичай витрачаєте на читання спортивної сторінки. 

 9. Пройдіть курс техніки швидкого читання (у Москві - це пристойний центр Олега Андрєєва на 2-ий Тверській-Ямській). 

 10. Використовуйте телефонний автовідповідач навіть тоді, коли ви вдома. Це дасть вам можливість позбутися від витрати уйми часу на марні розмови. 

 11. Намагайтеся проводити якомога більше нарад по телефону, по селектору внутрішнього зв'язку замість засідань з безпосередньою участю співробітників. Підготовляються до цих нарад так само грунтовно, як і до нарад в конференц-залі і будьте так само уважні. 

 12. Завжди записуйте прізвище того, з ким говорите по телефону, коли висловлюєте претензію стосовно обслуговування або якості продукції. Це зменшить кількість наступних дзвінків і прискорить 

 73 

 процес розгляду претензії. Люди стають уважнішими, коли знають, що ви "берете на замітку" цю розмову. 

 13. Завжди просіть своїх підлеглих, щоб вони спочатку виклали свої висновки та рекомендації у двох фразах. А після цього вирішуйте, чи варто вам слухати обгрунтування. 

 14. Слухайте магнітофонні записи з питань бізнесу або радіопередачі на цю ж тему (включивши плейер) під час пробіжки або занять на велотренажері або під час інших спортивних вправ. 

 15. У середині робочого дня переглядайте черговість запланованих вами на сьогодні справ і переробляйте свій розклад. 

 16. Якщо який-небудь торговий агент починає нав'язувати вам щось таке, в чому ви свідомо не потребуєте, то перервіть його зі словами: 

 "Вибачте мене ... Я занадто поважаю ваш і свій час, щоб дозволити вам продовжити. Те, що ви пропонуєте, навряд чи мені знадобиться. Бажаю удачі з наступним можливим клієнтом". 

 17. Не забувайте похвалити тих своїх підлеглих, хто коротко викладає вам суть своєї справи і висловіть невдоволення співробітниками, які не вміють так поступати. Багато хто вважає, що якщо вони проводять з начальником багато часу, то це свідчить про їх важливої ролі у фірмі. Чи не зміцнюйте в них це помилка. 

 18. Уникайте тих, хто даремно витрачає час. 

 19. Намічайте будь зустрічі з тими, хто тринькає час, незадовго до того, як закінчується їх робочий 

 день. 

 20. Дивіться по телевізору ранкові новини ділового життя замість ранкових випусків останніх вістей. Адже в потік ділової інформації зазвичай вкраплюються і резюме найбільш важливих подій іншого 

 роду. 

 21. Завжди дивіться на чергу касу в продуктовому магазині перш, ніж вирішите зробити покупку. 

 Інформація, релевантна "Глава 12. Як краще заощадити час?"

1. ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ ТЕСТІВ
     Глава 1: 1.1 - 1В, 2Б, 3А, 4Б, 5В; 1.2 - 1Г, 2Г, 3Г. Глава 2: 2.1 - 1А, 2Г, 3В, 4В; 2.2 - 1В, 2Г, 3А. Глава 3: 3.1 - 1Б, 2А, 3А; 3.2 - 1Г, 2В, 3В. Глава 4: 4.1 - 1А, 2В, 3Г; 4.3 - 1Б, 2В, 3Б; 4.3 - 1Г, 2Г, 3Г; 4.4. - 1Г, 2Г, 3Г, 4В, 5Б; 4.6 - 1Г, 2Б; 4.7 - 1Г, 2В, 3В, 4А, 5А; 4.8 - 1В, 2Г, 3Г, 4А. Глава 5: 5.1 - 1В, 2Б, 3А; 5.2 - 1Б, 2Г, 3Б, 4Г, 5Г; 5.3 - 1Г, 2В, 3Г.
   
2. Введення
     Глава I. Загальні положення про акціонерне товариство Глава II. Створення та ліквідація товариства Глава III. Акції. Права акціонерів Глава IV. Статутний капітал і активи товариства Глава V. Дивіденди товариства Глава VI. Реєстр акціонерів товариства Глава VII. Загальні збори акціонерів Глава VIII. Рада директорів (наглядова рада) та виконавчий орган товариства Глава IХ. Великі угоди Глава Х.
   
3. Передмова
     Глава 28. Поняття та види зобов'язань Глава 29. Виконання і припинення зобов'язань Глава 30. Цивільно-правовий договір Глава 31. Договір купівлі-продажу Глава 32. Договори поставки товарів, контрактації і енергопостачання Глава 33. Договори міни, дарування, ренти Глава 34. Договори оренди, лізингу, позички Глава 35. Договір найму житлового приміщення та інші житлові зобов'язання Глава 36. Договір
   
4. Від видавництва
     як правова галузь Глава 3. Цивільне право як наука і навчальний курс Глава 4. Джерела цивільного права Глава 5. Поняття, зміст і види цивільних правовідносин Глава 6. Громадяни (фізичні особи) як учасники цивільних правовідносин Глава 7. Юридичні особи як учасники цивільних правовідносин Глава 8. Публічно-правові утворення як учасники цивільних правовідносин
   
5. Резюме
     краще, на деякий час розучують робити по-старому і тому робиш все тільки гірше. Нове вміння буде тим краще сформовано, чим краще воно було розгорнуто і усвідомлено на етапі формування і краще згорнуто на етапі відпрацювання. Добре освоївши нову справу, починаєш дивуватися всім оточуючим: чому ж вони не користуються цим, таким простим і корисним,
   
6. Розділ сорок перший
     * Див прим. 15 до гол. 13. - 193. % Див. «Друга аналітика», 76 b 39-77 а 1; «Метафізика», 1078 а 19-21. - 193. Глава сорок четверта 1 Див гл. 23. - 194. 2 Якщо судити за збереженими праць Арістотеля, то він цього обіцянки не виконав. - 195, Глава сорок п'ятого 1 Маються на увазі перша і третя фігури. - 197. Глава сорок шоста 1 А іменпо Celarent, Cesare і Caniestres. -
   
7. Глава тридцятих * В
     як в даному місці) аналізу міркувань. Назва «Аналітики» відповідає цьому значенню, б. У значенні своденія одних силогізмів до інших (див., наприклад, 47 а 2 - 5). - 191. 2 Звуження присудка вимагає відповідного звуження середнього терміна. - 191. 8 За правилом, сформульованим у 49 а 25-26, -
   
8. Етап 3. Формалізація навчання.
     як персонал вже змирився з неминучістю навчання, керівник комерційного відділу з надією стежить за кривою продажів, фінансовий директор підраховує економію витрат на навчання, а керівники інших відділів пишуть свої плани навчання для співробітників. Через деякий час з'ясовується, що потреби в навчанні організації істотно обганяють можливості внутрішнього тренера, який до
   
9. Глава перша
     1 У сенсі definiens. СР «Друга аналітика» II, 10. - 462 # 2 Див 101 b 19 - 22. - 462. Глава друга 1 ср «Друга аналітика», 97 b 37 - 39. - 463. 2 Чи не філософ Платон, а староаттіческій комедіограф (V - IV ст. До н. Е..). - 464. * Див «Поетика», 1 - 3. - 464. 1 ср прим. 15 до гол. 6 кн. III. - 465. 2 Див Платон. Федр, 245 с - тобто ср «Про душу», 408 b 32 - - 409
   
10.  ГЛАВА IX. ВИКОНАВЧА ВЛАДА: ГЛАВА ДЕРЖАВИ І УРЯД § 1. ГЛАВА ДЕРЖАВИ
      ГЛАВА IX. ВИКОНАВЧА ВЛАДА: ГЛАВА ДЕРЖАВИ І УРЯД § 1. ГЛАВА
    
11. Ситуація спілкування (місце, час, тривалість.
      найкраще проводити в невеликому приміщенні наодинці, оскільки сторонні люди порушують довірливість бесіди. Американський психолог І. Атватер вважає, що найбільш сприятлива дистанція між співрозмовниками при діловому спілкуванні - від 1 до 3 метрів. Мінімальним «комфортним» відстані-ням можна вважати 0,7-0,8 метра. Інтерв'ю - трудомісткий процес, і тому тривалість одного сеансу зазвичай не
    
12. Телефонні співбесіди.
      як ефективно використовувати при «просіюванні» кандидатів телефонні співбесіди. Для першої співбесіди абсолютно не обов'язково запрошувати на зустріч всіх, хто набрав ваш номер або надіслав резюме на вашу адресу. Краще провести попередній відсів по телефону - це відсіє 30-40 відсотків кандидатів від числа тих, що відгукнулися. Ваші вимоги Незалежно від того, хто буде відповідати на
    
13. Як навчити цьому людей
      як наїзд, і замість готовності вчитися ви, як правило, зустрічаєте варіанти захисно-агресивної поведінки. Тому по можливості частіше використовуйте попереднє навчання: краще витратити 2:00 (в цілому) на навчання, але заощадити купу нервів і десятки годин майбутніх розборок. Можна запросити фахівця, можна підготуватися і виступити самому, можна просто подарувати друзям і
    
14. Глава перша
      як ціле до частини, оскільки підмет меншою посилки підпорядковане підлягає більшою. - 322. 3 Точка зору Спевсиппа. - 322. Глава сьома 1 Див «Метафізика», 998 Ь 22-27; 1045 Комерсант 6. - 824. 2 ср «Метафізика», 1030 а 7; 1045 а 12-14. - 324. Глава восьма 1 Див 90 а 14-15. - 325. 2 Бо воно приймається за основу докази. Див 93 а 30-33. -
    
15. Глава перша
      и Див 128 Ь 22 - 23. - 431. 654 Глава друга * Див 129 Ь5
    
16. Глава перша
      1 Див 103 а 23 - 24. - 495. 2 ср «Нікомахова етика» X, 7 - 9. - 496. 3 (х = z і у ф р) (х ф у). - 496. «(Х = У) АР [Р (х) Р (у)]. - 496. »(Р = R) Ах IP (х) R (х) Ь - 496. в (1) АР [Р (х) «Р (у)] (х ф у). (2) -, Ах [Р (х) R (х)] С => (Р Ф R). - 496. »(X + z Ф у + р) (х Ф у). - 497. 8 (X - z Ф у - z) r => (X Ф у). - 497. 9 З тези про тотожність чогось з чимось. - 497. 10
    
17. Глава дванадцята 1
      як якесь володіння, то здатність означатиме противолежащие один одному поняття володіння і лишенности. - 163. 3 Відбутися і не нроізойті. - 163. Глава тринадцята 1 У пероносном сенсі. - 165. Глава чотирнадцята 1 У даному контексті те й інше позначає не властивості предмета, а їх прояв у дії (див. піже 1022 b 4-6). - 166. Глава п'ятнадцята 1 У тому сенсі,
    
18.  Глава 5. Робочий час
      час
    
19.  Глава 6. Час відпочинку
      Глава 6. Час