Пошук документів у діловодстві та архіві установи

Для пошуку документів, що не закінчених діловодством, слід звернутися до реєстраційно-контрольних картотекам. Схема пошуку документної інформації в діловодстві та архіві установи наведена в табл. 9. Раніше (а подекуди і зараз) в установах велися картотеки вхідних і вихідних документів, журнали реєстрації внутрішніх документів, а також окремі контрольні картотеки скарг і заяв громадян, документів з особового складу, науково-тех-нічної документації та ін Незручністю цих картотек було те, що вони мали, як правило, один рівень входу, що відповідав принципом систематизації карток. Так, картки реєстрації вхідних документів систематизувалися, як правило, за датою надходження документа, а картки реєстрації вихідних документів - по адресатам. У цьому випадку, коли невідома точна дата надходження документа або точну назву адресата, але відомий питання, могли виникати труднощі з пошуком.

В даний час традиційні картотеки майже повсюдно поступилися місцем реєстраційним баз даних і інтегрованим автоматизованим системам діловодства (АСД), розробленим на основі таких СУБД, як Lotus Notes або Docs Open, Personal Oracle та ін Перевага електронних систем реєстрації полягає в тому, що пошук можна здійснювати з будь-якого «чуттєвого» реквізиту документа або за сумою реквізитів: дата реєстрації та внутрішнім номером; зовнішньому номером і датою; автору (від кого); адресату (кому); короткому змістом; увазі відправлення (електронна пошта, поштове повідомлення, факс); резолюції керівництва; контрольної дати; виконавцям; позначці про виконання і відправці відповіді; зберіганню (№ і назва справи); коментарям (з додатком) та ін

Якщо відомий хоча б один з цих реквізитів, база даних в лічені секунди знайде всі документи, відповідні запиту. Ще однією перевагою для пошуку в АСД є те, що вони дозволяють тут же переглянути текст знайденого документа, введений за допомогою сканера, або навіть графічне изоб-

о

З цього, тому істотне значення має не тільки № справи , а й № опису.

Описи справ структурних підрозділів нумеруються таким чином, наприклад 5п - 81, де 5 - номер структурного підрозділу; літера позначає категорію документів (п - постійного зберігання, в - тимчасового зберігання, л / с - за особистим складом і т.п.), а 81 - останні цифри року, коли справа була закінчена діловодством. Номер справи ставиться на обкладинці олівцем, так як, коли справи передаються до архіву установи, то там на основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ установи.

Після передачі справ в архів установи за описом, один примірник опису залишається в структурному підрозділі. В архіві установи щорічно складається також кілька зведених описів (справ постійного зберігання, довготривалого зберігання, з особового складу і т.д.), де справи всіх структурних підрозділів мають спільну валову нумерацію, тому номер справи в опису справ структурного підрозділу відрізняється від номера того ж справи в зведеного опису установи. Номер справи проставляється на обкладинці справи чорнилом після затвердження зведеного опису справ установи на ЕК організації та узгодження її з ЕПК архівної установи (для державних і недержавних установ, які уклали договір з державним архівом). Однак і цей номер не є остаточним - наділу постійного зберігання та справи з особового складу складаються так звані закінчені опису справ. Кількість справ в закінченого опису, як правило, не повинно бути менше 1000, тому в закінчену опис включаються справи установи за кілька років. У закінченого опису справи установи за кілька років також нумеруються у валовому порядку. По закінчених описам справи передаються до державного або об'єднаний архів установи та зберігаються вже там.

Щоб не заплутатися в архівних шифри, на обкладинці справи, в опису справ структурного підрозділу та зведеної опису справ установи обов'язково проставляється індекс справи за номенклатурою. Індекс справи проставляється також на реєстраційній картці документа. На нього і слід орієнтуватися при пошуку.

Основними довідниками в архіві установи є зведені описи справ постійного і довготривалого зберігання, що складаються щорічно (див. розділ 6.3. «Архівні опису»).

Зупинимося на послідовності пошуку потрібного документа.

Спочатку потрібно переглянути заголовки одиниць зберігання і виписати потрібні цифри, потім, звернувшись до топографическому вказівником, розшукати справу.

В автоматизованих системах діловодства регістраціонноконтрольние бази даних за минулий діловодний рік, як правило, зберігаються повністю. Тому в реєстраційній картці таких систем крім індексу справи за номенклатурою проставляється термін зберігання і місце зберігання документа, передбачається поле для архівного шифру.

Якщо необхідні документи більш ніж десятирічної давності, то, щоб переконатися, що вони не знищені, слід уважно вивчити протоколи засідань Експертної комісії установи і прикладені до них акти про виділення на знищення справ. Якщо справи передані до державного архіву, пошукова робота буде продовжена самим установою. Щоб пошук документів, що зберігаються в державному архіві, увінчався успіхом, необхідно уявляти собі систему НСА до документів Архівного фонду РФ. 7.5.2.

Інформація, релевантна " Пошук документів у діловодстві та архіві установи "

1. Основи архівної евристики
   пошуку ретроспективної документної інформації з метою ефективного використання документальних багатств архівів в інтересах суспільства та історичної науки, а також основні прийоми атрибуції документів. Основним завданням архівної евристики є пошук документної інформації какдля установ, підприємств і організацій, так і для дослідницької роботи фахівців з виявлення в архівах,
   
2. Нормативно-правова база роботи архіву
   документи, якими у своїй роботі керуються директор архіву та керівники структурних підрозділів, повинні бути розроблені в самому архіві і затверджені органами управління архівною справою даного суб'єкта Російської Федерації. Склад цих документів різний для державних архівів та архівів установи (табл. 13). Таблиця 13 Державний архів Архів установи 1. Положення про
   
3. Архівні путівники
   документах одного або декількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів). Путівник по архівах {архіву) - вид путівника по фондах архівів, систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів. Він
   
4. Робота з персоналом
   пошуку необхідних документів. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та складання справ в архів. Контролює своєчасність надходження в архюв документів, закінчених діловодством. Забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи постійного та тимчасового зберігання.
   
5. Напрямки використання архівних документів
   документів є: зміцнення російської державності; задоволення інформаційних потреб суспільства, забезпечення законних прав та інтересів громадян. У процесі використання архівних документів беруть участь дві сторони - архів (федеральний, суб'єкт Федерації, муніципальний, відомчий, недержавний та ін.), який зберігає інформацію, і користувач, якому потрібна інформація.
   
6. Додаткові довідники системи НСА
   пошукових даних цих документів. Основними видами покажчиків є: тематичні, предметні (загальні та спеціальні), іменні, географічні (різновиди предметних), хронологічні. Покажчики можуть бути міжархівних, межфондовие, внутріфондовие. За формою покажчики можуть бути листовими або картковими. Покажчики можуть складатися до справ (без перегляду справ) або документів (з переглядом справ).
   
7. Планування в архіві
   документів (ЕЦД) та розробки науково-методичного забезпечення діяльності архіву; наукова рада (для координації дослідницької та видавничої роботи); комісія з розсекречення документів (для зняття грифів секретності з документів). Крім того, для реалізації окремих видавничих проектів в архіві можуть створюватися тимчасові трудові колективи. У муніципальних
   
8. Нотаріальні архіви
   документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювача в удосконаленні роботи з документами. Згідно ст. @ 23 закону України "Про нотаріат", грунтуються державні нотаріальні архіви в обласних центрах, у містах Києві, Севастополі та Сімферополі для тимчасового (75 років) централізованого зберігання та
   
9. 6.4. Система каталогів в архіві 6.4.1. Каталог як архівний довідник
   пошуку інформації. На відміну від архівного опису каталог: по-перше, як правило, охоплює переважна більшість фондів архіву, тому що його структура не залежить від системи зберігання документів, а відображає класифікацію документної інформації за темами, галузями і т.д., опис ж складається на документи одного архівного фонду або його частини; по-друге, набагато докладніше опису,
   
10. Список джерел та літератури
    документів ». Постанова Уряду Російської Федерації «Про порядок відомчого зберігання документів та організації їх у діловодстві». Постанова Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про Комітет у справах архівів при Уряді Російської Федерації та мережі федеральних державних архівів і центрів зберігання документації». Постанова
    
11. Поняття «архівний документ» і «архів»
    пошуку документів. У Архивоведческие літературі синонімами терміна «організація» є терміни «класифікація» і «систематизація» документів і справ. Класифікація - це вироблення наукових основ (ознак) організації комплексів документів, встановлення логічних та історичних зв'язків між ними. Систематизація - фізична організація та впорядкування документальних комплексів на
    
12. Складання номенклатури та оформлення справ (нарядів)
    документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса , державному нотаріальному архіві постійно. Усі виконані документи групуються у справи (наряди). На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину або про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок
    
13. Система науково-довідкового апарату до архівних документів
    пошуку архівних документів і архівної інформації з метою ефективного використання. Класифікація архівної документації. Проблема класифікації архівної документарної інформації - це стрижнева проблема сучасної організації архівної інформаційного простору. Тому в даний час ведеться робота по створенню галузевого класифікатора архівної документарної інформації. Робота по
    
14. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції
      документів і додатків до них. За відсутності в конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику. Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та отримання
    
15. Довідковий апарат до путівника
      документів в цілому. Передмова включає загальні відомості з історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом і змістом документів та побудові довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг і профіль. Основна увага в передмові приділяється характеристиці матеріалів і принципам
    
16. Архівні джерела 8.1.
      документації громадських організацій Свердловської області (ЦДООСО) Ф.41. - Свердловський Істпарт. Оп.1. Д.419. Оп.2. Д.2, 235, 242, 802. 8.9. Архів Тюменського регіонального управління ФСБ (АТРУ Гр. Мат II. On.28, № 16, кор 80. 8.10. International Institute Social History (IISH). Amsterdam1. PSR - Archiv: 2000. Коробка 1, Папка 1, Папка 19; Коробка З, Папка 26; Коробка 4,